Vier Wege zur optimalen Archivierung Ihrer digitalen Inhalte mithilfe des DAM

Wie kann das Ende des Lebenszyklus Ihrer Medien optimal verwaltet werden? Die methodische Organisation und regelmäßige Archivierung Ihrer Inhalte spielen eine wichtige Rolle im Rahmen der digitalen Nüchternheit. Das genaue Verständnis und die Beherrschung aller Aspekte Ihrer DAM-Lösung sorgen für die effiziente und nachhaltige Verwaltung Ihrer Marketing-Inhalte. Wo muss begonnen werden? Mit der Ermittlung einer Strategie und der Ausarbeitung einer optimalen Vorgehensweise!

Als Marketingexperte müssen Sie sehr große Mengen an visuellen Inhalten verwalten, was bekannterweise unterschiedliche Probleme aufwirft: Wie ist mit Inhalten umzugehen, die nicht mehr benötigt werden? Welche sollten aufbewahrt, archiviert oder gelöscht werden?

Die digitale Archivierung ist ein wichtiger Teil des Inhaltslebenszyklus, der absolut beherrscht werden muss, um Ihre Multimedia-Dateien optimal verwalten zu können und Ihre DAM-Lösung organisiert, optimiert und frei von überflüssigen Elementen zu halten. Alles beginnt mit der Ausarbeitung einer Strategie, die die Nutzung der Ressourcen sowie die hiermit verbundenen Kosten rationalisiert und den ökologischen Fußabdruck der Datenspeicherung reduziert.

Erfahren Sie, welche Vorteile Ihnen die Ermittlung einer solchen Strategie bietet und wie Sie diese in Ihre Arbeitsabläufe integrieren können, um den Lebenszyklus Ihrer Medien zu optimieren. Aber mit welchem Ziel? Den Weg zur digitalen Nüchternheit durch die optimale Verwaltung einschlagen und somit die Umweltauswirkungen begrenzen.

Worum geht es bei der digitalen Archivierung der Inhalte genau?

All Ihre visuellen Inhalte (Bilder, Diagramme, PDF-Dateien, Layouts, HTML-Seiten, Videos, Audiodateien, 3D-Animationen usw.) durchleben bis zum Ende des Lebenszyklus unterschiedliche Phasen.

Die Archivierung entspricht hierbei der letzten Phase des Lebenszyklus. Sie ermöglicht im Allgemeinen, ältere oder derzeit nicht genutzte digitale Inhalte organisiert aufzubewahren. Diese Dateien können in das Archiv verschoben werden. Sie werden somit nicht mehr in den unterschiedlichen Kategorien angezeigt und werden an einem optimierten Speicherplatz aufbewahrt, auf den bei Bedarf weiterhin zugegriffen werden kann.

Sie können somit unter anderem die Bilder einer abgeschlossenen Marketingkampagne oder Produktabbildungen archivieren, die nicht mehr relevant sind. Die Archivierung ermöglicht Ihnen, die Inhalte sicher aufzubewahren, die Sie für zukünftige Projekte benötigen könnten, ohne diese zu löschen. Der verfügbare Speicherplatz wird somit optimiert, und Sie sparen Zeit und Geld. Die spätere Wiederverwendung oder Anpassung dieser Mediendateien ermöglicht deren volles Potenzial auszuschöpfen und neue Marketing-Inhalte basierend auf bestehenden Inhalten zu erstellen.

Selbstverständlich ist die optimale Verwaltung Ihrer digitalen Inhalte kein einfaches Vorhaben. Zu wissen, welche Inhalte aufbewahrt, verschoben, archiviert oder sogar gelöscht werden sollten, setzt einen klaren Kopf sowie eine geeignete Strategie voraus.

Warum ist eine Archivierungsstrategie grundlegend?

Die Verwendung einer DAM-Lösung (Digital Asset Management) ist ideal, um den Lebenszyklus Ihrer Inhalte optimal verwalten zu können, bis diese das DAM verlassen. Ihre Multimediadateien werden somit zentral an einem Ort gespeichert. Dies spart Speicherplatz und macht Online-Archive sowie persönliche Ordner überflüssig: der gesamte Inhaltslebenszyklus kann über die DAM-Lösung verwaltet werden.

Dies setzt jedoch die Ausarbeitung einer Strategie für die Wartung, Archivierung und Löschung der Multimediadateien voraus, um alle Vorteile des DAM nutzen zu können.

