Single Source of Truth

Die Single Source of Truth

Machen Sie Ihre Mediendateien überall verfügbar

Wissen Sie, wie viele Marketinginhalte in Ihrem Unternehmen mehrfach vorhanden sind? Wissen Sie, welches Marketing- oder Kommunikationsteam am häufigsten auf Ihr letztes Fotoshooting zugreift? Und dieses Bild auf Twitter – wissen Sie, von wem es stammt? Wie meistern Sie diese Herausforderungen?

« Mit der Single Source of Truth » sagt Olivier Grenet, Technikvorstand bei Wedia.

Herr Grenet, welche wiederkehrenden Schwierigkeiten sehen Sie beim Inhaltsmanagement in großen Unternehmen?

Der Ausgangspunkt ist der bekannte Trend: Die Leichtigkeit, mit der sich Mediendateien heute herstellen lassen – und der erhöhte Bedarf an ihnen – hat allmählich zu einem hohen Grad an Komplexität für Unternehmen geführt. Eine zunehmende Fülle an Kreativwerkzeugen, Hosting-Angeboten und Verbreitungsplattformen usw. hat dazu beigetragen. In großen Unternehmen speichert normalerweise jede Abteilung ihre Bilder anders: Die Kommunikation nutzt die Unternehmenswebsite, das Marketing hat seine Merchandising-Tools und E-Commerce-Lösungen, die Unternehmenskommunikation hat ihr Brand-Center usw. Durch die Vielzahl der Tochtergesellschaften und Länder wird das Phänomen noch verstärkt.

Und was sind die Folgen?

Neben den offensichtlichen Folgen wie Kosten, Sicherheitsfragen und Ineffizienz ergeben sich echte Schwierigkeiten. Erstens in Bezug auf die Produktqualität: unscharfe Fotos, fehlende Links und Schriftarten, stark komprimierte Bilder und Videos, die sich nirgends anders mehr verwenden lassen. Zweitens in Bezug auf Duplikate – etwa, wenn sie nicht so indexiert werden wie die Originalinhalte, oder wenn Dateinamen und zugehörige Schlüsselwörter nicht vereinheitlicht werden. So kommt es zu Diskrepanzen, was natürlich für Verwirrung sorgt. Nicht zuletzt können sich urheberrechtliche Schwierigkeiten ergeben: Beim Kopieren einer Mediendatei werden die jeweiligen Rechte meist nicht mitkopiert, was zu unangemessener Verwendung und rechtlichen Risiken führt. Es können auch Probleme mit den Rechten für verschiedene Medienkanäle auftreten – wenn etwa eine Datei zur digitalen Verwendung erworben wurde, aber nur gedruckt werden darf. Modellfreigaben bleiben unbeachtet, was Unternehmen in rechtliche Schwierigkeiten bringen kann – und glauben Sie mir, das kann sehr unangenehm werden. Es ist also essenziell, diese Dinge reibungsloser und einfacher zu handhaben. Ohne Zweifel besteht die einzige Lösung in der Zentralisierung von Mediendateien.

Was ist die, „Single Source of Truth“?

Der Begriff kommt aus der Informatik. Es geht nicht nur darum, eine einheitliche Dokumentationsreferenz zu schaffen, sondern auch, sie als alleinigen Verteiler zu nutzen. Aus digitaler Perspektive ist die Single Source of Truth wie eine Datenbank, die zugleich als Inhaltsserver dient. In der Praxis ändert sich an der bereits vorhandenen Software nichts; sie nutzt aber Links (z. B. URLs), die auf den Content verweisen. Das ist ein reibungsloser Übergang: Statt die Datei in eine lokale Bibliothek zu kopieren, bettet man sie einfach ein. Daher spielt die Single Source of Truth perfekt mit einem bestehenden Marketing Resource Management (MRM) zusammen, das eine Lösung für das Digital Asset Management (DAM) beinhaltet.

Können Sie noch einmal kurz erklären, wofür Digital Asset Management (DAM) steht?

Ein DAM ist eine zentrale Datenquelle für alle Marketing- und Kommunikationsinhalte wie Fotos, Videos und Ähnliches. Sie können dort gespeichert, verwaltet und von verschiedenen Teams, Kanälen und Märkten gemeinsam genutzt werden. Diese Marketing-Plattform bietet auch die Möglichkeit, die Mediendateien mit Validierungsschritten zu überwachen, ihre jeweiligen Rechte durchzusetzen, den Nutzungsverlauf aufzuzeichnen und die Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.

