Warum benutzerfreundliche DAM-Systeme für Teams mit unterschiedlichen Qualifikationsniveaus unerlässlich sind

Digital Asset Management (DAM)-Plattformen sind die zentralen Knotenpunkte, auf denen Unternehmen ihre digitalen Inhalte (von Marketingbildern und -videos bis hin zu Dokumenten und Markenwerten) speichern, organisieren und verteilen. Ein DAM-System ist jedoch nur so wertvoll wie die Fähigkeit (und Bereitschaft) seiner Benutzer:innen, es zu nutzen. 

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Digital Asset Management-Systeme sollen das Chaos bei den Inhalten beseitigen. Aber was passiert, wenn das System selbst zu komplex ist? Dann entsteht für Benutzer:innen eine neue Art von Chaos. 

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Ein schlecht konzipiertes DAM, das Benutzer:innen verwirrt oder frustriert, kann zu einer geringen Akzeptanz führen und die Vorteile des Systems zunichte machen. Mitarbeitende und andere Endbenutzer akzeptieren keine Tools und Workflows, die ihnen das Leben nicht erleichtern. Eine McKinsey-Studie ergab, dass etwa 70 % der Bemühungen um die Einführung von Unternehmenssoftware scheitern. Wenn das Hochladen, Markieren oder Abrufen von Assets schwierig ist, werden viele Benutzer:innen das DAM meiden oder auf alte Methoden (wie gemeinsam genutzte Laufwerke oder E-Mail) zurückgreifen. Das Ergebnis: Assets bleiben verstreut und werden nicht ausreichend genutzt und das Unternehmen erkennt den Wert seiner DAM-Investition nicht.

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Nicht alle DAMs sind in Bezug auf die Benutzerfreundlichkeit gleich. Und für Teams, die aus Nutzer:innen mit unterschiedlichen Fähigkeiten bestehen, ist ein intuitives Design wichtig. 

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Aber was bedeutet intuitiv in der Praxis? 

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Es bedeutet, dass ein Benutzer, der sich zum ersten Mal anmeldet, sofort versteht, wie er die wichtigsten Aufgaben ausführen kann - sei es die Suche nach einem Asset, das Herunterladen einer Datei oder das Hochladen neuer Inhalte - ohne langwierige Schulung. Die Benutzeroberfläche sollte Benutzer:innen auf natürliche Weise führen, mit einer klaren Navigation und minimalen Klicks. Ein intuitives, benutzerfreundliches DAM-System ist kein Nice-to-have, sondern eine wesentliche Voraussetzung. Im weiteren Verlauf dieses Artikels werden wir sehen, warum benutzerfreundliche DAM-Systeme wie das von Wedia für Teams mit unterschiedlichen Qualifikationsniveaus unerlässlich sind.

Los geht's!

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Schnelles Onboarding und breite Akzeptanz für jeden Nutzer

Einer der unmittelbaren Vorteile eines benutzerfreundlichen DAM ist die kürzere Einarbeitungszeit. 

Wenn ein DAM-System intuitiv ist, können sich neue Benutzer:innen (auch solche mit begrenzten technischen Kenntnissen) mit minimaler formaler Schulung schnell zurechtfinden. Dies ist wichtig, wenn ein DAM-System für große Teams oder mehrere Abteilungen eingeführt werden soll. Ein langwieriger, komplexer Schulungsprozess kostet nicht nur Zeit und Geld, sondern kann auch vielbeschäftigte Mitarbeiter:innen davon abhalten, das neue Tool anzunehmen. Andererseits lädt eine intuitive Benutzeroberfläche zum Eintauchen und Erforschen ein, wodurch die Lernkurve beschleunigt wird.

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Die Plattform von Wedia wurde so konzipiert, dass sie ein schnelles Onboarding ermöglicht und von Anfang an hohe Akzeptanzraten fördert. Sie befähigt Teams, effizienter zu arbeiten. 

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Eine durchschnittliche DAM-Implementierung kann mehrere Monate dauern, in denen die Anpassung des Systems an die Bedürfnisse des Unternehmens und die Schulung der Benutzer:innen die Hauptaufgaben darstellen. Wedia macht den Prozess nahtlos, nicht nur durch das Softwaredesign, sondern auch durch umfassende Unterstützung bei der Einarbeitung. 

