5 Best Practices für die DAM-Migration

Mit dem Wachstum von Unternehmen wächst auch die Notwendigkeit, originelle, stark personalisierte Inhalte für Verbraucher bereitzustellen, deren Erwartungen höher sind als je zuvor.

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Das ist der Zeitpunkt, an dem viele Unternehmen die Grenzen der vorhandenen Tools wie Dropbox und Google Drive erkennen. Egal, ob es darum geht, neue Arbeitsabläufe zu ermöglichen, die Effizienz zu verbessern oder mit der neuesten Technologie Schritt zu halten, es kommt der Zeitpunkt, an dem die Migration zu einer robusten Digital Asset Management (DAM)-Lösung notwendig ist.

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Die Migration Ihres gesamten Unternehmens kann jedoch eine beängstigende Aufgabe sein, bei der Dateien verloren gehen können, Daten beschädigt werden können und die Einführungszeit lang ist. 

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Diese 5 Schritte tragen dazu bei, eine reibungslose Migration von „ DAM “ zu gewährleisten – mit minimalen Beeinträchtigungen Ihrer Arbeitsabläufe und einem maximalen ROI für Ihr Unternehmen.

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Werfen wir einen genaueren Blick auf die 5 Best Practices für die DAM-Migration:

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- Definieren Sie Ihre Ziele

- Prüfen Sie Ihr Vermögen

- Entwicklung einer Organisationsstruktur

- Bauen Sie Ihr Team auf

- Erstellen Sie eine Liste mit allen benötigten Werkzeugen

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1. Definieren Sie Ihre Ziele

Sie wissen bereits, wie wichtig es ist, sich im Geschäftsleben Ziele zu setzen, und bei der Einführung eines DAM-Systems ist das nicht anders. 

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Unternehmen entscheiden sich aus einer Reihe von Gründen für eine Migration zu DAM. Einige suchen ein robusteres Content-Repository, andere wollen die globale Markenkonsistenz fördern und einige Unternehmen wie Decathlon wollen einen vollständig integrierten MarTech-Stack.

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Der erste Schritt besteht darin, zu ermitteln, welche Aufgaben Ihr „ DAM “-System lösen oder welche Ziele es erreichen soll. 

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Welche inhaltlichen Herausforderungen oder Möglichkeiten erleben Sie bzw. entgehen Ihnen? 

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Welche Geschäftsprozesse wird Ihre „ DAM “-Plattform verbessern oder unterstützen? 

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Die Beantwortung dieser Fragen wird Ihnen helfen, Ihren Zielen näher zu kommen. 

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Sobald Sie diese identifiziert haben, ist es an der Zeit, sie in SMART-Ziele (Spezifisch, Messbar, Achievable (=erreichbar), Realistisch, and Terminiert) zu verwandeln. Anhand dieser Ziele können Sie Ihre Strategie während der Umsetzung steuern und Arbeitsabläufe und Standards schaffen, die Ihnen helfen, die Ziele zu erreichen. 

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Beachten Sie bei der Festlegung Ihrer Ziele für „ DAM “ Folgendes:

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• Richten Sie Ihre Ziele auf die übergeordneten Unternehmensziele aus. Liegt der Schwerpunkt Ihres Unternehmens auf Umsatz, Marktanteilssteigerung, Produktivität oder etwas anderem? Ihre Ziele im Bereich „ DAM “ sollten zu den übergeordneten Unternehmenszielen beitragen – insbesondere, wenn Sie die Zustimmung der Stakeholder gewinnen möchten.
• Beziehen Sie die Beteiligten in den Prozess ein. Es ist wichtig, alle wichtigen Beteiligten von Beginn Ihrer DAM -Migration an einzubeziehen, um sicherzustellen, dass sie sich für den langfristigen Erfolg des Systems engagieren. 
• Unterteilen Sie Ihre Ziele in Meilensteine. Sie können mit hochgesteckten Zielen beginnen, wie z. B. der Steigerung des kreativen Outputs oder der Reduzierung der Ausgaben für Auftragnehmer. Der nächste Schritt besteht darin, diese in kleinere Ziele und Meilensteine zu unterteilen, damit sie a) erreichbar sind und b) Sie Ihre Fortschritte bei der Erreichung der Gesamtziele verfolgen können.
• Vergessen Sie nicht, sich langfristige Ziele zu setzen. Ihre Ziele für die nächsten 6 Monate ( DAM ) werden sich von Ihren Zielen für die nächsten 5 Jahre ( DAM ) unterscheiden. Berücksichtigen Sie bei der Zielsetzung unbedingt beide Aspekte, um sicherzustellen, dass Ihr System ( DAM ) auch in den kommenden Jahren einen Mehrwert schafft.

