Die wichtigsten Schritte für ein erfolgreiches DAM-Migrationsprojekt

Digital Asset Management (DAM) ist ein Tool, mit dem Unternehmen ihre digitalen Bestände effizient speichern, organisieren, verwalten und gemeinsam nutzen können. Zu diesen Assets können Bilder, Videos, 3D, Dokumente usw. gehören. Der richtige Einsatz eines DAM-Systems ermöglicht es einem Unternehmen, Zeit zu sparen, effizienter zusammenzuarbeiten, Fehler zu reduzieren und Konsistenz über mehrere Plattformen hinweg zu gewährleisten.

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Um jedoch mit dem Digital Asset Management zu beginnen, müssen Unternehmen ihre digitalen Assets in ein DAM-System migrieren. Abgesehen von neuen Nutzer:innen kann ein Unternehmen verschiedene Gründe für die Migration seiner Assets auf ein neues DAM-System haben. Ein häufiger Grund ist, dass das derzeitige System unzureichend ist und die Produktivität und Effizienz des Teams beeinträchtigt. 

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Aus welchem Grund auch immer, die Migration von Assets in ein DAM-System oder von einem alten in ein neues System erfordert eine angemessene Planung und Ausführung, um sicherzustellen, dass keine Assets oder Daten verloren gehen. Mit einer gut geplanten Migration digitaler Assets können Unternehmen die Skalierbarkeit und Effizienz ihrer Prozesse erheblich steigern.

In diesem Artikel werden die wichtigsten Schritte für eine erfolgreiche DAM-Migration ausführlich beschrieben. 

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Fangen wir an.

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1. Definieren Sie Ziele und Vorgaben

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Die Definition Ihrer Ziele ist entscheidend für den Erfolg Ihres DAM-Migrationsprojekts. Sie helfen Ihnen, die Richtung und den Ton für das Projekt festzulegen, damit alle in Ihrem Team auf derselben Seite stehen. Die Festlegung von Zielen hilft Ihnen auch, den Erfolg des Projekts nach Abschluss zu messen. 

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Hier sind einige Fragen, die Ihnen helfen sollen, Ihre Ziele zu definieren:

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• Möchten Sie die Benutzerfreundlichkeit verbessern? Dann könnte Ihr Ziel darin bestehen, ein benutzerfreundlicheres DAM-System als Ihr derzeitiges zu finden. Ein System mit verbesserter Benutzerfreundlichkeit und Schnittstelle.
• Möchten Sie Ihre Effizienz steigern? Dann sollten Sie DAM-Systemen den Vorzug geben, die Prozesse wie die Organisation oder das Abrufen von digitalen Assets automatisieren und eine effizientere Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen ermöglichen. 
• Möchten Sie Ihre Betriebskosten senken? Sie können nach einem neuen System suchen, das kostengünstig ist und Lizenzgebühren, IT-Overhead und teure Integrationen reduziert oder eliminiert.
• Arbeiten Sie mit einer Vielzahl von Business Tools? Dann müssen Sie ein DAM-System finden, das sich nahtlos in die anderen von Ihrem Unternehmen verwendeten Tools wie ERPs, CRMs, E-Commerce-Plattformen usw. integrieren lässt.
• Hatten Sie Probleme mit der Gewährleistung der Datenintegrität und -sicherheit? Ihr Ziel ist es, ein DAM-System zu wählen, das den Datenschutz, die Vertraulichkeit und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie HIPPA oder DSGVO gewährleistet.

Indem Sie Ihre Ziele definieren, können Sie sicherstellen, dass Ihr DAM-Migrationsprojekt den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht und einen langfristigen Nutzen für Ihr Unternehmen bringt. 

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2. Eine Bewertung des aktuellen DAM-Systems durchführen 

Die Durchführung einer Bewertung hilft Ihnen, die Stärken und Schwächen Ihres derzeitigen DAM-Systems zu ermitteln. Wenn Sie dies wissen, können Sie die wichtigsten Anforderungen für das neue System definieren.

