Die sieben Phasen des digitalen Content-Lifecycles und wie Sie diese optimieren können!

Bei der Planung, Konzeption, kontrollierten Verwaltung und sogar Wiederverwendung Ihrer Marketing-Assets sind bestimmte Schritte über die gesamte Lebensdauer dieser zu berücksichtigen, aber welche? Haben Sie bereits einmal daran gedacht, diese zu optimieren? Wir erklären Ihnen in diesem Ratgeber, was Sie berücksichtigen müssen, um an Effizienz zu gewinnen und einen positiven Eindruck zu hinterlassen!

Ihre digitalen Assets bilden die Eckpfeiler Ihrer digitalen Strategie. Die optimale Verwaltung des digitalen Content-Lifecycles ist grundlegend, um das Beste aus Ihren Assets herauszuholen. Dies beginnt bei der Planung, zieht sich über die Konzeption, Organisation und Veröffentlichung hinweg, aber nicht nur!

Obwohl Marketing-Assets eine immer wichtigere Rolle in der Unternehmensstrategie spielen (70 %), sind die Phasen des Lebenszyklus (auch Content-Lifecycle genannt) ein wichtiges Element, um diese besser verstehen und somit optimieren zu können. Mit der Steigerung Ihres ROI (Return on Investment), der Produktivität Ihrer Teams und der Reduzierung Ihrer CO2-Bilanz sind Sie auf dem richtigen Weg zum nachhaltigeren Marketing und positiven Auswirkungen auf allen Ebenen!

Wir gehen im weiteren Verlauf genauer auf diese Phasen und Verbesserungsmöglichkeiten ein, um Ihre digitale Strategie zu verbessern und die Effizienz Ihrer Workflows zu steigern.

Was genau umfasst der digitale Content-Lifecycle?

Angesichts des wachsenden Trends des Multi-Channel-Marketings steigt auch die Nachfrage nach einer Vielzahl von Inhalten (Fotos, Grafiken, Videos, Whitepapers, Verkaufspräsentationen usw.) immer mehr. Wir sind uns selbstverständlich bewusst, dass die richtigen Inhalte viel ausmachen und zum erhofften Erfolg führen können.

Ihre Marketing-Assets helfen Ihrer Marke dabei, sich von der Konkurrenz abzuheben. Bei der ersten Kontaktaufnahme der Zielgruppe mit Ihrem Unternehmen erhalten Ihre Leads und Kunden genauere Informationen über Ihr Wertangebot und Ihre Expertise. Und das alles im bekannten Stil Ihres Unternehmens.

Selbstverständlich benötigt die Entwicklung dieser Inhalte Zeit, Geld und Ressourcen, die verschwendet werden könnten, wenn Sie keine Strategie zur Verwaltung, Speicherung und Archivierung Ihrer wertvollen digitalen Assets verwenden.

Genau hier kommt der Content-Lifecycle Ihrer digitalen Assets ins Spiel, der sich auf den gesamten Prozess der Datenerzeugung bezieht:

• Planung
• Entwicklung
• Organisation
• Veröffentlichung
• Analyse
• Optimierung
• Archivierung

Alle Ihre bereits erstellten oder zukünftigen Inhalte sind von diesen Phasen betroffen. Wir erklären Ihnen im weiteren Verlauf, aus welchen Aktivitäten sich diese einzelnen Phasen zusammensetzen.

Warum sollte optimiert werden?

Alle Inhalte können nicht identisch behandelt werden, da sie nicht demselben Zweck dienen. Eine optimale Einsicht in den Content-Lifecycle hilft Ihnen, Zeit zu sparen und effizienter zu arbeiten, um somit einen positiven ROI zu erzielen.

Die Verfolgung und Verwaltung des Content-Lifecycle ermöglicht Ihnen genauer gesagt Folgendes:

• Die optimale Nutzung Ihrer Inhalte, um deren gesamtes Potenzial auszuschöpfen.
• Die genaue Ermittlung der nötigen Verbesserungen und dem hiermit verbundenen Arbeitsaufwand in Bezug auf die einzelnen Assets.
• Die Archivierung veralteter Assets, um den Nutzern stets das bestmögliche Erlebnis zu bieten und Ihren Markenruf zu bewahren.
• Die Identifizierung überflüssiger und ineffizienter Aktivitäten, um den ökologischen Fußabdruck zu begrenzen und die Auswirkungen auf Ihre digitalen Praktiken zu verbessern.