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2. Prüfen Sie Ihre Assets

Der nächste Schritt für eine erfolgreiche Migration von „ DAM “ besteht darin, eine Liste aller Speicherorte zu erstellen, an denen Assets gespeichert sind. Dazu gehören beispielsweise Dropbox, Google Drive, USB-Sticks und alle anderen Speichermedien, die in Ihrem Unternehmen verwendet werden.

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Als Nächstes wählen Sie einen zentralen Ort aus, an dem jeder seine Bestände ablegen kann, und laden externe und interne Beteiligte zur Mitarbeit ein. Wenn Sie alle vorhandenen Inhalte zentralisieren, bevor Sie mit der Organisation und Migration beginnen, vermeiden Sie die Verschwendung von Geld für die Neuerstellung von Inhalten, die Sie bereits haben. 

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Nachdem diese Phase abgeschlossen ist, ist es nun an der Zeit, mit dem Aufräumen der Assets zu beginnen. 

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Beginnen Sie mit der Beseitigung von Duplikaten und anderen unnötigen Inhalten, die die Bibliothek überladen. Als Nächstes ordnen Sie die Inhalte nach ihrer Priorität. Einige Unternehmen setzen Prioritäten nach Verwendungszweck, Dateityp oder Quelle, während andere mit den neuesten Inhalten beginnen.

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Ganz gleich, wie Sie Ihre Prioritäten setzen – dadurch wird nicht nur der Migrationsprozess wesentlich überschaubarer, sondern es hilft Ihnen auch dabei, eine sinnvolle Organisationsstruktur für Ihr neues „ DAM “-System zu finden. 

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3. Entwickeln Sie Ihre Organisationsstruktur

Wenn Sie alle Ihre digitalen Assets an einem Ort haben und sie ein wenig auf Vordermann gebracht haben, überlegen Sie, wie Sie sie organisieren wollen.

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Dies wird als Aufbau Ihrer Taxonomie bezeichnet. Unter Taxonomie versteht man die Einteilung Ihrer digitalen Assets in Kategorien oder Hierarchien, um Inhalte leicht auffindbar und filterbar zu machen. Die von Ihnen gewählten Kategorien sind spezifisch für Ihr Unternehmen. Sie können sich beispielsweise für „Geschäftsbereiche“ als übergeordnete Kategorien entscheiden oder alles nach Asset-Typ gruppieren. Es hängt ganz davon ab, wie Ihr „ DAM “-System genutzt wird und wer es nutzt.

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Bei der Erstellung Ihrer „ DAM “-Taxonomie müssen Sie auch die entsprechenden Metadaten zuordnen, die Sie migrieren möchten, d. h. die Informationen, die die Eigenschaften von Bildern und Videos beschreiben. Dazu gehören beispielsweise der Dateiname, das Erstellungsdatum des Bildes, Nutzungsinformationen und Schlüsselwörter, die den Inhalt des Assets beschreiben.

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Eine gründliche Planung der Metadaten und die Einführung einfacher und aussagekräftiger Dateinamenskonventionen zu Beginn einer Migration hat zwei wesentliche Vorteile: Sie verbessert die Suche und das Auffinden von Daten erheblich und erleichtert die Automatisierung und Integration, wenn Ihr „ DAM “-System ausgereift ist. 

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4. Bauen Sie Ihr Team auf

Nachdem Ihre Assets nun gut organisiert sind, ist es an der Zeit, sich Gedanken über die Personen zu machen, die das „ DAM “-System nutzen werden, damit Sie mit der Erstellung von Arbeitsabläufen und Berechtigungen beginnen können.

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Es ist wirklich wichtig, dass diese Personen die Taxonomie der Plattform verstehen, damit sie ihren Bedürfnissen entspricht und nach Abschluss der Migration richtig genutzt wird. Ihr Engagement für die Plattform ist von grundlegender Bedeutung für deren Langlebigkeit und Wirksamkeit. 