● Fundierte Entscheidungen treffen: mithilfe einer sorgfältigen Planung, um übereilte Entscheidungen zu vermeiden. Dieser Leitfaden verhindert Unordnung bei großen Datenvolumen, was Ihnen viel Frust und Stress ersparen wird, wenn Sie und Ihre Teams nach digitalen Ressourcen suchen oder schnell Speicherplatz befreien müssen.
● Optimierte Rentabilität: Maximieren Sie Ihre Kapitalrendite (ROI) und die Effizienz Ihrer Plattform mithilfe von gut durchdachten Prozessen, die der Verwaltung Ihrer Daten zugrunde liegen.
● Schneller und sicherer Zugriff: Die Marketing- und Kreativteams müssen schnell und einfach auf alle nötigen Inhalte in der neusten und freigegebenen Version zugreifen können. Der Zugriff auf die Daten geschieht weiterhin auf kontrollierte, verfolgbare und sichere Art und Weise.
● Verständnis der Leistungen: die Analysedaten Ihrer Medien zeigen, ob Ihre Inhalte weiterhin Ihren Geschäftszielen entsprechen oder nicht.
● Verwaltung des Datenvolumens: die kontrollierte und sinnvolle Speicherung Ihrer Inhalte trägt zur digitalen Nüchternheit bei. Denn auch die online gespeicherten Daten nehmen viel Speicherplatz ein, was den Energieverbrauch sowie die CO2-Emissionen dementsprechend erhöht. Durch die bewusstere Verwaltung des Speicherplatzes setzen Sie sich für die Einschränkung der Umweltauswirkungen ein.

Die Optimierung des Lebenszyklus tausender kreativer Ressourcen erfordert Zeit sowie eine rigorose Vorgehensweise. Die Entwicklung einer Strategie ist somit unumgänglich. Die DAM-Plattform hilft den Nutzern dabei, alle visuellen Marketing-Inhalte intelligent zu verarbeiten, deren Leistung über den gesamten Lebenszyklus hinweg zu steigern, Zeit zu sparen und die Kosten langfristig zu optimieren.

Wo müssen Sie anfangen? Wie können Sie festlegen, welche Inhalte nützlich sind und welche nicht? Für welche Elemente benötigen Sie einen Verlauf und welche können gelöscht werden?

Um diese Fragen beantworten zu können, müssen Ihre digitalen Inhalte genau analysiert werden. Ein Audit ermöglicht Ihnen, Ihre Dateien anhand unterschiedlicher Kriterien zu bewerten, um diese zu finden, die archiviert werden sollten. Lassen Sie uns diesen Aspekt genauer erkunden!

Vier Wege zur perfekten Archivierung Ihrer digitalen Inhalte mithilfe einer DAM-Lösung

1. Ernennung eines Administrators

Der Administrator einer DAM-Lösung ist die richtige Person, um all Ihre Multimediadateien zu verwalten und sicherzustellen, dass Ihr DAM so effizient wie möglich eingesetzt wird. Ein Administrator ist jedoch nicht in allen Unternehmen zu finden. Auch wenn die Wartung einer DAM-Lösung einen erheblichen Arbeitsaufwand von allen Beteiligten voraussetzt, kann ein Verantwortlicher die Aktualisierung des DAM übernehmen und erfolgreich durchführen.

Denken Sie ebenfalls daran, sich an Experten zu wenden, die Sie bei der Optimierung des Lebenszyklus Ihrer visuellen und kreativen Inhalte unterstützen. Wedia bietet diesbezüglich maßgeschneiderte Lösungen sowie Expertenrat an, um nützliche Tools an Ihre Bedürfnisse – darunter die Automatisierung einiger Arbeitsabläufe – anzupassen. Hier einige Beispiele:

● Visuelle Elemente können – durch die Integrierung in Ihr PIM oder nach Ablauf einer Kampagne – automatisch beim Rückzug des Produktes archiviert werden.
● Inhalte können automatisch nach einer gewissen Zeit oder nach Ablauf der zuvor festgelegten Benutzerrechte archiviert werden.
● Benachrichtigungen können beim Ablauf einer Lizenz an alle Benutzer gesendet werden, die die entsprechenden Inhalte heruntergeladen haben.

