4 Schritte, um Ihr DAM-Projekt erfolgreich zu starten
DAM-Lösungen spielen im heutigen Toolset von digitalen Marketern eine wesentliche Rolle – sie haben sich ihren Platz neben Social-Media-Management-Tools, CMS und Marketing-Automation-Tools verdient.
Sie sind unzufrieden mit der Art und Weise, wie Marketing-Ressourcen in Ihrem Unternehmen verwaltet werden. Sie sind es leid, Zeit und Geld mit der Suche nach Ihren digitalen Inhalten zu verschwenden. Deswegen haben Sie sich entschieden, eine DAM-Lösung zu implementieren. Das sind gute Nachrichten! Die Implementierung einer solchen Lösung ermöglicht es Ihnen, alle Ihre digitalen Assets auf einer zentralen Plattform sicher zu verwalten und zu organisieren. Sie hilft Ihnen, Ihre digitalen Inhalte schnell zu finden und einfach zu teilen. Die gesamte MarCom-Erfahrung wird durch diese Single Source of Truth (SSOT) verbessert.
Aber nicht vergessen, noch ist die Lösung nicht implementiert. Um Ihnen zu helfen, Ihr DAM-Projekt erfolgreich durchzuführen, haben wir 4 Etappen identifiziert, mit denen Sie Ihr Projekt erfolgreich starten.
1. Definieren Sie Ihre Anforderungen und Projektziele
Sie haben erkannt, dass Ihr Unternehmen eine DAM-Lösung benötigt und die Entscheidung für die Implementierung ist bereits ein erster Schritt. Damit das Projekt erfolgreich ist, ist es wichtig zu definieren, was genau Sie mit der Lösung erreichen wollen und welche Funktionen Sie benötigen.
Einige der Fragen, die Sie sich stellen sollten, sind: Was ist der Verwendungszweck der DAM-Lösung? Welche Herausforderungen wollen wir damit bewältigen? Haben wir eine DAM-Strategie? Welche Features oder Funktionalitäten werden wir benötigen? Wie viele und welche Arten von digitalen Inhalten besitzen wir?
Diese Liste ist natürlich nicht vollständig, es gibt sicherlich noch andere Fragen, die es zu beantworten gilt. Sobald Sie dies getan haben, ist es ratsam, eine klare Spezifikation zu erstellen, die Ihren Bedarf und Ihre Ziele abdeckt.
2. Legen Sie Ihr Projektteam fest
Identifizieren Sie die verschiedenen Personen, die an diesem Projekt beteiligt sein werden. Vergessen Sie dabei nicht, die Rolle und die Verantwortlichkeiten aller Personen klar zu definieren. Definieren Sie, wer die einflussreichsten Entscheidungsträger, Nutzer und Interessenvertreter sind. Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Interessengruppen kennen und informieren Sie sie regelmäßig, bereits in der Planungsphase. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die Vorteile einer DAM-Lösung deutlich kommunizieren und die Vorteile für alle Beteiligten hervorheben, um Interessengruppen und Benutzer so schnell wie möglich an Bord zu bringen. Ein klarer Projektplan mit Meilensteinen für alle Projektmitglieder ermöglicht es Ihnen, ihr DAM-Projekt rechtzeitig abzuschließen.
3. Finden Sie die passende DAM-Lösung
Sobald Sie Ihre Bedürfnisse identifiziert haben und wer an dem Projekt beteiligt sein sollte, ist es an der Zeit, die richtige DAM-Lösung auszuwählen. Vergewissern Sie sich, dass sie den Anforderungen entspricht, die Sie in Schritt 1 definiert haben.
Führende Analysten und Websites listen regelmäßig die besten DAM-Lösungen und geben einen guten Überblick über die verschiedenen DAM-Anbieter. Bevor Sie sich entscheiden, ist es wichtig, sich Demos von verschiedenen Digital Asset Management Lösungen zeigen zu lassen. Stellen Sie sicher, dass diese Demos von den ausgewählten Anbietern an Ihre zukünftigen Anwendungen angepasst werden. Das nennen wir im Fachjargon einen POC (Proof of Concept).
Denken Sie daran, dass der Anbieter auch Ihr Implementierungspartner ist. Wählen Sie einen Dienstleister, mit dem Sie gut zusammenarbeiten können und der die Entwicklung der Software beeinflussen kann. Es sollte ein DAM-Spezialist mit viel Erfahrung in diesem Bereich sein. Es ist natürlich ein Lieferant, aber auch ein Partner, dem Sie vertrauen sollten können.
4. Implementierung einer an Ihre Bedürfnisse angepassten DAM-Lösung
Stellen Sie vor der eigentlichen Implementierung sicher, dass Sie die verschiedenen Kategorien, die Ihre Ressourcen organisieren, klar definiert und alle Metadaten für Ihre digitalen Inhalte festgelegt haben. Dies ist wesentlich, um es Ihren Benutzern zu erleichtern, die gewünschten Ressourcen zu suchen und zu finden und das neue Tool anzunehmen.
Denken Sie auch an die Rechte, die Sie verschiedenen Benutzergruppen gewähren möchten. Rechteverwaltung ist ein leistungsstarkes Feature von DAM-Lösungen, also stellen Sie sicher, dass Sie es auch voll ausschöpfen.
Weiterhin ist es wichtig, mögliche zukünftige Integrationen Ihres DAM mit anderen Anwendungen zu antizipieren. Übliche Anwendungen, mit denen DAMs integriert sind, sind z.B. CRM, CMS, PIM, aber auch viele andere.
Was die Implementierung selbst betrifft, so wird in den meisten Fällen eine schrittweise Einführung (“phased roll-out”) empfohlen, anstatt alles auf einmal bereitzustellen. Sie vermeiden so unnötige Komplexität und gewährleisten eine schrittweise und harmonische Integration. Die Implementierung eines DAM kann in mehreren Phasen erfolgen.
Wenn Sie diese 4 Schritte durchgeführt haben, haben Sie Ihr DAM-Abenteuer höchstwahrscheinlich erfolgreich gestartet. Um den Erfolg Ihres Projekts zu maximieren, ist es essentiell Benutzer zu schulen und sie bei der Einführung des Tools zu unterstützen. Es gibt dafür verschiedene Möglichkeiten und diese können von Unternehmen zu Unternehmen variieren – von Online-Schulungen, Seminaren und schriftlichen Leitfäden, über Tutorials und Webinare, bis hin zu Spielen… und alles was Sie sich sonst noch vorstellen können, um Ihre Mitarbeiter zu schulen und den Erfolg Ihres DAM-Projekts zu sichern.