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Legen Sie die Ziele und die wichtigsten Nutzungsszenarien der verschiedenen Gruppen für „ DAM “ fest (falls Sie Schritt 1 abgeschlossen haben, haben Sie dies bereits getan). Beispielsweise werden Kreativteams das „ DAM “-System ganz anders nutzen als Mitarbeiter aus dem Compliance-Bereich; daher sollten entsprechende Überlegungen angestellt werden, um sicherzustellen, dass die Plattform für alle einen Mehrwert bietet.

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Vergessen Sie nicht, dass nicht jeder Mitarbeitende im Unternehmen Zugriff auf digitale Assets benötigt und dass diejenigen, die Zugriff haben, nicht unbedingt die Erlaubnis haben müssen, diese Assets zu bearbeiten. Es ist eine gute Idee, intern einen Administrator für jedes Team zu bestimmen. Diese Person weiß genau, wer welche Berechtigung hat, und ist die Anlaufstelle für alle Fragen, sobald das System implementiert ist. 

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Was externe Partner betrifft, so bieten die meisten DAMs Optionen für die gemeinsame Nutzung an, so dass Sie Assets ohne Probleme an Personen außerhalb Ihres Unternehmens weitergeben können. 

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Achten Sie beim Vergleich von „ DAM “-Software auf die Freigabeoptionen. Einige Anbieter erheben zusätzliche Gebühren für das Versenden externer Links, während andere nur eingeschränkte Nachverfolgungsmöglichkeiten bieten, sobald die Assets versendet wurden. Ein gutes „ DAM “-System wie das von Lyvio bietet integrierte Funktionen zur externen Freigabe sowie erweiterte Optionen zum Teilen von Assets.

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5. Erstellen Sie eine Liste aller Tools, die Sie verwenden

Als letzten Schritt Ihrer Migration zu „ DAM “ erstellen Sie eine Liste aller Tools, die Ihr Unternehmen nutzt, damit Sie herausfinden können, welche Integrationen Sie vornehmen müssen. 

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Das von Ihnen gewählte „ DAM “-System sollte sich nahtlos in Ihren bestehenden TechSack integrieren lassen, ohne dass Sie Ihre Prozesse ändern oder neue Software einführen müssen. Die meisten Anbieter von „ DAM “-Lösungen bieten sofort einsatzbereite Integrationen an. Einige, wie beispielsweise Lyvio, verfügen jedoch über offene Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs), die es zwei Softwareprogrammen ermöglichen, miteinander zu kommunizieren, um spezifischere Anpassungen vorzunehmen. 

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Zu den gängigen Integrationen zählen Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM), Projektmanagement-Software und Tools zur Erstellung von Inhalten. Ermöglicht wird dies durch die Headless-Architektur von DAM– da diese weder über ein Frontend noch über eine Benutzeroberfläche verfügt, lässt sich die zentralisierte Asset-Bibliothek sofort und problemlos mit jeder beliebigen Software verbinden. 

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Achten Sie bei der Suche nach einem „ DAM “-System darauf, dass es über eine Open-Source-API verfügt, die sich an Ihre geschäftlichen Anforderungen anpassen lässt. Unser Team bei Wedia unterstützt Sie gerne bei der Entwicklung maßgeschneiderter Integrationen, die alle Arbeitsabläufe Ihrer Teams unterstützen. 

Wichtige Erkenntnisse

• Die Zielausrichtung stellt sicher, dass Ihre Migration direkt zur Erreichung der globalen Umsatz- und Produktivitätsziele beiträgt.
• Umfassende Bestandsprüfungen verhindern kostspielige Duplikate, bevor diese in Ihr neues zentralisiertes System gelangen.
• Skalierbare Taxonomien und standardisierte Metadaten-Frameworks garantieren eine sofortige Auffindbarkeit von Assets.
• Rollenbasierte Berechtigungen schützen die Markenintegrität und ermöglichen es lokalen Teams gleichzeitig, schnell zu handeln.
• Headless-Architektur und offene APIs ermöglichen eine nahtlose Integration über Ihren gesamten Marketing-Stack hinweg.

Häufig gestellte Fragen

F: Was ist eine „ digital asset management “-Migration?A: Eine Migration ist der strategische Prozess der Verlagerung digitaler Dateien, Metadaten und Arbeitsabläufe von veralteten Speichersystemen auf eine zentralisierte, spezialisierte Plattform. Dazu gehören die Überprüfung bestehender Inhalte, die Definition einer neuen Taxonomie und die sichere Übertragung der Daten. Eine erfolgreiche Migration schafft eine einzige zuverlässige Informationsquelle für alle Markenmedien.

