Digitales Asset Management für Unternehmen: Der vollständige Leitfaden

In der heutigen digital geprägten Geschäftswelt, in der die meisten großen Unternehmen online tätig sind und digitale Assets zur Verbreitung ihrer Marketingbotschaften nutzen, ist ein System zur effektiven Speicherung, Verwaltung, Organisation und gemeinsamen Nutzung dieser digitalen Assets unerlässlich. An dieser Stelle kommt ein Enterprise Digital Asset Management (DAM) System ins Spiel. 

‍

Ein Enterprise Digital Asset Management System ermöglicht es großen Unternehmen, alle ihre digitalen Assets auf einer einzigen Plattform besser zu kontrollieren. Mit dem richtigen System können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe optimieren, ein besseres Kundenerlebnis schaffen, die Produktivität ihrer Mitarbeiter steigern und sich sogar einige Vorteile gegenüber ihren Mitbewerbern verschaffen. 

‍

Und da Unternehmen immer digitaler werden, hilft ihnen ein DAM-System, sich besser zu organisieren und effizienter zu arbeiten, damit sie ihre Geschäftsziele schneller erreichen können. 

‍

In diesem Artikel erfahren Sie alles über Enterprise Digital Asset Management. Von der Rolle digitaler Assets in Unternehmen über die Auswahl des richtigen Enterprise-DAM-Systems für Ihr Unternehmen bis hin zu Fallstudien über Unternehmen, die Digital Asset Management einsetzen. 

‍

Fangen wir an. 

‍

Die Rolle digitaler Assets in der Wirtschaft

Digitale Bestände sind jegliche Form von Daten oder Inhalten, die in einem digitalen Format gespeichert sind. Dazu können Bilder, Videos, Audiodateien, Dokumente, Tabellenkalkulationen, Websites, Folienpräsentationen und Logos gehören. 

‍

Für Unternehmen können digitale Vermögenswerte auch Folgendes umfassen

‍

• Marketingmaterialien: Broschüren, Flyer, Infografiken, Beiträge in sozialen Medien, Weißbücher, E-Mails, Zeitungen usw.
• Kundendaten: Kontaktinformationen, demografische Daten, Kaufhistorie, Kundenfeedback, usw.
• Finanzunterlagen: Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Rechnungen, Bestellungen, Kontoauszüge usw.
• sowie alle anderen digitalen Inhalte, die für den Geschäftsbetrieb wichtig sind. 

‍

Digitale Assets sind in der modernen Geschäftswelt wertvoll, weil sie von überall auf der Welt abgerufen und gemeinsam genutzt werden können, was sie äußerst praktisch und skalierbar macht. Und da die Ersteller digitaler Inhalte Nutzungsrechte einschließen oder bestimmte Beschränkungen für die Nutzung oder Weitergabe ihrer Inhalte festlegen können, können Unternehmen ihr geistiges Eigentum und ihren Markenruf schützen. 

‍

Beispiele für die Nutzung digitaler Assets in Unternehmen

Digitale Assets sind ein wesentlicher Bestandteil des modernen Geschäftslebens. Sie bieten viele Vorteile, die herkömmliche Assets wie Plakate und Direktwerbung nicht bieten, und können für viele Zwecke eingesetzt werden. Werfen wir einen Blick auf einige Anwendungsfälle von digitalen Assets in der Wirtschaft. 

