Digitaler Frühjahrsputz: So bringen Sie Ordnung in Ihre DAM-Lösung

Der Frühling ist da! Jetzt ist für viele der richtige Moment, um den Haushalt auf Vordermann zu bringen. Als Nutzer eines Digital Asset Management sollten Sie sich jedoch auch bewusst sein, dass Ihr DAM ebenfalls von Zeit zu Zeit etwas Pflege bedarf. Wir erklären Ihnen hier, wie Sie Ihre DAM-Lösung warten und optimieren können, und auch warum dies grundlegend für optimale Leistungen ist. Jetzt ist es also an der Zeit, ganz im Marie-Kondo-Stil aufzuräumen, um Ihre DAM-Lösung auf die neue Saison vorzubereiten.

Der traditionelle Frühjahrsputz ist seit Jahrzehnten tief in der jüdischen, iranischen und chinesischen Kultur verwurzelt und auch heute noch weit verbreitet. Hierbei handelte es sich zu Beginn jedoch eher um ein spirituelles Ritual, das auf eine sehr bestimmte Art und Weise ausgeführt wurde, der sich heute zu einem weniger seriösen und vielmehr einem befreienden Moment entpuppt hat. Lassen Sie uns die Traditionen hinter diesem „Fest“ gemeinsam entdecken: Das Putzen reinigt nicht nur unser Haus, sondern auch Geist und Seele, um uns zu ermöglichen, uns besser  konzentrieren und organisieren zu können sowie unsere Launen besser unter Kontrolle zu halten. Konfuzius sagt: Ein sauberer Arbeitsplatz für einen sauberen Geist. Wir sind uns allen der positiven Auswirkung auf unsere berufliche Leistungen bewusst, wenn wir an einem sauberen Arbeitsplatz ohne jegliche Ablenkung arbeiten. Dasselbe gilt auch für die Hilfsmittel, die wir alltäglich verwenden. Die gute Nachricht ist, dass eine DAM-Lösung Ihnen bereits viele Sorgen erspart, da Abbildungen, Fotos, Dateien, Audiodateien usw. in Rekordzeit auf unterschiedlichen Festplatten, Plattformen oder Boxen gefunden werden können. Eine DAM-Lösung ermöglicht Ihnen darüber hinaus, Ihre Marketing Assets schnell wiederzuverwenden und gleichzeitig langfristig Zeit und Geld zu sparen.

DER DIGITALE FRÜHJAHRSPUTZ IHRER ASSETS

Die fortlaufende Erweiterung Ihres Asset-Katalogs kann dessen Größe schnell wachsen lassen. Auch wenn Sie nicht zu den Personen gehören, die täglich tausende von Bildern  zu ihrem Katalog hinzufügen, müssen Sie hier regelmäßig ausmisten. Wir erklären Ihnen, wie Sie dies in den Griff bekommen:

Genau wie beim Aufräumen, ist auch hier das Einteilen der Assets in Gruppen nützlich. Trennen Sie hierbei die regelmäßig und häufig verwendeten Assets von den anderen. Legen Sie ein Zeitfenster fest, das sich für Ihr Unternehmen eignet. Hierbei kann es sich um 6 Monate bis hin zu einem Jahr handeln. Jedes Asset, das innerhalb dieses Zeitraumes nicht verwendet wurde, kann archiviert werden.

Der Archivierungsbereich entspricht hierbei einem „sicheren Bereich“, in dem Ihre Assets weiterhin existieren, jedoch nicht in die anderen Kategorien fallen und die Übersicht erschweren. Denken Sie ebenfalls daran, Assets zu archivieren, die nicht verwendet oder die für die meisten Nutzer nicht sichtbar sind, unbekannte Berechtigungen aufweisen, von schlechter Qualität sind oder ehemalige Mitarbeiter zeigen. Sie nutzen bereits einen Archivierungsbereich? Dann ist es jetzt an der Zeit, den 2. Gang einzulegen und der Wahrheit ins Gesicht zu sehen: Archivierte Assets, die nicht mehr verwendet werden sollten gelöscht werden. Vergessen Sie nicht, dass ein sauberer Arbeitsbereich Geist und Seele befreit und erhebliche Zeit und Energie einspart. „Aufgeräumte“ Assets erleichtern ebenfalls erheblich das Management der Ressourcen. Hierbei gilt meist: „Weniger ist besser als mehr“! Verschwenden Sie keine Zeit und Nerven mehr mit Ihren Inhalten, die für Ihre geschäftlichen Ziele nicht unabdingbar sind. Eine DAM-Lösung unterstützt Sie in diesem Sinne, um Ihre alltägliche Arbeit zu erleichtern. 

Weiterhin werden auch die Arbeitsabläufe, die Zusammenarbeit zwischen den unterschiedlichen Abteilungen Ihres Unternehmens sowie mit externen Partnern vereinfacht. Indem ausschließlich die richtigen Assets zur Verfügung stehen, werden Missverständnisse, Dubletten sowie die zeitraubende Suche nach den richtigen Dokumenten vermieden. Nutzen Sie das gesamte Potenzial Ihrer Assets, indem Sie alle Inhalte, Fotos und Dateien wiederverwenden, die weiterhin für Ihr Unternehmen von Bedeutung sind. Somit verhindern Sie, neue Assets zu erstellen, die bereits in Ihrem Katalog vorhanden sind. Ziel hierbei ist es, nur Inhalte aufzubewahren, die bereits freigeben wurden, für alle Nutzer sichtbar sind und die richtigen Metadaten enthalten. Genau dies ist der perfekte Zeitpunkt, um einen weiteren Aspekt anzusprechen: Die Taxonomie „sauberer“ Metadaten.

