Wie Sie die beste Digital Asset Management Lösung für Ihr Unternehmen auswählen

Ob Sie bereits eine Digital Asset Management (DAM) Lösung im Einsatz haben und diese ersetzen möchten, oder ob Sie ein absoluter Neuling in Sachen DAM sind, die Suche nach der richtigen Software für Ihr Unternehmen kann entmutigend sein! In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, worauf es bei der Auswahl einer DAM-Lösung wirklich ankommt, welche Fragen Sie sich stellen sollten und vor allem, wie Sie Antworten auf diese finden können, um so die Digital Asset Management Software zu finden, die am besten zu Ihnen und den Bedürfnissen Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter passt. Entdecken Sie also jetzt, wie man ein Digital Asset Management System auswählt – los geht’s! 

Wenn Sie diesen Artikel lesen, sind Sie höchstwahrscheinlich mit der derzeitigen Medienverwaltung Ihres Unternehmens nicht zufrieden. Glücklicherweise gibt es großartige Lösungen, mit denen Sie diese Situation positiv beeinflussen können. Eine davon ist Digital Asset Management (DAM). Aber bevor wir beginnen: Was ist Digital Asset Management? Und was kann es für Sie tun? Um es kurz und einfach zu machen: Digital Asset Management ist eine hocheffiziente und kostengünstige Methode zum Speichern, Suchen, Indizieren, Teilen und Verbreiten einer Vielzahl von verschiedenen Medieninhalten. Es ermöglicht Ihnen, (ausgewählten) Mitarbeitern, aber auch externen Partnern wie der Presse, kreativen (Content)Produzenten und anderen Stakeholdern Zugriff auf alle Ihre relevanten Mediendateien zu gewähren….

Natürlich gibt es noch viele andere Lösungen auf dem Markt. Falls Sie sich also fragen, wie Digital Asset Management im Vergleich zu anderen gängigen Lösungen für die Speicherung und Verwaltung von Assets abschneidet, haben wir die passende Antwort für Sie:

Warum sollten Sie DAM gegenüber anderen Tools vorziehen?

Schauen wir uns gemeinsam einige Lösungen (die Sie vielleicht gerade verwenden) im Vergleich zu Digital Asset Management an.

Je nach Unternehmensgröße ist es naheliegend, sich zunächst an Lösungen zu halten, die bereits verfügbar und einfach zu verwenden sind, wie USB- oder Festplattenlaufwerke. Diese Laufwerke haben jedoch leider Grenzen, die schnell erreicht werden, da sie nicht skalierbar sind und Medien nicht einfach gemeinsam genutzt werden können. Der letztgenannte Punkt gilt zwar nicht für Filesharing-Dienste, aber diese haben andere Nachteile. File-Sharing-Dienste wie Google Drive, Dropbox, OneDrive  sind dank des einfachen Zugriffs auf Assets bequem, aber sie bringen Ihnen und Ihrem Unternehmen nicht viel, wenn Sie die volle Kontrolle über Zugriffsrechte und die Verfolgung von Workflows benötigen. Auch das Suchen und Finden von Assets kann eine Herausforderung sein: Da sich diese Dienste nicht auf Metadaten verlassen – wir werden diesen Punkt später noch einmal behandeln – ist das Auffinden Ihrer verschiedenen Assets kompliziert (insbesondere bei Videos und Bildern).

Der Vollständigkeit halber erwähnen wir auch die mögliche Nutzung von E-Mail und Mitarbeiter-Desktops, die einige Vorteile, aber vor allem Nachteile haben, sobald Ihre Asset-Verwaltung etwas komplexer wird.

Die Speicherung von Assets direkt auf den Desktops Ihrer Mitarbeiter mag sicher sein, aber die gemeinsame Nutzung Ihrer Assets ist viel zu zeitaufwändig und ineffizient. Außerdem können Computer aus verschiedenen Gründen ausfallen oder unzugänglich sein. Ein weiterer Nachteil dieser Option ist, dass sie für die heutige digitale Arbeitsweise, einschließlich der Fernarbeit, nicht mehr geeignet ist. E-Mail wiederum unterstützt nicht den Versand großer Mengen von Dateien, und die Kommunikation kann ungeordnet und nicht sehr sicher sein.

