Das Enterprise-DAM als ideale Grundlage für effiziente Workflows und Teamarbeit
Optimieren Sie die Erstellung und Validierung von Inhalten dank DAM als Garantie für effiziente Workflows: Wie Ihnen die perfekte Alchemie zwischen reibungsloser Teamarbeit und kontrollierten Prozessen gelingt, erfahren Sie hier:
Die Implementierung einer DAM-Lösung für Unternehmen führt zu mehreren Fragestellungen, wobei einige besonderer Aufmerksamkeit bedürfen. Dies betrifft beispielsweise die Validierungs- und Freigabe-Abläufe der Assets: kurzum wie das DAM als Garantie für effiziente Workflows fungieren kann. Wie sind diese nun genau Prozesse aufgebaut? Welche Mitarbeiter sind hiervon betroffen? Wie kann das Gleichgewicht zwischen Kontrolle und individuellen Arbeiten gefunden werden? All diese Fragen kommen in Unternehmen auf, die sich für eine DAM-Lösung entscheiden.
„In der Praxis stellen sich unsere Kunden diese Aspekte meist zu komplex vor“, sagt Sébastien Bardoz, der Wedia-Verantwortliche für VP Sales und Operations auf dem nordamerikanischen Markt. „Denken Sie einmal an Brainstormings und Meetings, die weitaus mehr Infos abverlangen als nötig, sowie eine zu komplexe Ergebnis-Kontrolle, bei der ebenfalls zu viele Mitarbeiter beansprucht werden. Das in diesem Fall schnell eine Überforderung auftritt, liegt auf der Hand. Oft kontaktieren uns Unternehmen rund 6 Monate nach einer DAM-Implementierung und bitten um die Vereinfachung einer vorhandenen Lösung. Genau aus diesem Grund ist es uns besonders wichtig, von Beginn an einfache und dennoch effiziente Workflows anzubieten.“
Wir bei Wedia raten von der Validierung durch hierfür speziell ernannte Mitarbeiter ab, was sich als zu komplex bei der Übertragung von Rechten entpuppen könnte (z. B. bei Urlaubstagen). „Dieser Aspekt ist im Laufe der Zeit nicht immer einfach zu verwalten. Wir ziehen es vor, diese Arbeitsabläufe gemäß einem rollenbasierten und erheblich einfacheren Ansatz zu verwalten. Selbstverständlich können sich die Workflows mit der Zeit weiterentwickeln. Es ist somit im allgemeinen Interesse, dass diese Abläufe einfach, benutzerfreundlich und skalierbar bleiben.”
Schritt für Schritt dank DAM zu effizienten Workflows
Ein weiteres Argument, das für einfache und benutzerfreundliche Arbeitsabläufe spricht, ist die Wechselwirkung zwischen einem Enterprise-DAM und den restlichen IT-Systemen. Das DAM entspricht hierbei keinem isolierten Element, da es sich mit einem CMS (Content Management System), einem CDN (Content Delivery Network), einem CRM (Customer Relationship Management), einem PIM (Product Information Management) und noch vielen weiteren Systemen Daten “austauschen” kann. Ändert sich der Status eines Assets (Foto, Video …) während der Bearbeitung, kann das DAM die entsprechenden Arbeitsschritte im IS einleiten und somit für effiziente Workflows sorgen.
„Hinter dem Workflow stehen zahlreiche mehr oder weniger technische Arbeitsabläufe, die dem Mitarbeiter nur die Arbeit erschweren. Genau aus diesem Grund bevorzugen wir die Mitarbeiter nicht aktiv in dieser workflows eingreifen zu lassen“, gibt Sébastien Bardoz weiterhin an. „Es ist eher entscheidend, dass alle Änderungsanfragen genau analysiert werden, um die Auswirkungen dieser auf die nachfolgenden Prozesse bewerten zu können“.
Optimierte Workflows für eine nahtlose Rückverfolgbarkeit
Eine effiziente Arbeitsweise zeichnet sich im Alltag durch strukturierte Teamarbeit sowie kontrollierte Abläufe aus. „Unseren Kunden ist die einfache Arbeit mit diesen Assets besonders wichtig, wobei der Revisionsverlauf über den gesamten Prozess hinweg abrufbar sein muss. Diese Rückverfolgbarkeit ist insbesondere für Unternehmen grundlegend, die auf regulierten Märkten aktiv sind.“, unterstreicht Sébastien Bardoz weiterhin.
Dies betrifft vor allem Finanzunternehmen (Banken, Versicherungen), aber nicht ausschließlich: Der Einzelhandel und Kosmetik- sowie Pharma-Unternehmen sind heutzutage genauso start von Richtlinien und Einschränkungen in Bezug auf die Rückverfolgbarkeit der Assets betroffen.
„Manche Unternehmen müssen den Ansprüchen besonders strenger Richtlinien gerecht werden, weshalb wir den Teams ermöglichen, die mit der entsprechenden rechtlichen Validierung beauftragt wurden, die Assets separat behandeln zu können.“ erläutert Sébastien Bardoz. „Die vertrauliche Informationen, die ausschließlich dem Team vorbehalten sind, bleiben somit privat und nur sichtbar für die im Vorfeld definierten Nutzer“. Was die Unternehmen jedoch vor allem von dieser Rückverfolgbarkeit erwarten, ist die Verfügbarkeit von einwandfreien Beweisen, die sie im Falle einer behördlichen Prüfung oder bei Fehlern verwenden können.
DAM als Tool für kontrollierte Teamarbeit und Kooperationen
Zusätzlich zu den Kontrollen, müssen die einzelnen Schritte des Workflows schnell und präzise abgewickelt werden können. Hierbei sind einfache Kommentare für die Assets meist nicht ausreichend, vor allem, wenn es sich um Audio- oder Multimedia-Dateien handelt. Hinweise, die direkt auf einem Bild hinterlegt werden können, ergeben meist mehr Sinn, um Fehler zu vermeiden. Die DAM-Lösung von Wedia hilft Nutzern dabei, zwei Versionen miteinander zu vergleichen, indem ein Slider oder ein sonstiges Vergleichstool angeboten wird.
Diese Funktionen sind besonders für Unternehmen interessant, die beispielsweise im Einzelhandel tätig sind und teilweise zahlreiche Multimedia-Dateien bearbeiten müssen. In diesem Fall hat der fließende Ablauf des Workflows absolute Priorität. Immer mehr Kunden setzen in diesem Sinne eine minimale Frist zwischen der Ablichtung eines Produktes und der Veröffentlichung auf der Website voraus. So kann die effiziente Bearbeitung der Dateien sichergestellt werden.
Automatisierung und Benachrichtigungen mit eingebettetem CTA
„Durch die Automatisierung dieser Abläufe beschleunigen wir diese, indem wir beispielsweise sicherstellen, dass die Inhalte technischen Anforderungen – wie die Dateigröße, die Auflösung usw. – gerecht werden. Unsere DAM-Lösung ist ebenfalls in der Lage ähnliche Dateien zu erfassen, um Duplikate zu vermeiden und den Nutzern somit die Arbeit zu erleichtern!“
Der wesentliche Punkt hierbei ist die Benachrichtigung der Nutzer, sobald diese eingreifen müssen. Die Möglichkeiten sind unbegrenzt: Benachrichtigung in der DAM-Lösung, über eine Drittanbieter-Lösung oder per E-Mail, wobei das Asset lediglich über eine Schaltfläche akzeptiert oder abgelehnt werden muss. Ein einfacher Call-to-Action (CTA) für einen garantiert straffen Arbeitsablauf, der sich nahtlos in den Alltag Ihrer Mitarbeiter integriert.