F: Wie lange dauert eine Migration von „ digital asset management “?A: Der Zeitrahmen hängt vollständig vom Umfang der Assets, der Komplexität der Metadaten und der Anzahl der erforderlichen Integrationen ab. Kleinere Umstellungen können einige Wochen dauern, während umfangreiche Unternehmensmigrationen mehrere Monate in Anspruch nehmen können. Die Zusammenarbeit mit einem engagierten Customer-Success-Team stellt sicher, dass die Bereitstellung im Zeitplan bleibt.

F: Warum sind Metadaten bei einer Migration wichtig?A: Metadaten liefern die beschreibenden Tags und den operativen Kontext, die Assets durchsuchbar machen. Ohne ein striktes Metadaten-Framework werden große Medienbibliotheken schnell zu unüberschaubaren Archiven. Durch eine ordnungsgemäße Metadatenzuordnung können Teams Inhalte sofort nach Kampagne, Nutzungsrechten oder Produktlinie filtern.

F: Wie gehen wir mit doppelten Assets um, wenn wir auf ein neues System umsteigen?A: Unternehmen sollten alle Assets in einer Staging-Umgebung konsolidieren, bevor die offizielle Migration beginnt. Fortschrittliche Plattformen wie Wedia nutzen künstliche Intelligenz, um doppelte Bilder und Videos zu erkennen und zu markieren. Dadurch wird verhindert, dass redundante Dateien das neue System überladen, und die Gesamtspeicherkosten werden reduziert.

F: Kann eine neue Plattform in unsere bestehenden Marketing-Tools integriert werden?A: Ja. Moderne Plattformen basieren auf einem API-First-Ansatz, um sich nahtlos mit Ihren bestehenden Content-Management-Systemen und Produktinformationsdatenbanken zu verbinden. Diese Headless-Architektur sorgt dafür, dass Assets ohne manuelle Eingriffe reibungslos über Ihre gesamte digitale Lieferkette fließen.

F: Welche Rolle spielt künstliche Intelligenz bei der Migration von Inhalten?A: Künstliche Intelligenz reduziert den manuellen Aufwand für die Organisation neuer Bibliotheken erheblich. KI-Algorithmen können automatisch beschreibende Bildunterschriften generieren, Objekte erkennen und Text aus Bildern extrahieren. Diese automatisierte Verschlagwortung beschleunigt den Onboarding-Prozess und verbessert sofort die Suchgenauigkeit.

F: Wie stellen wir nach einer Migration eine hohe Benutzerakzeptanz sicher?A: Eine hohe Akzeptanz hängt von intuitiven Benutzeroberflächen und logischen Taxonomien ab, die die tatsächliche Arbeitsweise Ihrer Teams widerspiegeln. Durch die frühzeitige Einbindung wichtiger Stakeholder in die Planungsphase wird sichergestellt, dass das System echte operative Probleme löst. Umfassende Schulungen und engagierte Abteilungsadministratoren sichern darüber hinaus das langfristige Engagement.

F: Wie hoch ist die erwartete Kapitalrendite für eine neue Plattform?A: Ein ordnungsgemäß implementiertes System schafft sofortigen Mehrwert, indem es den Nacharbeitsaufwand für Agenturen reduziert, die Markteinführungszeit verkürzt und die Speicherkosten senkt. Unternehmen verzeichnen in der Regel eine Amortisationszeit von weniger als sechs Monaten. Lyvio-Kunden berichten regelmäßig von enormen Effizienzsteigerungen und einer Kapitalrendite von über 400 %.

Fazit

Die Durchführung einer reibungslosen Migration von „ digital asset management “ erfordert eine sorgfältige Planung, saubere Daten und eine skalierbare Taxonomie. Indem sie die Migration als strategische Geschäftsinitiative und nicht als bloße IT-Umstellung betrachten, können globale Marken enorme Effizienzsteigerungen erzielen. Eine strukturierte Umsetzung stellt sicher, dass Ihre Content-Lieferkette bestens darauf vorbereitet ist, den hyperpersonalisierten Anforderungen des Jahres 2026 gerecht zu werden.

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