Kurz gesagt, all diese Tools mögen auf den ersten Blick praktisch erscheinen, weisen aber erhebliche Mängel auf, wenn es um Sicherheit, Workflows, erweiterte Suchfunktionen und vieles mehr geht.

Wie sieht es nun mit Marketing Resource Management aus? Nun, wir haben einen ganzen Artikel und eine Infografik den Unterschieden zwischen Marketing Resource Management und Digital Asset Management gewidmet, ihren Funktionen, Vorteilen und wie Sie herausfinden können, welches das richtige für Sie ist. Wenn Ihnen das interessant erscheint, finden Sie diesen Blogartikel hier.

Eine Erkenntnis ist, dass diese beiden Systeme nicht wirklich konkurrieren, sondern sich vielmehr ergänzen und auf unterschiedliche Bedürfnisse eingehen. Marketing Resource Management ist ein Tool, mit dem Sie Prozesse rund um die Erstellung und Planung von Marketingressourcen (digital, physisch, personell und finanziell) organisieren und automatisieren können. Digital Asset Management hingegen fungiert als zentrales Repository (eine sogenannte „Single Source of Truth“) für die Verwaltung, Speicherung und Validierung von Assets. Diese Assets können dann leicht geteilt und über alle Arten von Online- und Offline-Kanälen verbreitet werden. Darüber hinaus bietet Digital Asset Management Analyse- und Scoring-Funktionen, die Ihnen die Möglichkeit geben, wichtige Erkenntnisse über die Nutzung und Leistung Ihrer Assets zu gewinnen – ein echter Wegbereiter bei der Entscheidungsfindung im Vermarkten!

Klingt das alles gut für Sie? Dann können Sie davon ausgehen, dass Digital Asset Management eine ausgezeichnete Wahl für Sie ist. Dennoch liegt es an Ihnen, einen DAM-Anbieter zu wählen, dessen Lösung Ihr Unternehmen bestmöglich unterstützt.

Wir sagen Ihnen, wo Sie bei der Suche nach der richtigen Software für Ihr Unternehmen beginnen sollten und welche Kriterien, Funktionen und Vorteile Sie beim Vergleich verschiedener Digital Asset Management-Anbieter berücksichtigen müssen. Lassen Sie uns also mit den Grundlagen beginnen:

Identifizieren Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen, aber auch die Einschränkungen

Um Ihre geschäftlichen Anforderungen, aber auch die Einschränkungen zu ermitteln, müssen Sie sich einige wichtige Fragen stellen, z. B.:

• Welche Arten von Dateien sollten von der Lösung verarbeitet werden?
• Wie sieht mein derzeitiges MarTech-Stack aus? Kann das DAM damit integriert werden?
• Wer wird das DAM nutzen?
• Wie vertraut sind die zukünftigen Benutzer mit einer Software wie einer Digital Asset Management Lösung?
• Wie hoch ist mein Budget?

Sobald Sie diese Grundlagen geklärt haben, können Sie in die Details eintauchen und einen Blick auf die wichtigsten Funktionen werfen, die Ihre zukünftige Digital Asset Management Lösung idealerweise abdecken sollte.

Erstellen Sie eine Liste der wichtigsten Funktionen

Im nächsten Schritt sollten Sie eine Liste der wichtigsten Funktionen erstellen, indem Sie die folgenden Punkte überprüfen: 

Dateiunterstützung

Verschiedene Digital Asset Management Lösungen decken unterschiedliche Dateien ab. Das Wichtigste dabei ist, dass NICHT alle Digital Asset Management Lösungen alle Arten von Dateien unterstützen. Mit welchen Dateien müssen Sie und Ihre Mitarbeiter also täglich arbeiten? Textbasierte Dateien wie Präsentationen, Verträge, Markenrichtlinien oder Rich-Media-Dateien wie Bilder, Videos, 360° und 3D, Audioinhalte, Animationen und Grafiken? Oder vielleicht alles davon? Prüfen Sie unbedingt, welche Dateien und Formate von Ihrem bevorzugten Anbieter unterstützt werden, um sicherzustellen, dass er alle Ihre relevanten Medien unterstützt.

