DAM, das ideale Medium für einen effizienten Arbeitsablauf und eine effiziente Zusammenarbeit

Die Entwicklung von Inhalten bis hin zur Validierung vereinfachen, die Rückverfolgbarkeit der Versionen gewährleisten … Ein effizienter Workflow für „ DAM “ ist das Ergebnis einer gelungenen Kombination aus nahtloser Zusammenarbeit und gut gesteuerten Prozessen.

Die Einführung eines DAM wirft viele Diskussionsthemen auf, von denen einige mehr Aufmerksamkeit auf sich ziehen als andere.

‍

Dies gilt insbesondere für Prozesse zur Überprüfung und Freigabe von Assets: die berühmten „DAM “-Workflows. Welche Schritte umfasst der Workflow? Wer sollte daran beteiligt sein? Wie findet man das richtige Gleichgewicht zwischen Kontrolle und Zusammenarbeit? Das sind Fragen, denen sich keine Organisation entziehen kann, die an einem „ DAM “-Projekt beteiligt ist.

„In der Praxis stellen sich unsere Kunden oft zu komplexe Szenarien vor“, bemerkt Sébastien Bardoz, Vice President Sales and Operations bei Wedia für Nordamerika. „Zum Beispiel Kreativ-Briefings, die zu viele Details erfordern, oder Validierungsschritte, die zu fragmentiert sind und den Beteiligten zusätzliche Arbeit verursachen. Daher ist es nicht ungewöhnlich, dass wir sechs Monate nach der ersten Implementierung Anfragen zur Vereinfachung erhalten. Aus diesem Grund ist es unser Ziel, von Anfang an einfache, aber effiziente Arbeitsabläufe für das „ DAM “ anzubieten.“

‍

Die Teams von Wedia raten daher von der Validierung durch namentlich benannte Personen ab, da dies zu Mechanismen zur Übertragung von Rechten (beispielsweise bei Urlaubsanträgen) führt.„Dies führt zu einer Komplexität, die sich im Laufe der Zeit nicht immer leicht kontrollieren lässt. Wir ziehen es vor, bei einem rollenbasierten Ansatz zu bleiben, der einfacher zu verwalten ist. DAM Arbeitsabläufe sind selten in Stein gemeißelt, und Änderungen sind jederzeit möglich. Es liegt daher im Interesse aller, die Abläufe einfach und verständlich zu halten und sie weiterzuentwickeln.“

‍

DAM Workflows lösen eine Kettenreaktion aus 

Ein weiterer Grund, sich für einfache, übersichtliche Arbeitsabläufe einzusetzen, sind die Wechselbeziehungen zwischen dem „ DAM “ und dem übrigen Informationssystem. Das „ DAM “ ist keine isolierte Insel: Es kann und muss mit einem CMS (Content Management System), einem CDN (Content Delivery Network), einem CRM (Customer Relationship Management), einem PIM (Product Information Management) und so weiter interagieren. Wenn sich der Status eines Assets (eines Bildes, eines Videos usw.) während des Workflows ändert, kann das „ DAM “ eine Kettenreaktion im restlichen Informationssystem auslösen.

‍

"DAM„Workflows lösen eine ganze Kette von mehr oder weniger technischen Vorgängen aus, um die sich die Nutzer keine Gedanken machen sollten. Das ist einer der Gründe, warum wir es vorziehen, den Nutzern nicht die Möglichkeit zu geben, Workflows direkt zu ändern“, betont Sébastien Bardoz. „Es ist unerlässlich, dass jede Änderungsanforderung sorgfältig analysiert und ihre Auswirkungen untersucht werden, um mögliche Kettenreaktionen abzuschätzen.“

‍

DAM Workflows gewährleisten die Rückverfolgbarkeit

Ein effizienter DAM -Workflow zeichnet sich im Alltag dadurch aus, dass er die Zusammenarbeit optimiert und gleichzeitig die Kontrolle gewährleistet.„Unsere Kunden möchten problemlos gemeinsam an Assets arbeiten, aber auch den Überblick über alle Versionen behalten, bis diese validiert sind. Diese Rückverfolgbarkeit ist für Unternehmen, die in regulierten Märkten tätig sind, von entscheidender Bedeutung“, betont Sébastien Bardoz.

‍

Dies gilt natürlich für Finanzinstitute (Banken, Versicherungen), aber nicht nur. Vom Einzelhandel über die pharmazeutische Industrie bis hin zu Kosmetikherstellern unterliegen viele Sektoren heute Vorschriften, die zu Einschränkungen bei der Rückverfolgbarkeit führen.

‍

"Für bestimmte Organisationen, die strengen Vorschriften unterliegen, stellen wir sogar sicher, dass das Team, das für die rechtliche Validierung zuständig ist, einen eigenen Workflow für ein Asset hat", erklärt Sébastien Bardoz. "Ein Arbeitsablauf, der nur für dieses Teambestimmt ist". In jedem Fall erwarten die Unternehmen, dass sie diese Historisierung des Austauschs und der Versionen nutzen können, um im Falle eines Audits oder bei der Entdeckung von Anomalien so genannte "vollstreckbare" Dateien zu erstellen, die somit als Beweis dienen.

‍

DAM Die Arbeitsabläufe sind auf eine zügige Zusammenarbeit ausgelegt

Über die Steuerelemente hinaus muss die Zusammenarbeit im Rahmen des Workflows eine schnelle und präzise Iteration gewährleisten. Zu diesem Zweck reicht es nicht immer aus, Assets lediglich mit Kommentaren zu versehen, insbesondere bei visuellen und audiovisuellen Inhalten. Oft ist es produktiver, direkt auf ein Bild zu zeichnen, um die vorzunehmenden Änderungen zu markieren. Ein „ DAM “ wie das von Lyvio hilft den Nutzern zudem dabei, zwei Bildversionen miteinander zu vergleichen, indem sie einen Schieberegler oder einen Overlay-Mechanismus verwenden.

‍

Diese Funktionen sind kein Luxus, insbesondere für Unternehmen – beispielsweise im Einzelhandel –, die große Mengen an Bildmaterial verwalten. In solchen Fällen muss alles getan werden, um einen zügigen Arbeitsablauf zu gewährleisten. Zudem verlangen immer mehr Kunden, dass zwischen der Aufnahme eines Produkts und dessen Hochladen auf eine Website möglichst wenig Zeit vergeht. Auf diese Weise lässt sich die Effizienz des Arbeitsablaufs unter DAM überprüfen.

‍

Automatisierungen und Benachrichtigungen mit eingebettetem CTA

„Um diese Geschwindigkeit zu gewährleisten, können wir bestimmte Aufgaben automatisieren, beispielsweise die Überprüfung, ob Inhalte den technischen Anforderungen wie Dateigröße, Bildauflösung usw. entsprechen. Unser Tool „ DAM “ kann zudem ähnliche Dateien erkennen, um Duplikate zu vermeiden und den Nutzern die Arbeit zu ersparen, bereits Erstelltes wieder zu bereinigen!“

‍

Ein praktischer Tipp: Benachrichtigen Sie die Nutzer, wenn ihr Beitrag erwartet wird. Das können Sie ganz einfach hier erledigen: per Benachrichtigung innerhalb von „ DAM “, über eine kollaborative Lösung eines Drittanbieters sowie per E-Mail – mit dem zu validierenden Bildmaterial und einer Schaltfläche zum Akzeptieren oder Ablehnen. Ein einfacher Call-to-Action (CTA), der einen reibungslosen Arbeitsablauf gewährleistet, der sich nahtlos in den Alltag einfügt.

‍