‍

• Marketing: Digitale Inhalte wie Bilder, Videos und Audiodateien können dazu verwendet werden, die Marketingbotschaft einer Marke zu verbreiten. Durch den Einsatz digitaler Inhalte in Marketingkampagnen können Marken die Aufmerksamkeit ihrer Zielgruppe leicht gewinnen. Reichhaltige Medieninhalte wie interaktive Bilder oder Videos tragen ebenfalls dazu bei, das Engagement des Publikums zu erhöhen. 
• Vertrieb: Vertriebsteams können digitale Assets wie Broschüren, Produktdemos, Pitch Decks, Kundenreferenzen und Fallstudien nutzen, um potenziellen Kunden das Wertangebot Ihres Unternehmens zu demonstrieren und Geschäfte abzuschließen. 
• Aktenführung und Speicherung: Digitale Assets können zur Speicherung wichtiger Unternehmensdaten wie z. B. Verträge verwendet werden. Durch die Speicherung wichtiger Unternehmensdaten als digitale Assets können Unternehmen das Risiko von Datenverlusten oder -beschädigungen verringern und gleichzeitig ihre Abläufe rationalisieren. 
• Kollaboration: Teammitglieder können digitale Inhalte wie Marketingmaterialien gemeinsam nutzen und bearbeiten, ohne dass sie sich am gleichen Ort befinden müssen. 
• Geistiges Eigentum: Geistiges Eigentum wie Marken oder Patente kann als digitales Gut geschützt werden. Die Unternehmen können ihre Eigentumsrechte nachweisen und Verstöße überwachen. 
• Ausbildung: Unternehmen können eLearning-Module, Video-Tutorials und Handbücher nutzen, um Mitarbeiter zu schulen und neue Kunden einzuarbeiten. 

‍

Dies sind nur einige Beispiele, die zeigen, wie nützlich und vielseitig digitale Assets in der Wirtschaft sind. Durch die Nutzung digitaler Ressourcen können Unternehmen ihre Abläufe verbessern, ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern und neue Wachstumsmöglichkeiten erschließen.

‍

Herausforderungen bei der Verwaltung digitaler Assets

Digitale Assets sind zwar unverzichtbar und bieten viele Vorteile für Unternehmen, aber es gibt auch einige Herausforderungen, die bei der Verwaltung dieser Assets auftreten können. Hier sind einige der häufigsten Herausforderungen bei der Verwaltung digitaler Bestände:

‍

• Speicherung digitaler Bestände: Wenn ein Unternehmen wächst, entstehen immer mehr digitale Bestände. Es kann schwierig sein, einen sicheren Ort zu finden, an dem all diese Assets an einem Ort gespeichert werden können - daher ist eine Enterprise Digital Asset Management-Lösung erforderlich. 

‍

Das Digital Asset Management System von Wedia hilft beispielsweise großen Organisationen, ihre digitalen Assets effizient zu verwalten, anzupassen und bereitzustellen. Sie sind in der Lage, eine große Anzahl und Vielfalt von Assets zu verwalten. Von Rich-Media-Assets wie Fotos, 3D und Videos bis hin zu Marketinginhalten wie Flyern, Anzeigen und Point-of-Sale-Materialien. 

‍

Verwalten Sie die digitalen Assets Ihres Unternehmens mit Wedia. Buchen Sie jetzt eine kostenlose und individuelle Demo.

‍

• Schwierigkeiten beim Abrufen von Assets: Große Unternehmen verfügen in der Regel über einen großen Bestand an Dateien und Daten, die erstellt wurden. Es kann schwierig sein, diese Dateien einfach abzurufen, vor allem, wenn Ihre Mitarbeiter nicht am selben Ort oder in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Ohne ein geeignetes Such- und Abrufsystem kann es schwierig sein, das richtige Asset zum richtigen Zeitpunkt zu finden. 
• Zusammenarbeit: Die Zusammenarbeit zwischen großen Teams und externen Stakeholdern kann komplex sein, insbesondere überregional. Die gemeinsame Nutzung und Aktualisierung digitaler Ressourcen kann zeitaufwändig sein. Ohne angemessene Kommunikation können Fehler auftreten und Informationen bei der Übertragung verloren gehen. 
• Versionskontrolle: Bei der gemeinsamen Nutzung und Aktualisierung digitaler Inhalte werden mehrere Versionen erstellt. Aus diesem Grund kann es schwierig sein, die Konsistenz über verschiedene Kanäle hinweg zu wahren. Es wird auch schwieriger sicherzustellen, dass die richtige Version des Assets verwendet wird, um die Markenkonsistenz zu wahren. Durch die Implementierung einer Versionskontrolle wird sichergestellt, dass Fehler oder Aktualisierungen nicht zu einem Imageschaden für Ihre Marke führen. 
• Vertrieb und Marketing: Digitale Inhalte können über eine Vielzahl von Kanälen wie E-Mail, soziale Medien oder Werbeplattformen verbreitet werden. Das Problem ist, dass jeder Kanal in der Regel bestimmte Größen und Formate für optimale Sichtbarkeit und Reaktionsfähigkeit erfordert. Je besser ein digitales Asset für einen bestimmten Kanal geeignet ist, desto größer ist die Chance, dass das Publikum sich darauf einlässt. 
• Sicherheit: Wenn digitale Daten online gespeichert oder gemeinsam genutzt werden, sind sie Cyber-Bedrohungen wie Hacking und Vervielfältigung ausgesetzt. Unternehmen müssen Sicherheitsprotokolle wie Zugangskontrolle und Verschlüsselung einsetzen, um den Schutz digitaler Bestände und den Datenschutz zu gewährleisten.  