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Im Folgenden werden die Schritte beschrieben, die bei der Bewertung des aktuellen DAM-Systems zu beachten sind:

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• Sammeln Sie Informationen: Sammeln Sie Informationen über die Nutzung und Rückmeldungen oder Bedenken von IT-Mitarbeitenden, die das System warten, und von Ihren Benutzer:innen.
• Überprüfen Sie Ihre Datenintegrität: Beurteilen Sie, wie Ihr derzeitiges System Datenintegrität, Datenschutz, Sicherheit und Datensicherung handhabt. 
• Überprüfung der aktuellen Prozesse: Analysieren Sie, wie das derzeitige System die Aufnahme digitaler Bestände, die Kennzeichnung von Metadaten, Arbeitsabläufe, die Zusammenarbeit und die Verteilung von Beständen handhabt.
• Bewerten Sie die Skalierbarkeit und Leistung des Systems: Prüfen Sie, wie gut Ihr aktuelles DAM-System bei großen Datenmengen oder bei der gleichzeitigen Nutzung durch mehrere Benutzer funktioniert. 
• Bewerten Sie die Integration: Bewerten Sie, wie gut Ihr DAM-System derzeit mit anderen Unternehmenssystemen und -tools integriert ist. Sie sollten auch den Automatisierungsgrad der Datenübertragung und die Fehlerfreiheit des Prozesses bewerten. 

Durch eine umfassende Überprüfung Ihres derzeitigen Systems können Sie die Schwachstellen in Ihrem Prozess ermitteln und die wichtigsten Anforderungen an ein neues DAM-System definieren.

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3. Wählen Sie ein neues DAM-System

Nachdem Sie nun das aktuelle DAM-System eingesehen haben und wissen, in welchen Bereichen Sie Verbesserungen vornehmen möchten, besteht der nächste Schritt in der Bewertung und Auswahl eines neuen Systems. Wir haben einen ausführlichen Leitfaden für die Auswahl der besten Digital Asset Management-Lösung für Ihr Unternehmen verfasst.

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4. Datenstruktur und Mapping festlegen 

Für eine effiziente Organisation Ihrer digitalen Bestände müssen Sie eine Datenstruktur und -zuordnung festlegen. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre digitalen Bestände korrekt organisiert, klassifiziert und mit Metadaten versehen sind. Außerdem wird der Zeitaufwand für das Abrufen digitaler Bestände und die Fehlerquote verringert.

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Die folgenden Schritte sind bei der Festlegung der Datenstruktur und des Mappings zu beachten:

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• Prüfen Sie Ihre Bestände und Dateiformate: Identifizieren Sie alle Ihre digitalen Bestände und kategorisieren Sie sie in Dateiformate. Bildbasierte Inhalte wie Fotos, Logos und Illustrationen können beispielsweise in die Dateiformate PNG, JPEG oder Photoshop eingeteilt werden. Zu den Rich-Media-Inhalten gehören Videos, 3D-Modelle, Animationen und 360-Grad-Bilder. Ihre Dateiformate können MP4, WAV, CAD oder MPEG sein.
• Bestimmen Sie Metadatenstandards: Finden Sie heraus, welche Kategorien und Tags für die Ablage der Assets in Ihrem alten DAM-System verwendet wurden. Dies erleichtert die Organisation von Datendateien und beschleunigt deren Abruf im neuen System.
• Analysieren und testen Sie die Datenzuordnung: Sie müssen die Unterschiede zwischen den Datenmodellen in Ihrem aktuellen und dem neuen System verstehen, um Kompatibilitätsprobleme während der Migration zu vermeiden. Wenn zum Beispiel die meisten Ihrer Dateien im MPEG-Format vorliegen, möchten Sie, dass Ihr neues DAM-System auch MPEG-Dateiformate unterstützt. 

Anhand dieser Schritte können Sie einen systematischen Plan für die Übertragung von Daten und Dateien aus dem alten System in das neue System entwickeln.

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5. Datenqualitäts- und Bereinigungsprüfungen durchführen

Die Durchführung von Datenqualitäts- und Bereinigungsprüfungen spart Ihnen auf lange Sicht viel Zeit und Ressourcen. Wenn Sie viele doppelte, ungenaue oder schlecht gekennzeichnete Daten haben, wird die Migration in Ihr neues System Ihren Arbeitsablauf verlangsamen, Ihre Datenbank auslasten und das Auffinden der gesuchten Assets erschweren. 

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Außerdem müssen Sie dafür sorgen, dass Ihre Daten durchgängig konsistent sind. Das bedeutet, dass Sie sicherstellen müssen, dass alle Ihre Identifikatoren, wie Metadaten und Dateinamen, richtig formatiert und standardisiert sind.

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Wenn Sie Ihre Daten vor der Migration bereinigen, sparen Sie Kosten und machen das Asset Management für Ihr Unternehmen effizienter.