Individualisierungsmöglichkeiten

Wenn es um Digital Asset Management Lösungen geht, entscheiden sich einige Anbieter für einen einfachen „One-for-all“-Ansatz, während andere mehr Flexibilität bieten und die DAM-Lösung perfekt auf Ihr Unternehmen zuschneiden können. Ein Beispiel für eine hochgradig anpassbare Lösung wäre eine, die über eine User-Schnittstelle verfügt, die die Marke Ihres Unternehmens widerspiegelt. Der Vorteil dabei ist, dass sie sich perfekt in Ihre anderen Tools einfügt und dem Benutzer das Gefühl einer einzigen Lösung gibt. Vielleicht möchten Sie auch Ihre Metadaten und Suchfunktionen so anpassen, dass sie beispielsweise alle Ihre verschiedenen Produktkategorien, Marken oder Geschäftsbereiche abdecken. Das Auffinden und Indizieren Ihrer Assets wird dann wesentlich intuitiver. Die Anzahl und Art Ihrer zukünftigen Digital Asset Management-Nutzer ist ebenfalls ein wichtiger Faktor, den Sie berücksichtigen sollten. Wird die Lösung nur von einer kleinen Anzahl von Personen aus demselben Team genutzt? In diesem Fall reicht eine einfache und begrenzte Benutzerverwaltung völlig aus. Oder handelt es sich um Tausende von verschiedenen Benutzern, sowohl intern als auch extern, weltweit? Dann werden Sie wahrscheinlich eine präzise und komplexe Benutzerverwaltung ohne Grenzen bevorzugen, bei der Sie unterschiedliche Zugänge und Berechtigungen für verschiedene Benutzer einrichten können.

Skalierbarkeit

Wie sieht es mit der Skalierbarkeit aus? Für DAM bedeutet dies, dass ein Unternehmen in der Lage sein sollte, Assets, Benutzer, Speicherplatz, Work-in-Progress-Funktionen, Integrationen usw. hinzuzufügen. (Input) zum DAM hinzuzufügen und trotzdem ein System zu haben, das die gleiche oder eine bessere Funktionalität und Leistung (Output) bietet. Der Grundgedanke dabei ist, zu verstehen, wie die Lösung mit Ihren steigenden Anforderungen wachsen kann. Zu Beginn sollten Sie sich überlegen, wo Ihr Unternehmen heute steht und welche Ziele Sie für die Zukunft haben. Für Neugründungen und kleine Unternehmen können Basisfunktionalitäten ein guter (und kostengünstiger) Einstieg sein. Allerdings sind die grundlegenden DAM-Funktionen oft begrenzt. Wenn Ihr Unternehmen wächst, wachsen auch die geschäftlichen Anforderungen. Deshalb sind skalierbare, modulare DAM-Lösungen sicherlich besser für Sie geeignet. Nur Sie kennen die vollständige Liste der Anforderungen an die Skalierbarkeit, aber wir geben Ihnen einige Anregungen, über die Sie nachdenken sollten, um Ihre Bedürfnisse zu definieren und herauszufinden, was Sie von einer Digital Asset Management Lösung erwarten: Wie hoch ist die aktuelle Anzahl der Benutzer (einschließlich der gleichzeitigen Nutzung, Rollen und Gruppen)? Welchen Speicherplatz benötigen Sie jetzt und in Zukunft? Was ist mit vorgelagerten Funktionen wie Workflows oder nachgelagerten Funktionen wie Diffusion / Omnichannel-Unterstützung und Personalisierung? Haben Sie Bedarf an Video? Welche Architektur wünschen Sie sich für einfachere Integrationen? Und so weiter…

Integrationsmöglichkeiten mit anderen Anwendungen/Tools (einschließlich APIs)