‍

Dies sind nur einige der Herausforderungen bei der effektiven Verwaltung digitaler Bestände. Um diese Herausforderungen zu meistern, müssen Unternehmen sorgfältig planen und die richtigen Werkzeuge einsetzen. Schauen wir uns nun das beste Tool für die Verwaltung digitaler Bestände an.

‍

Überblick über Enterprise Digital Asset Management Systeme

Enterprise Digital Asset Management-Systeme ermöglichen es Unternehmen, die digitalen Assets ihrer Organisation zu verwalten - von der Erstellung über die Organisation und Verteilung bis hin zur Archivierung. 

‍

Im Folgenden wird erläutert, wie ein DAM-System für Unternehmen im Allgemeinen funktioniert:

‍

• Einlesen von Dateien und Daten: Der erste Schritt zur Nutzung eines DAM-Systems für Unternehmen ist das Hochladen Ihrer digitalen Assets auf die Plattform. Je nach dem von Ihnen gewählten DAM-System können Sie die Dateien manuell hochladen, eine API zur Automatisierung des Prozesses verwenden oder Ihr System mit einer externen Datenquelle verbinden.
• Organisation: Die hochgeladenen digitalen Assets können dann anhand von vordefinierten Metadaten-Tags wie Dateityp, Autor, Erstellungsdatum der Datei oder Kampagnenzugehörigkeit in Kategorien eingeteilt werden. DAM-Systeme für Unternehmen fügen jedem Asset Metadaten zu, um die Verwaltung und das Auffinden dieser Assets zu erleichtern. 
• Speicherung: Nach der Organisation werden die digitalen Assets dann sicher im DAM-System gespeichert. Das System stellt sicher, dass Ihre Assets nicht nur gespeichert werden, sondern auch vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. DAM-Systeme verwenden Firewalls, Zugangskontrollen und andere Sicherheitsprotokolle, um die Dateien zu schützen. 
• Abruf und Verteilung: Mit der Suchfunktion des DAM-Systems kann jeder, der über eine entsprechende Berechtigung verfügt, schnell und einfach die gewünschten Assets finden. Und mit den Funktionen für die Zusammenarbeit können Sie Dateien in verschiedenen Größen oder Formaten mit Teammitgliedern und Personen außerhalb Ihres Unternehmens teilen oder exportieren.
• Berichte und Analysen: In der Regel ermöglichen DAM-Systeme die Analyse und Erstellung von Berichten über Kennzahlen, die Ihnen helfen, die Nutzung Ihrer digitalen Assets zu optimieren und Probleme zu erkennen. Zum Beispiel veraltete Assets. Zu den Metriken, die Sie messen können, gehören "Nutzungsmetriken", die die Anzahl der Aufrufe, Downloads und Freigaben Ihrer digitalen Assets verfolgen; "Benutzermetriken", die messen, wie Benutzer mit dem Asset-Management-System interagieren; "Content-Lifecycle-Metriken", die den Lebenszyklus digitaler Assets in Ihrem Unternehmen messen, und "Compliance-Metriken", die messen, ob digitale Assets mit Ihren Branding-Richtlinien oder etwaigen Lizenzbeschränkungen übereinstimmen. 