6. Benutzerzugriff und Berechtigungen einrichten

Beim Digital Asset Management ist Kontrolle das A und O. Sie müssen die Kontrolle darüber behalten, wer Ihre digitalen Daten anzeigen, darauf zugreifen und sie bearbeiten kann. Der beste Weg, den Zugriff auf Ihre digitalen Assets zu kontrollieren, ist die Einrichtung von Benutzerzugriff und -berechtigungen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer Ihre Assets anzeigen und ändern können.

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Benutzerzugriff und -berechtigungen können auch zu Zwecken der Rechenschaftslegung verwendet werden. Mithilfe von Prüfpfaden und Berechtigungsprotokollen lässt sich überprüfen, wer wann auf welche Daten zugreift. Dies kann dazu beitragen, potenzielle Mängel zu erkennen und die Risiken eines unbefugten Datenzugriffs, einer Manipulation oder einer Löschung zu bewältigen.

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7. Führen Sie einen Pilotversuch mit einem ausgewählten Datensatz durch

Die Durchführung eines Pilottests hilft Ihnen, Probleme oder Fehler zu erkennen, die bei der eigentlichen Migration auftreten könnten. Durch das Testen eines Beispieldatensatzes erhalten Sie einen besseren Einblick, wie sich die Migration auf den Rest Ihrer Daten auswirken wird, wenn Sie diese in das neue DAM-System übertragen. Dies gibt Ihnen auch die Möglichkeit, notwendige Änderungen an Ihrem Migrationsplan vorzunehmen und Probleme zu vermeiden, die auftreten könnten, wenn Sie keine Tests durchgeführt hätten.

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Wenn der Pilottest Probleme oder Fehler aufdeckt, können Sie diese vor dem eigentlichen Migrationsprozess beheben, was Ihnen Zeit und Mühe erspart, die Probleme später zu beheben. Auf diese Weise wissen Sie, ob die Migration erfolgreich verlaufen wird, anstatt das Problem erst nach der eigentlichen Migration zu entdecken, was kostspielig sein könnte.

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8. Endgültige Migration und Systemtests nach der Migration 

Bevor Sie mit der endgültigen Migration beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie eine Sicherungskopie der Daten erstellt haben. Diese Sicherung stellt sicher, dass Sie alle Daten ordnungsgemäß gespeichert haben, falls während der endgültigen Migration Fehler oder Störungen auftreten sollten.

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Nachdem Sie die endgültige Migration durchgeführt haben, sollten Sie die folgenden Tests durchführen, um den Erfolg des Prozesses festzustellen:

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• Überprüfen Sie die Daten: So stellen Sie sicher, dass keine Fehler, Ungenauigkeiten oder Datenverluste vorliegen. Sie können diese Validierung durchführen, indem Sie die Daten im alten und neuen System vergleichen. Bestätigen Sie, dass die migrierten Daten vollständig und korrekt sind, und überprüfen Sie, ob die Metadaten im neuen System konsistent und korrekt sind.
• Testen Sie den Benutzerzugang: Prüfen Sie, ob alle Benutzer:innen Zugang zum neuen System haben, und stellen Sie sicher, dass sie problemlos darin navigieren und es nutzen können. Stellen Sie anschließend sicher, dass alle Rollen und Berechtigungsstufen wie erforderlich eingerichtet sind und dass das neue System jeder Benutzerrolle die entsprechenden Zugriffsstufen zuweist.
• Integrationen testen: Wenn Ihr neues System mit anderer Software, wie einem CMS- oder CRM-System, integriert ist, testen Sie die Integrationen, um sicherzustellen, dass sie nahtlos mit dem neuen DAM-System funktionieren.
• Stichprobenprüfung: Führen Sie abschließend eine stichprobenartige Überprüfung digitaler Bestände durch. Stellen Sie sicher, dass sie korrekt migriert wurden und wie vorgesehen angezeigt werden. Überprüfen Sie die Richtigkeit der Metadaten und dass alle Dateien und Ordner korrekt platziert sind.
• Dokumentation aktualisieren: Aktualisieren Sie die Dokumentation, die das neue System beschreibt, und stellen Sie Benutzerhandbücher, Leitfäden und Schulungsmaterial bereit. Sie müssen sicherstellen, dass alles ordnungsgemäß dokumentiert ist, damit Benutzer:innen das neue DAM-System problemlos bedienen können.