Da heute so viel Wert auf Content-Marketing gelegt wird, werden diese Plattformen für die Marken unverzichtbar, die im Augenblick sehr viel Geld und Zeit in die Herstellung und Verwaltung von Inhalten investieren. Da Inhalte in verschiedenen Formaten für verschiedene Kanäle und Märkte geliefert werden müssen, liegt der Schwerpunkt nicht nur auf der Produktion von Inhalten, sondern auch auf deren kontinuierlicher Wiederverwendung für unterschiedliche Zielgruppen. Das hat dazu geführt, dass Marketing-Plattformen eine viel größere Rolle bei der Ausweitung von Marketing-Aktivitäten spielen: Sie bieten einen zentralen Knotenpunkt für digitale Mediendateien, damit die Nutzer das Gewünschte schnell finden, bearbeiten und liefern können. Das sorgt für effiziente Abläufe, und die Nutzer können sich darauf verlassen, die richtige, aktuellste und markenkonformste Datei verwendet zu haben. Damit ist ein DAM weit mehr als nur ein ausgeklügeltes Ablagesystem Ihrer Kreativdateien: Es gibt den Teams in Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, ihre Arbeit besser und schneller zu erledigen.

Kommen wir noch einmal auf die Single Source of Truth zurück. Was sind deren Hauptvorteile?

Der Hauptvorteil ist die Möglichkeit, der Inhaltsnutzung auf verschiedenen Achsen wirklich Herr zu werden, angefangen von der berühmten Verwaltung von Urheberrechten, die sonst schwierig in den Griff zu bekommen ist. Sie können das Auslaufen der Rechte verhindern, indem Sie ein Bild automatisch archivieren und zu einem bestimmten Datum ersetzen lassen – oder einfach eine Verlängerung aushandeln. Sie können auch seine Verwendung festlegen – geografisch und/oder im Netz. Es ist z. B. möglich, Inhalte auf Facebook zuzulassen, aber nicht auf Instagram, oder in Europa, aber nicht in den U.S.A.

Durch das Hinterlegen von Nutzungsrechten und -beschränkungen können Unternehmen mit der Single Source of Truth Urheberrechtsverletzungen vermeiden und die Markenintegrität gewährleisten. Im Krisenfall kann man sehr schnell reagieren. Weil sich eine Mediendatei sofort zurückziehen (oder modifizieren) lässt, kann sich das System als sehr nützlich erweisen, wenn ein unangemessenes Foto versehentlich im Netz gelandet ist. Zugleich erlaubt es Ihnen, für eine Auswahl an Bildern oder Videos Embargos einzurichten. Zum Beispiel können die zukünftigen Mediendateien für ein neues Automodell bis zu einem festgelegten Veröffentlichungsdatum mit einem Unschärfe-Effekt belegt werden. Weiterbildungs- und Trainingsvideos lassen sich auf den neuesten Stand bringen, ohne auf der Website etwas verändern zu müssen – es genügt, die neue Version von der Plattform zu pushen.

Welche weiteren Möglichkeiten entstehen für Teams?

Da die Nutzer digitale Mediendateien schnell auffinden und sie für die Publikation in verschiedenen Kanälen anpassen können, sparen sie sehr viel Zeit und Kosten bei der Vervielfältigung, Überarbeitung und Lieferung finaler Inhalte. Die Single Source of Truth trägt auch dazu bei, digitale Mediendateien vorhandenen Werkzeugen und Teams zur Verfügung zu stellen. Denn diese Lösungen können in das gesamte Ökosystem eines Unternehmens integriert werden, einschließlich E-Commerce-Plattformen, Content-Management-Systemen (CMS), Warenwirtschaftssystemen (WWS), Customer-Relationship-Management-Systemen (CRM), mobiler Anwendungen oder Brand-Center. Alle Teilnehmer am Ökosystem beziehen ihre Inhalte direkt von der Marketing-Plattform und rufen zugleich alle Metadaten ab, die zu den Mediendateien gehören. Dabei kann es sich um die verschiedensten Informationen handeln, etwa den Namen des abgebildeten Produkts, die Bildgröße, die GPS-Standorte der Fotoshootings, rechtliche Informationen oder Produktreferenzen. Das „Alt“-Tag zum Bild eines blauen Kinderfahrrads auf einer Händlerseite wird automatisch mit essenziellen Informationen zur Suchmaschinenoptimierung (SEO) ausgefüllt. Und auf einer Verkaufsplattform enthält die URL jedes Bildes alle Produktreferenzen. Das System verleiht Ihnen die Flexibilität, über alle Kanäle hinweg Inhalte von einem zentralen Ort aus zurückzuziehen, zu aktualisieren und hochzuladen und so die Mitarbeiter, Prozesse und Technologien Ihres Unternehmens zu verbinden.