Hauptmerkmale eines Enterprise Digital Asset Management Systems

Schauen wir uns einige der Kernfunktionen eines DAM-Systems und Beispiele für die praktische Anwendung dieser Funktionen genauer an,

‍

Aufnahme digitaler Inhalte und Verwaltung von Metadaten

Die Hauptfunktion eines DAM-Systems für Unternehmen besteht darin, die Speicherung digitaler Assets sowie die Verwaltung der mit jedem Asset verbundenen Metadaten zu erleichtern. Mit Metadaten können Sie ganz einfach einen durchsuchbaren Katalog Ihrer digitalen Assets erstellen.

‍

So funktioniert es in der Praxis: Wenn Ihr Marketing-Team zum Beispiel eine schnelle Werbekampagne erstellen möchte, kann es leicht das spezifische Bild finden, das es für die Kampagne verwenden möchte, da jedes Asset ein Metatag oder ein Objekt-Tag hat. Mithilfe von Objekt-Tags können Sie den visuellen Inhalt eines Assets beschreiben, z. B. Personen oder Objekte in einem Bild, eine Szene aus einem Video oder sogar verwendete Farben.

‍

Zugriffskontrolle und Rechteverwaltung

Ein DAM-System für Unternehmen muss auch den Zugriff auf Ihre digitalen Assets kontrollieren. Dies geschieht durch die Vergabe von Benutzerberechtigungen. Je nach den Berechtigungen, die ein Benutzer hat, kann er also entweder nur anzeigen oder bearbeiten, herunterladen und sogar in das DAM-System hochladen. Dies ermöglicht eine bessere Verwaltung digitaler Assets und verhindert den unbefugten Zugriff, die Nutzung und die Verbreitung. 

‍

So funktioniert es in der Praxis: Ihr Marketingteam hat zum Beispiel eine Videoanzeige für eine Kampagne erstellt, die vom Kunden geprüft und genehmigt werden muss. Das Video kann über das Unternehmens-DAM sicher für den Kunden freigegeben werden. Dem Kunden werden bestimmte Berechtigungen zugewiesen, sodass er das Video nur ansehen und kommentieren kann, ohne es herunterzuladen.

‍

Kollaboration und Workflow-Management

Diese Funktion ermöglicht es Teams, effizient an digitalen Assets und Projekten zusammenzuarbeiten. Teammitglieder können Kommentare und Notizen hinzufügen und sogar Änderungen an Assets vornehmen. Und durch die Verwendung von Genehmigungen können Sie die an Assets vorgenommenen Änderungen verfolgen. Dadurch wird nicht nur der Arbeitsablauf im Team verbessert, sondern Sie können auch den Lebenszyklus von Assets verfolgen.

‍

So funktioniert es in der Praxis: Wenn Designer Assets für die verschiedenen Teams in Ihrem Unternehmen erstellen, können die Mitglieder der Teams ihr Feedback einbringen und den Fortschritt der Bearbeitungen verfolgen. Wenn das Team nach der Überprüfung mit dem Design zufrieden ist, kann der Designer die Assets dann veröffentlichen oder dem zuständigen Team präsentieren. So wird sichergestellt, dass die Projekte effizient abgeschlossen werden.  

‍

Markenführung

Aufgrund der Zugriffskontrolle und der Benutzerberechtigungen stellt ein Unternehmens-DAM sicher, dass Ihr Branding über alle Kanäle hinweg konsistent ist. 