2. Festlegen einer Frequenz

Zusätzlich zur täglichen Verwaltung Ihrer Inhalte müssen auch die digitalen Dateien Ihrer DAM-Lösung regelmäßig einem Audit unterzogen und bewertet werden. Dieses Intervall ist je nach eingehenden Datenvolumen unterschiedlich.

Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise eine große Menge an neuen Inhalten benötigt und Ihre Kreativteams regelmäßig neue Medien erstellt, kommt eine DAM-Lösung häufiger zum Einsatz als in einem Team, das nur gelegentlich Inhalte erstellt. Je nach Tätigkeitsbereich konzentriert sich Ihre Marke möglicherweise eher auf die Erstellung und Verwaltung mehreren zehntausend Medien pro Jahr. Ihre DAM-Lösung sollte in diesem Fall häufiger bewertet werden.

Nachstehend finden Sie einige Tipps, um das richtige Audit-Intervall ermitteln zu können:

● Bewerten Sie die Häufigkeit, mit der die bestehenden Inhalte verwendet werden. Ermitteln Sie anschließend deren durchschnittliche Nutzungsdauer, um einzuschätzen, ab welchem Zeitpunkt Ihre Inhalte veraltet sind und nicht mehr verwendet werden (z. B. nach drei, sechs oder zwölf Monaten).
● Ermitteln Sie anhand der Analysedaten des DAM, wie oft ein Inhalt verwendet wird, das durchschnittliche Alter der am häufigsten verwendeten Inhalte sowie das Alter der bestehenden und am häufigsten verwendeten Inhalte über einen bestimmten Zeitraum.
● Verfeinern Sie diese Daten, indem Sie gleichzeitig Ihre anderen Systeme überprüfen, auf denen Inhalte gespeichert, verwendet oder mit welchen solche verbreitet werden (z. B. CRM, CMS und sonstige Cloud-Speicherlösungen).

Wenn Ihr Unternehmen regelmäßig eine DAM-Lösung nutzt oder größere Datenmengen verarbeitet, könnten Audits in kürzeren Abständen eine gute Idee und sogar notwendig sein. Fügt Ihr Unternehmen jedoch nur Inhalte zu bestimmten Zeiten des Jahres hinzu oder nutzt es die DAM-Lösung eher selten, können die Audits seltener stattfinden. Diese Analysen können ebenfalls während besonders aktiven Phasen Ihrer Marke durchgeführt werden, wie im Rahmen von Rebranding-Projekten, der Entwicklung einer neuen Kampagne usw.

Die folgenden Audit-Intervalle können je nach Verwendung der DAM-Lösung angewendet werden:

● Geringe Verwendung:
○ jährliches Audit oder alle zwei Jahre,
○ Archivierung alle zwei Jahre oder nach Bedarf.

● Mäßige Verwendung:
○ jährliches oder vierteljährliches Audit,
○ jährliche Archivierung.

● Intensive Verwendung:
○ vierteljährliches oder monatliches Audit,
○ vierteljährliche, halbjährliche oder jährliche Archivierung.

3. Definition der Bewertungskriterien

Diese Phase ist besonders wichtig, da hierbei die Kriterien ermittelt werden, die die Archivierung der Inhalte auslösen. Dieser Vorgang muss sorgfältig geplant und ein Leitfaden verfasst werden, der den Teams zu übermitteln ist, damit sich diese darauf beziehen und den Prozess genau verstehen können.

Die Bewertungskriterien sind den Bedürfnissen anzupassen. Die nachstehende Liste enthält Beispielkriterien, die Sie bei der Entwicklung Ihrer Archivierungsstrategie verwenden können:

● Abgelaufen: Nicht aktualisierte Dateien oder Dateien, deren Lizenz, Nutzungsrecht oder Urheberrecht abgelaufen ist.
● Veraltet: Inhalte, die nicht mehr regelmäßig verwendet werden oder visuelle Elemente halten, die nicht mehr aktuell sind (Daten, Typografien, Objekte usw.).
● Doppelte Elemente: Alle Kopien oder doppelte Inhalte, die aus unterschiedlichen Gründen (Größe, Auflösung usw.) nicht verwendet werden.
● Relevanz: Alle Inhalte, die sich auf Personen, Orte, Themen usw. beziehen, die nicht mehr von der Marke genutzt werden oder deren grafische Aufmachung, Tonfall, Kontext usw. nicht mehr aktuell sind.
● Aussonderung: Alle visuellen Inhalte einer beendeten Marketingkampagne, die nicht mehr online sind oder nicht mehr verwendet werden.
Sie können mit dem Audit Ihrer Inhalte beginnen, sobald Sie diese Kriterien festgelegt haben. Denken Sie daran, die Audit-Ergebnisse für spätere Zwecke in einem System Ihrer Wahl aufzubewahren. Je nach Bedarf und intern verwendeten Arbeitsabläufen kann es sich hierbei um eine Tabellenkalkulation, eine Verwaltungssoftware oder ein anderes Medium handeln, das Ihnen als geeignet erscheint.

