4 clés pour maîtriser l’archivage de vos contenus numériques à l’aide du DAM

Comment gérer la fin du cycle de vie de vos médias ? L’organisation rigoureuse et l’archivage de contenus numériques ont toute leur importance dans une démarche de sobriété numérique. En comprendre et en maîtriser les ficelles grâce à votre DAM, c’est faire en sorte que la gestion de vos contenus marketing soit plus efficiente et plus durable. Le point de départ ? La définition d’une stratégie et un peu de méthodologie !

En tant que spécialiste du marketing, vous devez gérer un très grand volume de contenus visuels, et vous connaissez toutes les problématiques que cela engendre : comment traiter les contenus qui ne sont plus utiles ? Lesquels conserver, archiver ou supprimer ? 

L’archivage numérique de contenus numériques est une phase du cycle de vie de contenus qu’il est indispensable de maîtriser pour gérer de la meilleure façon possible vos fichiers multimédias afin de garder votre DAM organisé, optimisé et désencombré du superflu. Tout commence par la mise en place d’une stratégie qui vise à rationaliser l’usage de ressources et les coûts, et réduire l’empreinte carbone liée au stockage de données.

Découvrez en quoi l’élaboration d’une telle stratégie est importante et comment la mettre en place pour optimiser la fin du cycle de vie de vos médias. L’objectif ? Tendre vers une gestion optimisée et à moindre impact environnemental de vos contenus marketing. 

Qu’est-ce que l’archivage numérique de contenus ?

Tous vos contenus visuels, qu’il s’agisse d’images, de graphiques, de fichiers PDF, de mises en page, de pages HTML, de vidéos, de fichiers audio, d’animations 3D, etc. suivent un cycle, de leur conception jusqu’à leur fin de vie.

L’archivage de contenus numériques intervient à la fin de ce cycle. Il est généralement un moyen de conserver et d’organiser des contenus numériques plus anciens ou qui ne sont pas exploités pour les projets en cours. Ces fichiers peuvent être déplacés dans l’archive : ils ne sont plus visibles au sein de vos catégories et sont stockés à un emplacement optimisé, tout en restant accessibles à tout moment pour un usage ultérieur.

Par exemple, vous pouvez archiver des visuels d’une campagne marketing clôturée, ou lors de la dépublication de visuels produits qui ne sont plus d’actualité. L’archivage vous permet de garder à un endroit sûr des contenus qui pourraient vous être utiles à l’avenir sans pour autant les supprimer, mais en maximisant l’espace de stockage requis, le temps et les coûts associés. Pour en retirer la plus grande valeur, ces fichiers multimédias peuvent être réutilisés ou recyclés ultérieurement pour créer de nouveaux contenus marketing à partir d’assets existants.

Cela dit, décider du sort à réserver à vos contenus numériques ne s’improvise pas. Bien au contraire, savoir quels contenus sont à conserver, à déplacer, à archiver ou à supprimer requiert une certaine prise de recul et la mise en place d’une stratégie.

Pourquoi une stratégie archivage de contenus numériques est-elle importante ? 

L’utilisation d’un logiciel de Digital Asset Management (DAM) est un choix judicieux pour réussir à gérer de bout en bout le cycle de vie de vos contenus, jusqu’à leur sortie du DAM. Vous ne multipliez pas les emplacements pour conserver et archiver votre large éventail de fichiers multimédias. Plus besoin d’espaces de stockage, d’archives en ligne, ni de dossiers personnels : la gestion de tout le cycle média jusqu’à l’archivage s’effectue à partir de la solution DAM. 

Ceci étant, cette gestion ne peut pas se concevoir sans l’élaboration d’une stratégie d’entretien, d’archivage et de suppression de vos fichiers multimédias, pour bénéficier pleinement de tous ses avantages :

• Prise de décision éclairée : la planification évite de faire des choix hâtifs. Sans ligne directrice, vous risquez d’accumuler de gros volumes de contenus de manière non structurée, ce qui peut occasionner des frustrations ou des pics de stress lorsque vous et vos équipes devez rechercher des ressources numériques ou bien faire de la place rapidement, pour gagner en espace de stockage.
• Meilleure rentabilité : vous optimisez le retour sur investissement (ROI) et l’efficacité de votre plateforme, grâce à des processus étudiés et réfléchis en amont sur la gestion de l’ensemble de vos données. 
• Accès rapide et sécurisé : les équipes marketing et créatives doivent pouvoir accéder facilement et rapidement à tous les contenus dont elles ont besoin, dans leur version à jour et validée. L’accès aux données est par ailleurs contrôlé et tracé, donc sécurisé.
• Compréhension des performances : en étudiant les données analytiques de vos médias, vous voyez s’ils répondent toujours à vos objectifs commerciaux ou non.
• Maîtrise des volumes de données : le stockage raisonné et maîtrisé de vos contenus participe à une démarche de sobriété numérique. En effet, vos données stockées en ligne occupent une place importante, qui induit une consommation en énergie et des émissions d’équivalent CO2 conséquentes. En réfléchissant aux moyens de le limiter l’espace occupé par vos données, vous choisissez d’avoir un moindre impact sur l’environnement.