Wenn ein neuer Kunde Wedia implementiert, wird er von einem engagierten Expertenteam dabei unterstützt, das System für seine spezifischen Arbeitsabläufe zu konfigurieren und eine effektive Benutzerschulung sicherzustellen. Durch die Anpassung des DAM an die Struktur des Unternehmens (z. B. die Einrichtung relevanter Metadaten, Benutzerrollen und Berechtigungen von Anfang an) und die Spiegelung vertrauter Prozesse hilft Wedia neuen Benutzern, sich im System zurechtzufinden.

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Das Ergebnis einer schnellen, effektiven Einarbeitung und einer intuitiven Benutzeroberfläche ist eine breite Akzeptanz in allen Abteilungen. 

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Eine hohe Akzeptanz ist wichtig, da der Wert eines DAM mit jedem zusätzlichen aktiven Benutzer steigt (mehr Assets werden ordnungsgemäß gekennzeichnet und hochgeladen, mehr Inhalte werden wiederverwendet statt neu erfunden usw.). 

Das bedeutet auch, dass sich die Investition in DAM für das Unternehmen schneller auszahlt. Eine Studie von Forrester Consulting über das DAM von Wedia ergab, dass Kund:innen eine Amortisierung in weniger als 6 Monaten erreichten und innerhalb von drei Jahren einen ROI von 434 % verzeichneten. Diese Ergebnisse wären ohne eine breite Benutzerakzeptanz unmöglich.

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Zur Veranschaulichung: Volvo Car France musste über 115 Autohäusern im ganzen Land Marketingmaterial zur Verfügung stellen. Diese Händler sind keine Marketingsoftware-Experten. Sie sind vielbeschäftigte Vertriebs- und Marketingexpert:innen, die sich auf den Verkauf von Autos konzentrieren, doch sie brauchten eine Möglichkeit, auf die Marketingmaterialien von Volvo zuzugreifen und sie für den lokalen Gebrauch anzupassen. Volvo Car France suchte speziell nach einer "benutzerfreundlichen, leistungsstarken und integrierten Plattform", die als Self-Service-Hub für das Händlernetz dienen sollte. Die Wahl fiel auf das DAM von Wedia. 

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Mit Wedia war Volvo in der Lage, eine große Anzahl von Händlern schnell einzubinden und ihnen eine intuitive Schnittstelle zur Verfügung zu stellen, um die neuesten Markeninhalte zu finden und Marketingmaterialien anzupassen. 

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"Die Wedia-Lösung hat sich für unsere Autohäuser als sehr wertvoll erwiesen, denn sie können Druck- und E-Mail-Vorlagen problemlos und völlig autonom abrufen und personalisieren. "

Marketing- und Kommunikationsmanager,
Volvo Car France

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Die Tatsache, dass Wedia bei einer so verteilten, nicht technisch versierten Benutzergruppe eingeführt werden konnte und deren Bedürfnisse erfüllt, unterstreicht die Benutzerfreundlichkeit des Systems. Die Händler haben das neue System angenommen, weil es ihnen die Arbeit erleichtert.

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Produktivitätssteigerung durch Benutzerfreundlichkeit

Der vielleicht greifbarste Vorteil eines benutzerfreundlichen DAM ist der Produktivitätsschub, den es bietet. Wenn Teammitglieder schnell und mühelos Assets finden, abrufen und nutzen können, gewinnen sie unzählige Stunden zurück, die früher durch ineffiziente Asset-Suche und doppelte Arbeit verloren gingen. 

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Umgekehrt verschwenden Mitarbeiter:innen viel Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben, wenn ein DAM schlecht organisiert oder schwer zu benutzen ist. Eine Umfrage in der Branche ergab, dass 83 % der Mitarbeiter:innen schon einmal ein vorhandenes Asset neu erstellen mussten, weil sie es nicht finden konnten. Eine enorme Zeitverschwendung, die ein gutes DAM verhindern würde. Diese Zahl unterstreicht eine einfache Wahrheit: Wenn Mitarbeitende nicht leicht finden können, was sie in Ihrer Asset-Bibliothek benötigen, verlieren sie an Produktivität und erstellen aus Frustration möglicherweise Duplikate.

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Ein benutzerfreundliches DAM wie Wedia löst dieses Problem, indem es das Auffinden von Inhalten für alle schnell und mühelos macht. Das DAM von Wedia bietet leistungsstarke Such- und Filterfunktionen. Die Suchmaschine unterstützt Volltext- und Metadatenabfragen mit Autovervollständigung, um während der Eingabe Übereinstimmungen vorzuschlagen. Benutzer:innen können die Suchergebnisse mit Hilfe von Filtern (z. B. Dateityp, Produktlinie, Kampagne, Datum) über ein praktisches Filterfeld verfeinern. 