FÜR DIE OPTIMALE METADATEN-TAXONOMIE DER GENERATION 3.0

Selbstverständlich ist es Ihnen als erfahrener DAM-Nutzer bekannt, dass diese Lösung Ihre Marketing-Assets je nach Unternehmensterminologie klassifiziert. Die optimale Taxonomie sowie die Verwendung spezifischer Tags ermöglichen Ihnen, Ihre Assets schnell zu finden und zu erkennen. Lassen Sie uns zuerst mit der Taxonomie-Struktur befassen: Macht Ihr Klassifizierungssystem immer noch Sinn? Oder wäre es an der Zeit neue Kategorien hinzuzufügen, veraltete zu löschen oder umzubenennen? Entsprechen die Produktkategorien Ihrer Website oder Ihres PIM (Produkt-Informations-Management) weiterhin den Kategorien Ihrer DAM-Lösung? Nein? Dann ist es jetzt an der Zeit, diese anzupassen! Haben Ihre Mitarbeiter Schwierigkeiten, den Artikel „Rote Schuhe“ der richtigen Kategorie zuzuordnen, da derzeit über 50 unterschiedliche Farbtöne vorhanden sind? Dann muss Ihre Taximonie-Struktur vereinfacht werden!

 

Lassen Sie uns jetzt einen Blick auf die verbleibenden Metadaten werfen: Dieses heikle Thema ist ebenfalls der Schlüssel für den erfolgreichen Frühjahrsputz Ihrer DAM-Lösung. Lassen Sie uns damit beginnen, alle doppelten Metadaten zu löschen. Anschließend sollten Sie sich mit allen leeren Metadaten befassen. Benötigen Sie diese wirklich? Oder haben Sie sie nur vergessen?

Abschließend können Sie mit der Analyse der Inhalte und Struktur fortfahren: Passt die von Ihnen verwendete Terminologie zur Struktur Ihrer Metadaten? Sollte dies nicht der Fall sein, muss dies behoben werden. Wir empfehlen Ihnen darüber hinaus, die Metadaten in Listen einzuordnen, die jeweils unterschiedlichen Kategorien entsprechen. Somit befinden sich alle Metadaten für spezifische Produkte, Sortimente, Modelle usw. in derselben Kategorie. Bedenken Sie jedoch, dass auch diese Listen optimiert werden müssen. Hierbei müssen Metadaten gelöscht werden, die nicht mehr verwendet werden und die Listennamen einfach und präzise gehalten werden.

ANPASSEN VON SICHERHEITSEINSTELLUNGEN UND BERECHTIGUNGEN

Vorsicht ist die Mutter der Porzellankiste! Ihr Unternehmen entwickelt sich stetig weiter, Mitarbeiter kommen und gehen, was Sie dazu verpflichtet, die Nutzerrechte und -konten ebenfalls regelmäßig zu überprüfen. Sollte Ihre DAM-Lösung nicht direkt mit einem Enterprise-Authentifizierungsserver verbunden sein, ist dies sogar grundlegend. Die genaue Übersicht Ihrer Sicherheitseinstellungen ist ein guter Anfang, um die folgenden Fragen beantworten zu können:

  • Verfügen alle Mitarbeiter über die richtigen Zugangsrechte? Verfügen manche Mitarbeiter über zu viele oder zu wenige Rechte?
  • Haben sich manche Mitarbeiter über die vergangenen Monate nicht im System angemeldet?
  • Sind vertrauliche Inhalte oder Assets ausreichend geschützt?
  • Könnte ein Single Sign-On (einmaliges Anmelden) verwendet werden, um die Anmeldung der Nutzer zu vereinfachen?
  • Sind nicht genutzte Nutzer- bzw. Asset-Gruppen vorhanden?

Sobald Sie ermittelt haben, welche Nutzer welche Rechte benötigen, können Sie die zusätzlichen Schutzmaßnahmen sensibler Inhalte überprüfen. Weiterhin dürfen Mitarbeiter, die nicht an komplexen Abläufen teilnehmen, ebenfalls nicht auf alle Inhalte frei zugreifen können, da sie nur einzelne Informationen benötigen. Andererseits müssen Sie ebenfalls sicherstellen, dass die Arbeitsabläufe flüssig von statten gehen, indem Sie allen Mitarbeitern die richtigen Rechte zuordnen.

DIE WEDIA-FRÜHJAHRSPUTZ-EXPERTEN HELFEN IHNEN GERNE

Selbstverständlich ist es keine Schande, Hilfe beim Frühjahrsputz Ihrer DAM-Lösung zu benötigen. Denn auch hier gibt es nützliche Hilfsmittel, die bei der Implementierung einer DAM-Lösung mit integriert werden können. Hierbei kann es sich beispielsweise um automatische Abläufe handeln. In diesem Fall werden die Assets nach einer gewissen Zeit automatisch archiviert. Weiterhin werden die Nutzer auch über abgelaufene Lizenzen informiert, indem eine Benachrichtigung an alle Nutzer gesendet wird, die die betroffenen Inhalte bereits heruntergeladen haben. Die Entwickler von Wedia können ebenfalls das bereits erwähnte Single Sign-On (Einmalige Anmeldung) für Sie einrichten. Sie werden sich somit der Struktur Ihres Unternehmens eher bewusst und können basierend auf diesen Informationen Benutzergruppen und -rechte erstellen.Selbstverständlich ist all dies auch für bestehende Lösungen möglich. Zögern Sie nicht länger und bitten Sie die Wedia-Experten um Hilfe. Denn unser Ziel ist es, Ihre DAM-Lösung perfekt Ihrem Unternehmen anzupassen.

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