Optimiser le cycle de vie de milliers de ressources créatives numériques exige du temps, de la méthode et de la rigueur, d’où la nécessité d’élaborer une stratégie. La plateforme de DAM aide ses utilisateurs à traiter intelligemment tous les contenus visuels marketing, à en optimiser les performances jusqu’au décommissionnement de produit et média, ce qui gagne du temps à toutes les équipes et rationalise les coûts sur le long terme.

Par où commencer ? Comment déterminer ce qui vous est utile de ce qui ne l’est plus ? De quels éléments avez-vous besoin de garder un historique, et lesquels méritent d’être supprimés ?

Pour répondre à ces questions, il est essentiel de passer par l’analyse méthodique de vos contenus numériques. Le processus d’audit vous conduit à évaluer vos fichiers à travers différents critères afin de déterminer ceux qui doivent être archivés. Voyons cela de plus près !

4 clés pour gérer l’archivage de vos contenus numériques avec un DAM

1. Désigner un responsable

Pour gérer l’ensemble de vos contenus multimédias et vous assurer que votre DAM est le plus efficient possible, l’administrateur du DAM est la personne idéalement préposée à cette tâche. Cela dit, ce rôle n’existe pas dans toutes les entreprises. Si l’entretien du DAM peut reposer sur un effort collectif des utilisateurs, un référent bien identifié doit prendre en charge le maintien à jour du DAM et le piloter tel un projet, pour en assurer le succès. 

Vous pouvez également avoir recours à des professionnels pour vous accompagner sur l’optimisation du cycle de vie de vos contenus créatifs et visuels. Wedia propose des solutions sur mesure et ses experts peuvent intervenir pour intégrer les outils utiles à vos besoins spécifiques, dont l’automatisation de certaines tâches. Par exemple : 

• des visuels peuvent être décommissionnés automatiquement lors du retrait d’un produit, grâce à une intégration avec votre PIM, ou de l’arrivée à échéance d’une campagne ;
• des contenus peuvent être archivés automatiquement après l’écoulement d’une période donnée, ou de l’expiration de droits utilisateurs préalablement définis ;
• des notifications peuvent être envoyées en cas d’expiration d’une licence à tous les utilisateurs ayant téléchargé le contenu en question.

2. Choisir une fréquence

Outre la gestion quotidienne de vos contenus, les fichiers numériques présents dans votre DAM doivent être audités et évalués à une fréquence qui reste cohérente avec le volume de fichiers entrants sur une période donnée. 

Par exemple, si votre entreprise a besoin d’un grand nombre de nouveaux contenus et si votre équipe créative produit régulièrement des visuels, le DAM sera utilisé plus souvent qu’avec une équipe qui crée des contenus de manière plus ponctuelle. En fonction de votre secteur d’activité, votre marque peut avoir besoin de créer et de gérer des dizaines de milliers de médias par an, ce qui implique que votre DAM devra être évalué bien plus fréquemment.

Quelques conseils pour mettre en place la bonne fréquence d’audit :

• Observez la régularité avec laquelle les contenus existants sont utilisés. Puis, identifiez la durée moyenne de leur utilisation, pour avoir une idée de l’âge moyen à partir desquels vos contenus deviennent obsolètes et ne sont plus exploités (par exemple trois mois, six mois, un an).
• À partir des données analytiques du DAM, étudiez la fréquence à laquelle un contenu est utilisé, l’âge moyen des contenus les plus utilisés et l’âge atteint par les contenus existants les plus utilisés sur une période donnée.
• Affinez ces données en vérifiant en parallèle vos autres systèmes qui stockent, utilisent et distribuent vos contenus (comme votre CRM, un CMS, ou d’autres solutions de stockage sur le cloud).

Si votre entreprise a très régulièrement recours au DAM ou travaille avec un très grand volume de fichiers, vous aurez certainement besoin de mener des audits à une fréquence soutenue. Si, au contraire, votre entreprise ajoute des contenus à certaines périodes au cours d’une année ou utilise peu le DAM, les audits pourront intervenir moins souvent. À noter que ces analyses peuvent aussi être menées lors de temps forts pour votre marque, comme un projet de rebranding, la nouvelle conception d’une campagne, etc. 

À titre d’exemple, voici des fréquences d’audit qui peuvent être choisies, selon le degré d’utilisation de votre DAM : 

• Utilisation faible : 
  • audit tous les ans ou tous les deux ans,
  • archivage tous les deux ans, ou quand nécessaire ;
• Utilisation modérée :
  • audit tous les ans ou tous les trimestres,
  • archivage tous les ans ;
• Utilisation forte :
  • audit tous les trimestres ou tous les mois,
  • archivage tous les trimestres, ou tous les six mois, ou une fois par an.