Die sieben Phasen des Lebenszyklus Ihrer Marketing-Assets

Das Content-Management entspricht – ebenso wie der Content-Lifecycle – keinem geradlinigen Prozess. Nachstehend finden Sie die hauptsächlichen Phasen des Content-Management. Diese können nicht chronologisch eingeordnet werden und sind je nach Fall und Bedarf anzupassen.
Und was ist mit den Umweltauswirkungen? Ziel ist es hier, Ihnen zu ermöglichen, Ihren eigenen des Content-Lifecycle auszuarbeiten, um Ihre Workflows effizienter zu machen und die Umwelt zu schonen!

1. Planung

Stellen Sie sich zuerst folgende Fragen, um den Content-Lifecycle erstellen zu können: Welche(s) Ziel(e) möchten Sie erreichen? Möchten Sie hierfür Ihre aktuellen Inhalte verwenden oder planen Sie neue zu erstellen?
Die folgenden Ideen könnten Sie während dieser Denkphase unterstützen:

• Beabsichtigen Sie, den Bekanntheitsgrad Ihrer Marke zu erweitern?
• Möchten Sie die Besucherzahl Ihrer Website erhöhen?
• Möchten Sie ein bestimmtes Problem beheben, auf das Ihr Zielpublikum regelmäßig stößt?
• Möchten Sie Ihre Kunden binden?

Die Ermittlung Ihrer Ziele hilft Ihnen dabei, den richtigen Kurs einzuschlagen. Sobald Sie genau wissen, welche Ziele Sie erreichen möchten, können Sie auf die Ausarbeitung einer Content Strategie übergehen, die es Ihnen ermöglichen wird, diese Ziele zu erreichen.

Hier einige Beispielfragen, die Sie sich stellen sollten:

• Welche Erwartungen hat Ihr Zielpublikum?
• Welche Inhaltsformate helfen Ihnen, Ihre Geschäftsziele zu erreichen?
• Welche Marketingkanäle eignen sich für die Verbreitung Ihrer Inhalte am besten?
• Wie oft möchten Sie Ihre Inhalte veröffentlichen?
• Welche Analysetools ermöglichen Ihnen sicherzustellen, dass Ihre Bemühungen zu den erhofften Ergebnissen führen?
• Welche Prozesse ermöglichen das effizientere, präzisere und flüssigere Content-Management?

👍 Unser Tipp: Analysieren Sie mit Ihren kreativen und Marketing-Teams eventuelle Probleme in der aktuellen Verwaltung Ihrer Inhalte. Denken Sie hierbei an alle Daten und Leistungsindikatoren aus vorherigen Kampagnen:

• Welche Elemente haben zu guten Ergebnissen geführt?
• Welche Elemente können wiederverwendet werden?
• Oder welche Aspekte müssen verbessert werden?

Eine DAM-Lösung (Digital Asset Management) kann anhand des Content Scoring ermitteln, welche Posten Sie in der Vergangenheit am meisten Zeit gekostet haben. Dies ermöglicht Ihnen, die besten Assets zu identifizieren und zu ermitteln, welche Inhalte noch zu erstellen sind.

Die optimale Planung und sorgfältige Überlegung der Bedürfnisse Ihres Zielpublikums helfen Ihnen dabei, die richtige Strategie festzulegen, um Ihre Ziele zu erreichen.

2. Entwicklung

Anhand all dieser Daten, Ziele und vorhandenen Inhalte können Sie jetzt neue Medieninhalte erstellen, die das Interesse Ihres Zielpublikums erwecken und eventuell aufkommende Probleme lösen. Sie können sich somit der kreativen Phase zuwenden!
Hierzu gehören Videos, Fotoshootings, Podcasts und noch vieles mehr. Lassen Sie Ihrer Fantasie freien Lauf. Unterschiedliche Vorgehensweisen, wie das Brainstorming oder kreative Briefings, holen das Beste aus den Ideen und Beteiligten heraus, um zusammen neue Herausforderungen zu meistern und das erhoffte Ergebnis zu erhalten. All dies ermöglicht Ihnen, Ihren Marketing-Projekten und -Kampagnen Leben einzuhauchen.