9. Rollout des neuen DAM-Systems mit Schulung und Einführung

Nach der endgültigen Migration wird der nächste Schritt darin bestehen, einen Schulungsplan für die wichtigsten Mitglieder Ihres Teams zu entwickeln, wie das DAM-System effizient genutzt werden kann. Die Schulungen sollten die verschiedenen Funktionen des Systems abdecken, die Richtlinien für die Nutzung des DAM-Systems behandeln und allgemeine Arbeitsabläufe besprechen.

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Sie sollten auch Erwartungen und Richtlinien festlegen, die erklären, warum das neue System für Ihr Unternehmen wichtig ist. Erläutern Sie, wie das neue System das Asset Management effizienter macht und wie es Zeit und Ressourcen sparen kann.

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Tipp: Führen Sie auch einen gründlichen Einführungsprozess für externe Benutzer:innen wie Vertriebshändler:innen durch, die Ihr DAM-System verwenden könnten. Erklären Sie, wie das neue System funktioniert, seine Funktionen und Empfehlungen für die Nutzung. Erwägen Sie, die Einführungssitzungen flexibel zu gestalten, indem Sie eine Mischung aus persönlichen und virtuellen Schulungssitzungen sowie Online-Lernmaterialien anbieten, um allen Lerntypen gerecht zu werden.

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Sie können auch Benutzerhandbücher erstellen, die Einzelheiten über das neue System, einschließlich seiner Verwendung und Richtlinien, enthalten. Aktualisieren Sie auch die Wissensdatenbank oder das Intranet Ihres Unternehmens mit der Dokumentation des neuen Systems.

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Durch die Entwicklung eines umfassenden Schulungsplans, die Festlegung von Erwartungen, die Kommunikation mit den Benutzern, die Einarbeitung, die Erstellung von Benutzerhandbüchern und die Bereitstellung von fortlaufendem Support können Sie die Benutzerakzeptanz und den Erfolg des neuen Systems sicherstellen.

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10. Laufende Wartung der Website nach der Migration

Migrieren Sie nicht einfach und vergessen Sie dann das DAM-System. Sie müssen sicherstellen, dass das System funktionsfähig und gesund bleibt. Hier sind einige Tipps für die laufende Wartung:

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• Organisieren Sie Ihre Assets: Stellen Sie sicher, dass Ihre Assets gut organisiert und leicht zu finden sind. Verwenden Sie geeignete Benennungskonventionen, Tags und Kategorien, um die Suche nach Assets effizienter zu gestalten.
• Halten Sie Ihre Metadaten auf dem neuesten Stand: Aktualisieren Sie die Metadaten, die mit Ihren Assets verbunden sind, regelmäßig. Dazu gehören Tags, Beschreibungen und andere Informationen, die das Organisieren und Suchen von Assets erleichtern.
• Überprüfen Sie Benutzerrollen und -berechtigungen: Überprüfen und bewerten Sie regelmäßig die Benutzerrollen und -berechtigungen, um sicherzustellen, dass jeder Zugriff auf die benötigten Ressourcen hat und niemand Zugriff auf Ressourcen hat, die er nicht haben sollte.
• Sichern Sie Ihre Daten: Sichern Sie Ihre Daten regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie stets geschützt sind.
• Benutzer:innen schulen: Schulen Sie neue Nutzer:innen und bieten Sie regelmäßige Auffrischungsschulungen an, um sicherzustellen, dass jeder weiß, wie man das neue DAM-System effektiv nutzt.

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Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie ein effizientes und organisiertes DAM-System gewährleisten, das allen Mitarbeitenden Ihres Teams hilft, effektiver zu arbeiten.

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Sind Sie bereit, mit der Migration zu beginnen?

Ein gut durchgeführtes DAM-Migrationsprojekt kann für ein Unternehmen viele Vorteile bringen. Dazu gehören u. a. eine verbesserte Asset-Organisation, optimierte Workflows, eine verbesserte Zusammenarbeit, eine höhere Asset-Sicherheit und die Durchsetzung von Markenkonsistenz/Standards über Abteilungen und Kanäle hinweg. 

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Durch eine erfolgreiche Migration auf ein neues Digital Asset Management-System können Unternehmen diese Vorteile nutzen und letztlich ihre Produktivität steigern. Die in diesem Artikel genannten Schlüsselschritte werden Ihnen den Einstieg erleichtern.

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