3. Définir des critères d’évaluation

À ce stade, probablement l’étape la plus importante, il s’agit de fixer des critères pour décider des contenus à archiver. Ce processus doit être structuré et des guidelines rédigées et transmises aux équipes, afin que chacun puisse s’y référer et comprendre clairement le processus.

Chacun des critères d’évaluation peut varier en fonction de vos besoins, mais voici une liste de critères dans laquelle vous pouvez piocher pour les intégrer à votre stratégie d’archivage :

• Expiré : tout fichier qui n’est plus à jour, ou dont la licence, le droit d’exploitation ou le droit d’auteur est arrivé à expiration.
• Obsolète : tout contenu qui n’est plus utilisé régulièrement ou comportant des éléments visuels qui ne sont plus à jour (dates, typographies, objets, etc.).
• Doublon : toute copie ou version dupliquée d’un contenu qui n’est plus utile, pour différentes raisons (taille, qualité d’image, etc.). 
• Pertinence : tout contenu qui se rapporte à des personnes, des lieux, des sujets, etc. qui n’ont plus de rapport avec votre marque, ou dont le style graphique, le tone of voice, le contexte, etc. ne sont plus d’actualité.
• Sortie de gamme : tout visuel qui a été dépublié ou décommissionné, correspondant à une campagne marketing qui s’est terminée.

Une fois que vos critères sont définis, le processus d’audit de vos contenus peut être lancé. Pensez à tenir un document qui recense les résultats de votre audit, afin de vous y référer ultérieurement. Selon les besoins et les processus propres à votre organisation, vous pouvez effectuer ce suivi sur un tableur, un logiciel de gestion de projet ou tout autre support qui vous paraît adapté.

4. Archiver après validation

Les contenus sélectionnés comme étant “À archiver” selon les critères ci-dessus doivent passer par une phase de validation, avant de faire l’objet d’un déplacement dans l’archive ou d’être supprimés de votre DAM. 

Votre solution de DAM peut automatiser en partie ce processus, mais parfois, selon la propriété du contenu, il peut être nécessaire de consulter d’autres parties prenantes. 

Voici comment valider le passage à l’archivage ou à la suppression de vos contenus : 

1. Vérifiez les autorisations d’accès : pour voir si le contenu peut être consulté ou utilisé par des admins, certains utilisateurs ou par toute personne ayant accès au DAM.
2. Contactez l’auteur du contenu : en fonction de votre structure, cette étape n’est pas nécessairement obligatoire, mais elle permet d’informer le créateur du contenu que le média est éligible à l’archivage selon les critères définis. Ainsi, vous vous assurez que toutes les parties prenantes sont informées et que vous n’allez pas archiver un contenu encore valable.
3. Vérifiez l’utilisation en cours du contenu : assurez-vous que le contenu n’est plus utilisé sur des canaux côté utilisateur (applications, site web, etc.). Les métadonnées de votre DAM peuvent vous donner cette indication. Vérifiez à partir de là si le contenu nécessite d’être archivé, sans oublier de contacter l’auteur ou le propriétaire avant de poursuivre.
4. Procédez à l’archivage : déplacez le contenu vers l’archive pour désencombrer les catégories actives. Ce contenu sera toujours accessible et pourra être retrouvé via le moteur de recherche, mais n’apparaîtra pas de façon visible au sein des catégories.
5. Supprimez le contenu : dans le cas où vos contenus marketing archivés ne sont plus du tout utilisés, vous pouvez passer à l’étape suivante : supprimer le contenu de votre DAM ! La suppression de vos contenus obsolètes ou devenus inutiles s’inscrit en cohérence avec votre démarche de sobriété numérique, pour réduire votre consommation de données, de bande passante et d’espace de stockage. Votre plateforme de DAM est rangée, désencombrée et optimisée, ce qui vous fait gagner en efficacité et économiser de l’énergie et des ressources. 

Le DAM, votre assistant intelligent

Si cette mission d’archivage semble fastidieuse de prime abord, elle deviendra beaucoup plus fluide une fois vos processus en place et la fréquence d’audit choisie.

Elle participe à faire de votre DAM une solution optimisée pour toutes vos équipes grâce à : 

• une organisation claire et structurée, 
• l’absence de doublons occupant une place inutile,
• l’amélioration et la précision des recherches de contenus,
• l’utilisation des versions de contenus les plus récentes,
• la fiabilité des contenus marketing et la gestion automatique de leur date d’expiration.

Pour vous assister dans la réussite de cette mission, l’utilisation d’une plateforme de DAM telle que Wedia vous offre des fonctionnalités intelligentes de recherche et d’organisation via des métadonnées. Pour aller plus loin et répondre de façon personnalisée à vos besoins, nos experts vous proposent un accompagnement sur tout le cycle de vie de vos contenus médias.