Zusammen meistern es die kreativen und Marketing-Teams neue, attraktive, ansprechende und effiziente Inhalte zu schaffen, um die Aufmerksamkeit Ihres Zielpublikums zu gewinnen. Diese Zusammenarbeit zwischen den unterschiedlichen Abteilungen führt zu Inhalten, die Ihre Expertise perfekt widerspiegeln. Sie kennen Sie am besten und genau das müssen Sie zeigen!

👍 Unser Tipp: Denken Sie daran, Ihre Inhalte zentral zu speichern, damit alle betroffenen Mitarbeiter jederzeit und schnell auf diese zugreifen können. Eine DAM-Plattform ist in diesem Zusammenhang eine ausgezeichnete Lösung, um Ihre Dateien zentral zu speichern oder die Entwicklung der Medien durch die hiermit verbundenen APIs zu vereinfachen. Eine solche Plattform vereint alle Tools, Ordner, Dateien und Versionen, damit die kreativen und Marketing-Teams sofort das finden, was sie benötigen und wertvolle Zeit sparen können.

3. Organisation

Nachdem Ihre neuen Inhalte erstellt wurden, sollten Sie jetzt an die optimale Verwaltung denken. Diese Phase sorgt für den reibungslosen Ablauf des Content-Lifecycles, damit die Inhalte immer zum richtigen Zeitpunkt und an der richtigen Stelle verwendet werden!

Sie setzt sich aus unterschiedlichen Aktivitäten zusammen:

• Download der Dateien oder Daten.
• Speicherung in einem logisch aufgebauten Dateibaum, mit der Zuweisung eines genauen Speicherortes.
• Definition der Zugriffs-, Änderungs- und Validierungsrechte, je nach Nutzerprofil.
• Durchgehende Aktualisierung der Versionen usw.
• Dieser Schritt bildet mit allen anderen Phasen den Content-Lifecycles. Sofern er sorgfältig geplant wird, gewährleistet er die optimale Nutzung Ihrer Inhalte mit aktuellen und geprüften Dateien und einer optimalen Lebensdauer.

👍 Unser Tipp: Erstellen Sie einen Plan Ihrer Inhalte, um eine bessere Übersicht all Ihrer digitalen Assets zu erhalten, eventuelle Duplikate und veraltete Inhalte zu erfassen und diese sortieren zu können.
Diese übersichtlichere Darstellung ist beispielsweise durch eine DAM-Lösung möglich, die für das zentrale und bessere Content-Management sorgt. Der Vorteil hierbei ist, genau verstehen zu können, weshalb manche Inhalte gelöscht oder archiviert werden, um Speicherplatz zu schaffen, die genutzte Bandbreite zu reduzieren und somit Energie zu sparen und die Umwelt zu schonen.

4. Veröffentlichung

Ihre fertigen Inhalte wurden sauber sortiert und können jetzt veröffentlicht und für Kampagnen verwendet werden! Je nach der ursprünglich gewählten Strategie sollten Sie jetzt die für Sie am besten geeigneten Marketingkanäle (soziale Netzwerke, Blog, Newsletter usw.) wählen, um Ihr Zielpublikum optimal und zum richtigen Zeitpunkt erreichen zu können.
Sie und Ihre Teams müssen schnell, sicher und messbar auf die Inhalte zugreifen können, um die Phase der Veröffentlichung effizient gestalten zu können.

👍 Unser Tipp: Denken Sie daran, dass der Versand per E-Mail nicht immer der beste Weg ist, um die Dateien an die richtigen Personen zu senden: Wer hat die neuste Version? Wurde sie freigegeben? Erhielten alle Empfänger eine Kopie? Vergessen Sie nicht, dass ein Anhang mit großen Mediendateien sehr schwer sein und zu einem erheblichen ökologischen Fußabdruck führen kann.

Aus diesem Grund sollten Sie sich eine andere Versandart für Medien wählen als per E-Mail oder über Download-Plattformen, die voraussetzen, dass Sie Ihre Dateien hochladen und lokal speichern. Das Content-Management mit einer DAM-Lösung sorgt für mehr Effizienz, da alle Mitarbeiter schnell auf relevante Inhalte zugreifen und die unterschiedlichen Versionen identifizieren können, um die Workflows weiterhin zu automatisieren. Durch die Vermeidung von Duplikaten, einer geringeren Bandbreite und weniger E-Mails wird auch die Umwelt geschont.