Welche Rolle spielt die Datenanalyse in diesem Prozess?

Durch die Synchronisation der verschiedenen Werkzeuge können Unternehmen nicht nur besser zusammenarbeiten und Projekte managen, sondern auch von umfangreicher Analytik profitieren, die alle Marketingdaten auf einen Blick zugänglich macht. Tatsächlich lässt sich die Performance einer Mediendatei nur auf diese Weise direkt feststellen. Indem auf künstlicher Intelligenz (KI) basierende Algorithmen in einer Marketing-Lösung angewandt werden, kann man Trends feststellen und den Erfolg oder Misserfolg von Inhalten vorhersagen. So können Sie beliebte Inhalte mehrfach verwenden – oder gerade das Gegenteil tun und sie ändern, damit keine Langeweile aufkommt. Die Datenanalyse macht es auch möglich, automatisch an die Verbreitung angepasste Inhalte vorzuschlagen und die Kreativität darauf auszurichten, was gut ankommt, was von jedem der Geschäftsbereiche der Marke angefordert wird oder was in jedem Land gefragt ist. Letzten Endes macht die Single Source of Truth das Content-Management einfacher.

Und zum Schluss: Was ist der Return on Investment (ROI), wenn eine DAM-Lösung mit einer Single Source of Truth zum Einsatz kommt?

Stellen Sie sich ein Flussdelta vor: Ein Fluss entspringt an einer Quelle (oder mehreren Quellen) und fließt schließlich in ein großes Gewässer. Aber bevor er sein Ziel erreicht, teilt er sich in viele Kanäle auf, die das Gebiet bereichern, das man Flussdelta nennt. Eine DAM-Plattform funktioniert ganz ähnlich: Diese Systeme unterstützen den Weg einer Mediendatei – von ihrem Abruf aus einer Single-Source-of-Truth-Bibliothek durch alle Überarbeitungen bis hin zu ihrer endgültigen spezifischen Verteilung auf verschiedenen Geräten und Plattformen. Dadurch maximieren Sie den Wert Ihrer Marketing-Datei an jeder Verwendungsstelle und profitieren von kanalübergreifender, medienorientierter Datenanalyse. Und weil Sie diesen Prozess in einer zentralen Plattform bündeln, verringern Sie die Investitionen in Ihre Inhaltsproduktion, erschließen neue Einnahmequellen und können den ROI Ihrer Marketingmaßnahmen aus einem gemeinsamen Datenpool ablesen: Durch die Zusammenführung erhält jeder einzelne Inhalt einen tatsächlichen Wert, was es leicht macht, die Produktionskosten durch die Anzahl der Abrufe zu teilen. Darüber hinaus muss die IT-Abteilung nur eine Datenbank und Lösung auf dem neuesten Stand halten – die einzige Datenquelle für Dutzende verschiedener Anwendungen. Und die Marketing-Abteilung wird sich darüber freuen, dass Doppelungen und unnötige Käufe von Illustrationen vermeiden werden können. Die Automatisierung von langwierigen, zeitraubenden Arbeiten gibt dem Marketing die Möglichkeit, sich auf lohnendere Aufgaben – wie Strategie und Kreation – zu konzentrieren. Im Endeffekt haben wir eine Verteilung von Inhalten, die in den Bereichen technische Qualität, Markenkonsistenz und Nutzerfreundlichkeit punkten kann. Und all das wird ermöglicht durch eine leistungsfähige Management-Lösung, die Ihnen die volle Kontrolle über Ihre Mediendateien, Ihre Kommunikation und Ihre Marke gibt.



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