Wedia nutzt auch künstliche Intelligenz für die automatische Verschlagwortung und verbesserte Suche. 

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Als Teil des DAM + KI-Moduls von Wedia kann das System eingehende Assets automatisch analysieren, um Objekte in Bildern zu identifizieren. Das System transkribiert auch Text in Bildern oder Videos über OCR, erkennt Gesichter und schließt sogar auf Attribute wie Alter oder Emotionen und generiert dann Metadaten-Tags aus dieser Analyse. 

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Selbst wenn ein Nutzer einen Stapel Fotos hochlädt und diese nicht manuell verschlagwortet, kann Wedia diese Assets mit nützlichen Schlüsselwörtern anreichern (z. B. "Auto", "Outdoor", "lächelnde Person" usw.) und sie durchsuchbar machen. Der Vorteil ist, dass Nutzer:innen das Gesuchte schneller finden können, da das DAM reichhaltig indexiert ist, ohne sich ausschließlich auf die manuelle Verschlagwortung zu verlassen. Benutzer:innen können ein natürliches Schlüsselwort eingeben, und das System zeigt dank KI-generierter Tags und Beschreibungen relevante Assets an.

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Dieses einfache Auffinden von Assets wirk sich auf die Produktivität aus. Anstatt 20-30 Minuten damit zu verbringen, sich durch Netzwerkordner zu wühlen oder darauf zu warten, dass ein Kollege eine Datei schickt, kann ein Mitarbeiter das benötigte Asset in Sekundenschnelle über die Wedia-Suche abrufen. Multiplizieren Sie diese Zeitersparnis mit Hunderten von Suchvorgängen pro Woche, und die gewonnenen Stunden sind beträchtlich. 

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Die Kund:innen von Wedia haben diese Gewinne quantifiziert. In der Forrester-Studie zu den wirtschaftlichen Auswirkungen von Wedias DAM berichtete ein Unternehmen, dass vor Wedia 500 seiner Marketingmitarbeitenden etwa 50 % ihrer Zeit mit der Verwaltung oder Suche nach visuellen Assets verbrachten. Mit Wedia sank dieser Anteil auf nur noch 5 % ihrer Zeit. 

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Mit anderen Worten: Was früher die Hälfte des Tages eines Marketingspezialisten in Anspruch nahm (Suchen, Bearbeiten von Dateien usw.), wurde zu einer nahezu trivialen Aufgabe, wodurch 45 % der Zeit für wertvollere Aufgaben frei wurde. Das entspricht einer Verringerung des Zeitaufwands für die Bestandsverwaltung um 90 %. Diese Art von dramatischer Effizienzsteigerung ist nur möglich, wenn das DAM nicht nur eingesetzt wird, sondern vom Team mit Begeisterung genutzt wird, weil es ihnen den Alltag erleichtert.

All diese Faktoren führen dazu, dass Benutzer:innen viel weniger Zeit mit administrativen Aufgaben wie dem Suchen, Organisieren oder Übertragen von Dateien verbringen und viel mehr Zeit für kreative, strategische Arbeit haben. Marketingexpert:innen können sich auf die Entwicklung von Kampagnen, Designer auf die Gestaltung und Vertriebsmitarbeitende auf den Verkauf konzentrieren. 

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Optimierte Zusammenarbeit und Genehmigungsworkflows

Ein weiterer Bereich, in dem sich ein benutzerfreundliches DAM als unverzichtbar erweist, ist die Zusammenarbeit im Team und der Prozess der Inhaltsgenehmigung. Die Erstellung und Nutzung digitaler Inhalte ist selten ein Einzelprojekt. Es umfasst in der Regel mehrere Beteiligte aus verschiedenen Abteilungen. Wenn die Funktionen des DAM für die Zusammenarbeit oder den Workflow schwer zu bedienen sind, könnten sich diese Beteiligten (vor allem die technisch weniger versierten) aus dem Prozess zurückziehen, was zu Engpässen oder Arbeiten außerhalb der Plattform führt. Wedia löst dieses Problem durch die Bereitstellung intuitiver, integrierter Kollaborations- und Workflow-Tools, die dafür sorgen, dass alle Beteiligten eingebunden und synchronisiert werden.