5. Analyse

Wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Marketinginhalte die erhofften Leistungen und Ergebnisse erbringen? Key Performance Indicators (KPIs, dt. Schlüsselkennzahlen) ermöglichen in diesem Zusammenhang sicherzustellen, dass die erzeugten Inhalte relevant sind und zu Veränderungen geführt haben. Diese sollten zum Beispiel monatlich analysiert werden.

Wählen Sie diese Schlüsselkennzahlen je nach ersuchtem Analyseergebnis aus: Welche Öffnungsrate erreicht Ihr Mailing? Wie oft wurde Ihr Werbevideo abgespielt? Wie oft wurde auf das Banner Ihrer Website geklickt? Wie viele Personen nehmen an Ihrem Webinar teil? Nur Sie wissen, welche Daten Ihnen am wichtigsten sind, um die Leistung Ihrer Inhalte bewerten zu können.

Stellen Sie sicher, dass Sie sich die richtige Zielgruppe ansprechen, indem Sie deren Bedürfnisse und Probleme genau erfassen und adressieren. Dies ermöglicht Ihnen ebenfalls, eventuell veraltete Inhalte zu erfassen, um diese je nach Bedarf zu aktualisieren oder zu archivieren.

👍 Unser Tipp: Analysieren Sie regelmäßig Ihre DAM-Tools, um sicherzustellen, dass sich diese weiterhin für den jeweiligen Zweck eignen und zu den erhofften Daten führen. Es ist immer gut zu wissen, wie das Zielpublikum – je nach Kontaktpunkt und Kontext – auf Ihre Inhalte reagiert, um Ihre Strategie zeitgleich anpassen zu können. Diese Informationen helfen Ihnen dabei, einen zufriedenstellenden ROI zu erreichen.
Die Analyse-Dashboards einer zusätzlichen DAM-Plattform enthalten weitere Analysedaten, die die Ergebnisse der klassischen Publikums- oder Web-Analysetools (CDP, CRM usw.) vervollständigen.

Im Allgemeinen dienen diese Daten als Entscheidungshilfe, um Ihre Strategie im Laufe der Zeit anzupassen, Ihre Inhalte effizienter zu konzipieren, zu gestalten und zu veröffentlichen können. Ein weiterer Vorteil ist die bessere Kontrolle der Arbeitsabläufe, um sich auf die besten Lösungen zu begrenzen und somit neue Werte für Sie und Ihr Zielpublikum zu schaffen. Sie konzentrieren sich somit auf das Wesentliche, um sich Wettbewerbsvorteile zu garantieren!

6. Optimierung

Die soeben durchgeführte Analyse hat Ihnen zu wertvollen Daten verholfen, um Ihre Strategie weiterhin anpassen und Ihre vorhandenen und zukünftigen Inhalte optimieren zu können. Welche Schlüsse können Sie aus diesen ziehen und auf zukünftige Kampagnen anwenden?

Anstatt gleich neue Inhalte zu erstellen, können Sie auch bereits vorhandene wiederverwenden! Zu Ihren Schöpfungen gehören sicherlich auch zahlreiche Inhalte, die etwas abgeändert oder angepasst werden müssten, um ihnen neues Leben einzuhauchen. Denn Ihre Inhalte entwickeln sich im Laufe der Zeit weiter! Nur Sie haben die Macht, die Inhalte neu zu überdenken, um deren Lebensdauer zu verlängern. Denken Sie hierbei daran, diese Inhalte unterschiedlichen Herausforderungen, Kanälen und Zielgruppen anzupassen, um das gesamte Potenzial der einzelnen Digital Assets auszuschöpfen.

👍 Unser Tipp: Welche Strategie eignet sich am besten? Versuchen Sie, alle Facetten eines Assets in Bezug auf ein Thema zu berücksichtigen und generieren Sie dieses in unterschiedlichen Formen: Ein Blogeintrag zu einem wichtigen oder einem vom Zielpublikum sehr geschätzten Thema kann beispielsweise auch als Grafik, Webinar oder sogar als Podcast angeboten werden! Sie stellen somit sicher, dass die erzeugten Inhalte hochwertig sind und Ihren Bemühungen gerecht werden, da die vorhandene Datenbank aktualisiert wurde, was für weniger Zeit, Geld und Umweltverschmutzung steht.