‍

Wie es in der Praxis funktioniert: Sie können zum Beispiel in Ihrem DAM-System ein benutzerdefiniertes Portal für Ihre Rechtsabteilung erstellen. Hier kann sie die Verwendung des Logos Ihrer Marke genehmigen und sicherstellen, dass alle Branding-Richtlinien eingehalten werden, bevor digitale Assets freigegeben oder verteilt werden.

‍

Analytik und Berichterstattung

Ein unternehmensweites System zur Verwaltung digitaler Assets bietet einen detaillierten Einblick in die Nutzungsmetriken von Assets wie Downloads, Ansichten und Freigaben. Sie können auch das Nutzerverhalten und den ROI bestimmter digitaler Assets verfolgen und beurteilen, welche Assets verbessert werden müssen oder gelöscht werden sollten. Mit dem DAM sind Sie in der Lage, leistungsstarke digitale Assets für die zukünftige Nutzung zu sichern. Sehen Sie, wie Sie Ihre Marketinginhalte mit der DAM-Lösung von Wedia verfolgen können.

‍

Integration und Skalierbarkeit

Ein DAM-System für Unternehmen sollte mit anderen Geschäftsanwendungen wie CRM-Systemen (Customer Relationship Management) oder Bestandsverwaltungsplattformen integriert werden können. Und wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie mehr digitale Assets erstellen, sollte das DAM-System in der Lage sein, die zunehmenden Daten zu verarbeiten. 

‍

Wie Sie das richtige Enterprise DAM-System für Ihr Unternehmen auswählen

Es gibt mehrere Faktoren, die Sie bei der Auswahl eines DAM-Systems berücksichtigen sollten. Werfen wir einen Blick auf einige davon.  

‍

• Merkmale: Suchen Sie nach DAM-Systemen, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Die wichtigsten Funktionen, die Sie berücksichtigen sollten, haben wir bereits oben gesehen.
• Integrationen: Vergewissern Sie sich, dass das DAM-System mit der Plattform integriert werden kann, die Ihr Unternehmen häufig nutzt. Zum Beispiel Content-Management-Systeme wie WordPress, Social-Media-Plattformen oder Bearbeitungswerkzeuge wie die Adobe Creative Suite. 
• Benutzerfreundlichkeit: Das DAM-System sollte über eine benutzerfreundliche Oberfläche verfügen und einfach zu bedienen sein. Der Sinn des DAM-Systems ist es, Ihnen Zeit zu sparen, daher sollten seine Funktionen und sein Design intuitiv und nicht verwirrend sein.
• Sicherheit: Robuste Sicherheit ist ein Muss, um sicherzustellen, dass Ihre wertvollen Vermögenswerte geschützt sind. Es sollte über Sicherheitsprotokolle wie rollenbasierte Zugriffskontrolle, Verschlüsselung, Benutzerauthentifizierung, Wasserzeichen, Backups, Disaster Recovery und Auditing verfügen.
• Skalierbarkeit: Wählen Sie DAM-Systeme, die Ihr Unternehmen unterstützen können, wenn es wächst und Ihre Anforderungen an die Speicherung von Inhalten steigen.

‍

Wenn Sie auf der Suche nach einer effektiven Lösung für die Verwaltung digitaler Unternehmensressourcen sind, sollten Sie sich die Lösungen von Wedia ansehen.

‍

Fallstudien

Werfen wir einen Blick auf Beispiele aus der Praxis für erfolgreiche DAM-Implementierungen in verschiedenen Branchen.

‍

Automobilindustrie - Volvo

Volvo ist ein Premium-Automobilhersteller mit über 2.300 Händlern und 43.000 Mitarbeitern weltweit. Volvo Car France war auf der Suche nach einer integrierten Plattform, die es ihnen ermöglichen würde, ihre Händler weltweit mit Marketingmaterialien zu versorgen. Außerdem brauchte das Unternehmen eine Lösung, um alle seine digitalen Assets zu zentralisieren, zu finden und zu teilen.