In vielen Unternehmen umfasst der Lebenszyklus eines Assets  Phasen wie Entwurfserstellung, Überprüfung/Feedback, Überarbeitung, Genehmigung durch einen Manager oder die Rechtsabteilung und schließlich Veröffentlichung/Verbreitung. Das DAM von Wedia umfasst ein Modul für den kreativen Workflow, mit dem diese Phasen nahtlos verwaltet werden können. Es ist so konzipiert, dass es für Teammitglieder leicht zu bedienen ist, selbst wenn sie keine Spezialisten für Projektmanagement-Tools sind. 

Wenn beispielsweise neue Assets in Wedia hochgeladen werden, können Teammitglieder benachrichtigt werden, um sie zu prüfen. Wedia ermöglicht es Nutzer:innen, durch Kommentare und Anmerkungen direkt auf den Assets zusammenzuarbeiten, ähnlich wie bei bekannten Tools für die Zusammenarbeit in sozialen Medien oder Dokumenten. Ein Marketer kann in Wedia auf ein Bild oder ein Video klicken und einen Kommentar oder eine Anmerkung an einer bestimmten Stelle hinzufügen (bei Videos sogar an einem bestimmten Frame in der Zeitleiste), um Feedback zu geben. Nutzer:innen können Kolleg:innen in den Kommentaren mit @mention versehen, um sie über Vorschläge oder erforderliche Änderungen zu informieren. 

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Dies alles geschieht innerhalb der DAM-Schnittstelle. Es besteht keine Notwendigkeit für externe E-Mail-Threads oder das Herunterladen von Dateien, um diese in einer separaten Software zu markieren. Da die Schnittstelle für die Kommentierung einfach ist, kann auch ein Nicht-Designer, z. B. ein Produktmanager, problemlos Beiträge zum Entwurf eines Assets liefern.

Durch die benutzerfreundliche Gestaltung der Zusammenarbeit und der Genehmigungen reduziert Wedia die Zeit, die Projekte in der Schwebe verbringen, und verhindert Fehlkommunikation. Alle Kommentare und Entscheidungen werden an einer Stelle nachverfolgt, was die Transparenz erhöht. Die Teammitglieder wissen immer, welchen Status ein Asset hat (ob es sich in der Prüfung befindet, ob Änderungen erforderlich sind oder ob es genehmigt wurde), denn mit Wedia können Sie den Asset-Status definieren und anzeigen. Diese Klarheit ist entscheidend, wenn mehrere Abteilungen beteiligt sind. 

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Die Zusammenarbeit beschränkt sich auch nicht auf das eigene Unternehmen. Viele Unternehmen arbeiten bei der Erstellung und Verteilung von Inhalten mit externen Agenturen, Freiberuflern oder Partner:innen zusammen. Ein benutzerfreundliches DAM erleichtert die Zusammenarbeit auch mit diesen externen Parteien. 

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Ermöglicht verteilten Teams Self-Service

Für Unternehmen, die in mehreren Regionen tätig sind oder über dezentrale Teams verfügen (Franchisenetzwerke, lokale Niederlassungen, Außendienstmitarbeiter usw.), kann die Sicherstellung eines konsistenten und dennoch lokal relevanten Marketings eine große Herausforderung darstellen. Oftmals werden von der zentralen Marketingabteilung Materialien erstellt, die von den lokalen Teams angepasst oder verändert werden müssen. Diese lokalen Teams verfügen möglicherweise nicht über internes Design-Know-how oder fortgeschrittene technische Fähigkeiten, so dass die ihnen zur Verfügung gestellten Tools einfach zu bedienen sein müssen. Hier kommen die Distributed-Marketing-Funktionen von Wedia ins Spiel. Sie ermöglichen die Bereitstellung relevanter, lokalisierter Inhalte unter Wahrung der Markenkonsistenz.

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Das Distributed-Marketing-Modul von Wedia ermöglicht im Wesentlichen die Erstellung intelligenter Vorlagen, die lokale Teams über eine intuitive Weboberfläche bearbeiten können. Stellen Sie es sich als integriertes Template- und Web-to-Print-System vor, das in das DAM integriert ist. 

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Und so funktioniert's: Ein zentrales Designteam erstellt Master-Vorlagen für gängige Marketingmaterialien - zum Beispiel ein Broschürenlayout, ein Poster, eine Grafik für soziale Medien, eine Visitenkarte usw. Diese Vorlagen legen fest, welche Elemente gesperrt (nicht editierbar) und welche variabel sind. Sie können z. B. Logos, Kernmarkenfarben oder rechtliche Hinweise sperren, während Textblöcke oder Bilder für die Lokalisierung geändert werden können. Sobald diese Vorlagen in Wedia hochgeladen und genehmigt wurden, stehen sie in einer Vorlagenbibliothek für verteilte Benutzer:innen zur Verfügung.