4. Archivierung nach der Validierung

Die anhand der zuvor aufgeführten Kriterien als „Zu archivieren“ gekennzeichneten Inhalte müssen validiert werden, bevor Sie in das Archiv verschoben oder aus der DAM-Lösung gelöscht werden können.

Ihr DAM-Lösung kann diesen Vorgang teilweise automatisieren. In manchen Fällen müssen je nach Art der Inhalte jedoch alle Beteiligten konsultiert werden.
So validieren Sie die Archivierung oder Löschung Ihrer Inhalte:

1. Überprüfung der Zugriffsberechtigungen: Stellen Sie sicher, dass die Inhalte von Administratoren, manchen Nutzern und sonstigen Personen mit Zugriff auf die DAM-Lösung aufgerufen oder verwendet werden können.

2. Kontaktaufnahme mit dem Autor eines Inhaltes: Dieser Schritt ist je nach Unternehmen nicht unbedingt notwendig, ermöglicht jedoch, den Autor des Inhaltes darüber zu informieren, dass es gemäß den festgelegten Kriterien archiviert werden kann. Sie stellen somit sicher, dass alle Beteiligten über die Archivierung des Inhaltes informiert werden, um keine noch verwendeten Inhalte versehentlich zu archivieren.

3. Überprüfung der aktuellen Verwendung des Inhaltes: Stellen Sie sicher, dass der Inhalt nicht mehr auf den Kanälen seitens des Nutzers (Anwendungen, Webseite usw.) verwendet wird. Die Metadaten Ihres DAM enthalten genauere Angaben hierzu. Sie müssen anschließend überprüfen, ob der Inhalt wirklich archiviert werden muss. Wenden Sie sich diesbezüglich an den Autor oder Eigentümer, bevor Sie fortfahren.

4. Letztendliche Archivierung: Verschieben Sie den Inhalt in das Archiv, um die aktiven Kategorien zu entlasten. Der Inhalt ist weiterhin zugänglich und über den Suchmotor auffindbar, wird jedoch nicht mehr innerhalb der Kategorien angezeigt.

5. Löschen eines Inhaltes: Sollten Ihre Marketing-Inhalte überhaupt nicht mehr verwendet werden, können Sie auf den nächsten Schritt übergehen und diese aus Ihrem DAM löschen! Das Löschen Ihrer veralteten oder nutzlosen Inhalte ist Teil des Prinzips der digitalen Nüchternheit, um den durch die Datenverarbeitung aufkommenden Energieverbrauch, die genutzte Bandbreite und den nötigen Speicherplatz zu reduzieren. Sie erhalten somit eine tadellos organisierte, saubere und optimierte DAM-Lösung, was Ihnen viel Energie und Ressourcen einspart.

Das DAM als intelligenter Assistent

Obwohl die Archivierung zunächst mühsam erscheint, kann sie immer schneller abgewickelt werden, sobald Sie die optimalen Vorgehensweisen und das Audit-Intervall festgelegt haben.

Sie macht Ihre DAM-Lösung anhand der folgenden Aspekte zum idealen Tool für all Ihre Teams:

● eine klare und strukturierte Aufmachung,
● keine doppelten Einträge, die unnütz Speicherplatz verschwenden,
● optimierte und präzisere Suchergebnisse der Inhalte,
● Verwendung der neusten Versionen der Inhalte,
● zuverlässige Marketing-Inhalte sowie die automatische Verwaltung der Ablaufdaten.

Eine DAM-Plattform wie die von Wedia hilft Ihnen, diese Ziele zu erreichen, da die entsprechenden Metadaten intelligente organisatorische und Suchfunktionen bieten. Wenn Sie mehr erfahren möchten und spezifische Bedürfnisse haben, stehen Ihnen unsere Experten zur Verfügung, um Sie im Laufe des Lebenszyklus Ihrer Medieninhalte zu begleiten.