4 étapes clefs pour bien démarrer votre projet DAM

4 étapes clefs pour bien démarrer votre projet DAM

Les solutions DAM jouent aujourd’hui un rôle essentiel parmi les outils de marketing digitale. Elles ont gagné leur place aux côtés des solutions de gestion des réseaux sociaux, des CMS et de marketing automation.

Vous n’êtes pas satisfait de la façon dont les ressources marketing sont gérées dans votre entreprise ? Vous êtes fatigué de perdre du temps et de l’argent à chercher vos contenus numériques ? C’est décidé, vous allez implémenter une solution DAM. Bonne nouvelle ! La mise en place d’une telle solution vous permettra de gérer et d’organiser de manière sécurisée l’ensemble de vos assets numériques sur une plate-forme centrale. Elle vous aidera à trouver rapidement vos contenus digitaux et à les partager facilement. L’ensemble de l’expérience MarCom sera améliorée grâce à la mise en oeuvre d’une Single Source of Truth (SSOT).

Mais attention, cette solution n’est pas encore installée et le chemin pour y parvenir est semé d’embûches. Pour vous aider à mener à bien votre projet DAM, nous avons identifié pour vous 4 étapes à ne pas rater pour lancer votre projet.

1. Définir correctement vos besoins et les objectifs de votre projet

Vous avez réalisé que votre entreprise a besoin d’une solution DAM et la décision d’en installer une constitue déjà une première étape clef. Pour que ce projet soit un succès, il est capital de bien définir ce que vous voulez en faire et les fonctionnalités dont vous aurez besoin.

Vous devez-vous poser des questions comme : Quels sont les objectifs de la solution ? Quels défis voulez-vous relever avec elle ? Avez-vous une stratégie de gestions des contenus ? Quelles sont les caractéristiques ou fonctionnalités qui vous seront indispensables ? Combien et quels types de contenus digitaux possédez-vous ?

Cette liste n’est pas exhaustive, il y a probablement d’autres questions que vous devriez vous poser. Une fois que vous y aurez répondu, il conviendra de rédiger un cahier des charges clair qui définira précisément l’ensemble de vos besoins et objectifs.

Vous ne savez pas comment écrire votre cahier des charges pour un projet DAM ? Téléchargez ce modèle gratuit.

2. Fédérer la bonne équipe autour de ce projet

Vous devez identifier les différentes personnes qui seront impliquées dans ce projet DAM. Oubliez un service ou des usages métiers et vous risquez de le mettre en péril. N’oubliez pas également de définir clairement le rôle et les responsabilités de chacun. Gardez en tête qui sont les décideurs, les utilisateurs et les intervenants les plus influents. Assurez-vous de connaître toutes les personnes concernées et informez les régulièrement, dès la phase de conception. Veillez également à communiquer sur les avantages de la solution DAM et à souligner les bénéfices pour chacun. Vous souhaitez obtenir l’adhésion des différentes parties prenantes et de chaque utilisateur le plus rapidement possible. Un plan de projet clair avec des jalons compréhensibles pour tous les membres du projet vous permettra de réaliser le déploiement de votre DAM dans les temps.

3. Sélectionner la bonne solution DAM et l’éditeur le plus approprié

Une fois que vous avez identifié les besoins et quelles sont les personnes à impliquer dans le projet, il est temps de choisir la bonne solution. Assurez-vous que celle-ci correspond aux besoins que vous avez défini à l’étape 1.

Les analystes et sites web de référence listent régulièrement les meilleures solutions de DAM. Ces listes vous donnent un bon aperçu des différents acteurs de ce marché (les éditeurs reconnus de DAM) et de leurs avantages respectifs.  

Avant de faire votre choix, il est essentiel d’assister à des démonstrations des solutions de Digital Asset Management. Ne vous satisfaisez jamais d’une démonstration “sur étagère” ! Prenez soin de faire adapter autant que possible ces démonstrations, à vos futurs usages, par les prestataires retenus. C’est ce que nous appelons dans le jargon métier, un “POC” ou Proof of Concept. C’est le gage de la réelle capacité d’adéquation de la solution, une démonstration de sa souplesse.

Tenez compte du fait que le fournisseur de la solution sera également votre partenaire dans sa mise en œuvre. Choisissez un acteur avec qui vous pourrez facilement travailler, proche de vous mais également capable d’influer sur l’évolution du logiciel. Rencontrez les futures équipe projet du prestataire. Il doit être un spécialiste du DAM avec une grande expérience dans le domaine. C’est bien entendu un fournisseur mais également un partenaire en qui vous devez avoir confiance.

4. Mettre en place une solution de DAM adaptée à vos besoins

Avant la mise en œuvre effective, assurez-vous que vous avez clairement défini les différentes catégories et les éléments de taxonomie qui organiseront vos ressources. Vous devez déterminer au plus tôt la majorité des futures métadonnées de vos contenus numériques. C’est l’une des clefs pour que vos utilisateurs puissent facilement rechercher et trouver les ressources souhaitées et adoptent sans hésiter ce nouvel outil.

Pensez également aux droits que vous voulez accorder aux différents groupes d’utilisateurs. La gestion des droits est une fonctionnalité puissante des solutions DAM, alors assurez-vous d’en bénéficier pleinement.  

Il est également important d’anticiper les futures intégrations possibles de votre DAM avec d’autres applications et de préparer les échanges de données entre ses outils. Les DAM sont habituellement intégrés avec les CRM, CMS, PIM mais cette liste n’est pas exhaustive.

En ce qui concerne la mise en œuvre elle-même, dans la majorité des cas de figure, il est recommandé de procéder à un déploiement progressif en plusieurs étapes plutôt que de chercher à tout déployer en une seule fois. Ce faisant, vous vous éviterez une complexité inutile et vous assurez une intégration plus progressive et harmonieuse. Soyez ingénieux, la mise en œuvre d’un DAM peut être effectuée par phases successives.

Si vous avez respectez ces 4 étapes, vous avez très certainement débuté dans de bonnes conditions votre aventure DAM. Pour maximiser la réussite de votre projet, vous prendrez soin de former les utilisateurs et de les accompagner dans l’adoption de cet outil.

Il existe différentes manières de sensibiliser vos futurs utilisateurs et vous devez comprendre quelle sera la meilleure façon de le faire dans votre entreprise – il peut s’agir de formations en ligne, de séminaires, de guides écrits, de tutoriels, de webinar, de jeu (ludification) … et tout ce que vous pourrez imaginer pour former vos collaborateurs et assurer de succès de votre DAM.



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