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Jetzt kann sich ein lokaler Benutzer (z. B. eine Marketingkoordinatorin in einer regionalen Niederlassung) bei Wedia anmelden und diese Vorlagen verwenden, um in nur wenigen Schritten ein lokalisiertes Asset zu erstellen. Wichtig ist, dass lokale Nutzer zwar diese Freiheit haben, die Vorlagen jedoch im Hintergrund die Markenvorgaben durchsetzen. Unternehmen, die die Distributed-Marketing-Funktionen von Wedia nutzen, können ihre Kampagnen in den lokalen Märkten schneller einführen, da sie nicht mehr für jede Anpassung mit den zentralen Teams in Kontakt treten müssen.

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Sind Sie bereit, Ihr Team zu stärken?

Die Investition in ein Digital Asset Management-System ist für mittlere und große Unternehmen nicht mehr optional. Es ist ein grundlegender Bestandteil der Marketing- und Branding-Infrastruktur. Wie wir jedoch bereits festgestellt haben, wird der wahre Wert eines DAM-Systems erst dann realisiert, wenn es von allen Mitarbeitenden, die es nutzen müssen, angenommen wird. Das bedeutet, dass das DAM-System so benutzerfreundlich sein muss, dass es von Teams mit unterschiedlichen Qualifikationsniveaus genutzt werden kann. Vom hochtechnischen Designer bis hin zur nicht-technischen Vertriebsmitarbeiterin sollte jeder das DAM als zugänglich und nützlich empfinden. Wenn dies erreicht wird, führt dies zu einer schnelleren Einarbeitung, einer höheren Akzeptanz, einer gesteigerten Produktivität, einer verbesserten Zusammenarbeit und einer konsistenteren und effektiveren Nutzung von Inhalten im gesamten Unternehmen.

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Mit der Wahl einer benutzerfreundlichen Plattform wie Wedia investieren Unternehmen nicht nur in Software, sondern auch in den Erfolg und die Befähigung ihrer Mitarbeitenden. Das DAM wird zu einem Tool, das jeder nutzt. Das Ergebnis sind konsistente, wirkungsvolle Inhalte, die schneller und mit weniger Reibungsverlusten auf den Markt kommen. Wenn Sie mehr über die Angebote von Wedia erfahren möchten, vereinbaren Sie eine 1:1-Demo mit uns.

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Häufig gestellte Fragen

1. Was macht ein Digital Asset Management (DAM)-System benutzerfreundlich?

Ein benutzerfreundliches DAM-System bietet eine intuitive Navigation, minimale Schulungsanforderungen, eine leistungsstarke Suche und automatisierte Funktionen wie die automatische KI-Kennzeichnung. Es ermöglicht Erstnutzer:innen, schnell und ohne Frustration Assets hochzuladen, zu finden und zu teilen.

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2. Warum ist Benutzerfreundlichkeit in einem DAM-System wichtig?

Wenn Mitarbeitende ein DAM-System zu komplex finden, sinken die Akzeptanzraten. Eine geringe Akzeptanz bedeutet, dass Assets verstreut, ungenutzt oder doppelt vorhanden sind - mit negativen Auswirkungen auf die Produktivität und den ROI von Digital Asset Management.

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3. Wie kann ein benutzerfreundliches DAM den ROI verbessern?

Eine hohe Benutzerfreundlichkeit führt zu einer schnelleren Einführung, einer höheren Akzeptanz und weniger doppelten Assets. Laut der TEI-Studie von Forrester konnten Unternehmen mit dem DAM von Wedia eine Amortisierung in weniger als sechs Monaten und einen ROI von 434 % innerhalb von drei Jahren erzielen.

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4. Kann ein DAM-System bei Distributed Marketing und der Einhaltung von Markenvorschriften helfen?

Ja. Eine moderne DAM-Plattform wie Wedia bietet Distributed-Marketing-Tools mit intelligenten Vorlagen. Diese Vorlagen stellen sicher, dass lokale Teams Inhalte anpassen können und dabei die Markenkonsistenz, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Omnichannel-Lieferstandards wahren.

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5. Was sind die Vorteile von KI-gesteuerten DAM-Funktionen?

KI-Autotagging, Metadatenanreicherung und DAM-Analysen machen Inhalte einfacher zu finden und zu messen. Dies reduziert die Zeitverschwendung bei der Suche nach Assets und bietet Einblicke in die Leistung von Inhalten über verschiedene Kanäle hinweg.

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