Die Phase der Optimierung kann zu einem beliebigen Zeitpunkt des Lebenszyklus stattfinden. Egal, ob vor, während sowie nach der Veröffentlichung Ihrer Inhalte, können Sie die Ergebnisse der unterschiedlichen Kanäle bewerten, um Ihre Leistung weiterhin zu steigern. Sie können beispielsweise A/B-Tests verwenden, um die optimale Strategie zu ermitteln. Auch hierbei sollten Sie die geeigneten Marketingtools verwenden.

7. Archivierung

Die Phase der Archivierung sollte im Rahmen des Content-Managements nicht vernachlässigt werden. Richtig eingesetzt, ermöglicht die digitale Archivierung, nicht verwendete Inhalte optimal aufzubewahren, wogegen aktive Inhalte stets einfach und schnell verfügbar sind. Die Archivierung bezieht sich somit nicht nur auf ältere Inhalte, sondern auch auf große Dateien, wie nicht verwendete Fotos und Videos, die zu einem späteren Zeitpunkt für neue Inhalte verwendet werden.
Diese Dateien sind zwar nicht veraltet, können jedoch kostengünstig, schnell und optimal aufbewahrt werden, um zusätzlich Speicherplatz zu sparen. Diese zeitweise archivierten digitalen Assets können zu einem späteren Zeitpunkt wiederverwendet oder aktualisiert werden, um den Workflow zu beschleunigen.

👍 Unser Tipp: Fragen Sie sich, welche Assets aufbewahrt, archiviert oder gelöscht werden sollten. Dies hängt vor allem von Ihrer Markenstrategie und den Praktiken Ihres Unternehmens ab. Manche Fotos oder Logos werden beibehalten, um beispielsweise eine Entwicklung zu verfolgen oder Rückblicke zu schaffen. Man kann sich jedoch fragen, ob jedes der Bildformate notwendig ist. Andere Assets spiegeln auch Ihr früheres Corporate Design, Ihre Kommunikation oder verwendeten Schriftarten usw. wider.

Es geht hierbei darum, das richtige Gleichgewicht zu finden zwischen dem notwendigen Verlauf und Platz zu schaffen und Daten zu löschen, die nicht mehr nützlich sind. Wenn Sie eine DAM-Lösung nutzen, sollten Sie Ihren Speicherplatz regelmäßig optimieren, um Platz zu schaffen und so Ihren Energieverbrauch zu

Und somit schließt sich der Kreislauf!

Die Verwaltung Ihrer Inhalte erfolgt also zyklisch und kontinuierlich: Entwicklung, Weiterentwicklung, Umwandlung, Optimierung … Wenn Sie unsere Erfolgsmethode aus den Augen lassen, besteht das Risiko einer Überladung von Inhalten! Dieses unkontrollierte Datenvolumen kann die Effizienz Ihrer Teams beeinträchtigen, unnötig Zeit und Ressourcen kosten und zu einer digitalen Verschmutzung führen.

Um überflüssige Datenmengen zu vermeiden, sollten Sie zunächst einen umweltfreundlichen Ansatz für die digitale Kommunikation verfolgen (zögern Sie hierbei nicht, die von der französischen Umweltagentur ADEME entwickelte Checkliste zu lesen, die Sie in die richtige Richtung führt). Ihre Kommunikation gewinnt an Effizienz, da sie durchdacht und zielgerichtet ist und somit weniger Ressourcen bedarf.

Wie wir gesehen haben, sollten Sie den Content-Lifecycle mit den richtigen Workflows und Tools verfolgen und verwalten, um an Effizienz zu gewinnen und gleichzeitig die Umwelt zu schonen.

Als Spezialist für die intelligente Verwaltung Ihrer Multimedia-Inhalte kann Wedia Ihnen dabei helfen, eine nachhaltigere Marketingstrategie zu entwickeln und Ihren Ansatz der digitalen Nüchternheit zu fördern. Die Entscheidung für eine DAM-Lösung trägt zur Verringerung Ihrer CO2-Bilanz bei, indem Sie Ihre digitalen Assets zentralisieren und die Produktion, Verwaltung und Bereitstellung Ihrer Marketing- und Medieninhalte optimieren.