‍

Volvo wandte sich an Wedia, um eine Selbstbedienungsplattform für Digital Asset Management zu implementieren. Die Selbstbedienungsplattform wurde für Volvo personalisiert, wobei die Filter, Menüpunkte und Widgets an die Bedürfnisse der lokalen Händler angepasst wurden. Die Dateien konnten auch nach Status, Thema, Medientyp oder Fahrzeugmodell abgerufen werden. 

‍

‍

‍

Mit dem DAM von Wedia kann das Händlernetz von Volvo Car France selbstständig Marketinginhalte personalisieren und an die Bedürfnisse der lokalen Kunden anpassen. 

‍

Lesen Sie mehr darüber, wie Volvo Car France Wedia Dam einsetzt.

‍

Pharmazeutische Industrie - Bayer AG

‍

‍

Die Bayer AG ist ein deutsches multinationales Pharma- und Life-Science-Unternehmen, das in den Bereichen Consumer Healthcare, Pharma, Saatgut, Biotechnologie und Landwirtschaft tätig ist. Mit rund 100.000 Mitarbeitern in 83 Ländern auf vier Kontinenten benötigte Bayer eine einheitliche Quelle der Wahrheit für seine digitalen Assets, auf die sowohl die Mitarbeiter als auch externe Partner wie Presseagenturen zugreifen können. 

‍

Wedia hat eine neue Marketinglösung namens Medienpool entwickelt, die allen 100.000 Bayer-Mitarbeitern zugänglich ist. Die Mitarbeiter müssen sich nur mit ihrer E-Mail-Adresse über einen automatischen Registrierungsprozess anmelden und können dann selbstständig auf die Lösung zugreifen. Dank der KI-Funktionalität des DAM von Wedia bietet die Plattform erweiterte Such-, Bild- und Videoverwaltungsfunktionen wie intelligentes Zuschneiden, Schlüsselwörter, automatische Untertitel usw.

‍

Lesen Sie mehr über die Single Source of Truth Library von Bayer. 

‍

Kosmetikindustrie - GW Cosmetics

‍

GW Cosmetics ist ein österreichischer Hersteller von Haar-, Gesichts- und Körperpflegeprodukten. Um seine Marke auszubauen, arbeitet das Unternehmen mit verschiedenen globalen Marken und Händlern zusammen und vertreibt seine Produkte in über 50 Ländern. GW wollte seine bestehende Web2print-Lösung mit dem Ziel aktualisieren, ein zentrales Repository zu schaffen, das ein vollständiges Asset-Management und die Veröffentlichung über mehrere Kanäle unterstützt. 

‍

GW Cosmetics entschied sich für Wedia unter anderem wegen der benutzerfreundlichen Oberfläche, der Multimediabibliothek, die verschiedene digitale Formate unterstützt, der schnellen Offline-Erstellung von Inhalten, der guten Rechteverwaltung und der Verfügbarkeit in Deutsch und Englisch.

‍

Die Verwendung von Wedia hat es GW Cosmetics ermöglicht, eine einheitliche Markenidentität über alle Kanäle und Länder hinweg zu schaffen. 

‍

Holen Sie sich weitere Digital Asset Management-Fallstudien wie diese für viele weitere Branchen.

‍

Fazit

Enterprise Digital Asset Management-Systeme sind für den modernen Geschäftsbetrieb von heute unerlässlich. Mit einer effektiven Digital-Asset-Management-Lösung können große Unternehmen ihre Arbeitsabläufe optimieren, eine konsistente Markendarstellung über verschiedene Plattformen hinweg sicherstellen, die Zusammenarbeit verbessern, die Sicherheit vor unbefugtem Zugriff gewährleisten und Einblicke in die Nutzung und Leistung digitaler Assets gewähren. 

‍

Insgesamt sind DAM-Systeme für Unternehmen, die regelmäßig mit einer großen Anzahl digitaler Assets arbeiten, unerlässlich.

‍

Sind Sie bereit für die ersten Schritte? Probieren Sie Wedia aus.

‍