Dies bringt uns zu unserem nächsten Punkt. Je nachdem, wie Ihr aktueller Martech Stack aussieht, möchten Sie, dass sich Ihre DAM-Lösung problemlos in Ihre geschäftlichen und technischen Umgebungen integrieren lässt. Je nach Unternehmen gibt es eine kleine oder große Anzahl von Anforderungen für Integrationen. Integration kann in verschiedene Kategorien eingeteilt werden: Automatisierung, Markenmanagement, E-Commerce, Product Information Management (pim), Projektmanagement, Social Media Management und Web Content (cms), um nur einige zu nennen. Welche Arten der Integration ein DAM-Anbieter anbietet, kann sehr individuell sein. Wir unterscheiden auch zwischen Integrationen, die direkt vom Anbieter entwickelt und unterstützt werden, und solchen, die von seinen Partnern entwickelt und unterstützt werden. Natürlich möchten Sie sicherstellen, dass Ihr DAM mit allen Ihren Anwendungen verbunden ist. Apropos Verbindung: Vielleicht möchten Sie auch die Verbindung mit APIs  zu Ihrer DAM-Wunschliste hinzufügen.

Bereitstellungsmethode (vor Ort vs. Cloud-basiert)

Die Funktionalität einer DAM-Software ist nicht alles: Die gewählte Lösung muss auch technisch sinnvoll und an Ihre Einschränkungen angepasst sein. Es gibt zwei Arten von Digital Asset Management Lösungen: Vor-Ort-Lösungen, bei denen die Software auf dem eigenen Server Ihres Unternehmens gehostet wird; und die Cloud (SaaS), bei der das Hosting außerhalb Ihres Unternehmens erfolgt und über einen Webbrowser zugänglich ist. Beide Optionen bieten Vorteile:

Bei Software vor Ort behalten Sie die volle Kontrolle über das Tool: Auswahl der Updates, Sicherheit der Ressourcen, Verwaltung von Backups und Wiederherstellungen usw. Außerdem ist die Nutzung unabhängig von der Internetverbindung, was von Vorteil sein kann, wenn Sie nicht über eine Hochgeschwindigkeitsverbindung verfügen oder wenn Sie Ihre Plattform so weit wie möglich vom externen Netzwerk isolieren möchten.

SaaS-Software ist einfacher und schneller zu implementieren, da keine Infrastruktur bereitgestellt werden muss. Sie ist skalierbar und bietet die Möglichkeit, Module hinzuzufügen, von regelmäßigen kostenlosen Updates zu profitieren oder den Speicherplatz nach Bedarf zu erweitern. Sie können von überall und potenziell von jedem genutzt werden, solange der Nutzer über eine Internetverbindung verfügt… und eine Berechtigung! Schließlich bietet das Abonnement in der Regel auch Zugang zu einem Support- und Wartungsangebot.

Sicherheitsfunktionen (Urheberrechte, Benutzerverwaltung, SSO)

In diesem Artikel haben Sie bereits gelernt, dass eine Digital Asset Management Lösung als „Single Source of Truth“ (SSOT) fungiert: Eine zentralisierte Mediendatenbank mit geprüften Assets ist ein großes Plus, wenn es darum geht, die volle Kontrolle über Sicherheitsfragen zu haben. Wenn Sie eine DAM-Lösung verwenden, profitieren Sie fast immer von einer SSOT, aber auch hier gilt, dass verschiedene Anbieter unterschiedliche Funktionen unterstützen. Um ein vollständiges Bild zu erhalten, fragen Sie sich, ob Sie z. B. den Verfall von Rechten verhindern wollen, wenn Sie sich für die automatische Archivierung eines Assets entscheiden. Oder möchten Sie die geografische Nutzung Ihrer Assets kontrollieren? Die Netzwerknutzung? Können Sie Nutzungsrechte und -beschränkungen dokumentieren, um Urheberrechtsverletzungen zu vermeiden und die Markenintegrität zu wahren? Zuvor haben wir auch die Benutzerverwaltung erwähnt.

Und last but not least: Gibt es eine Lernkurve?

Eine Lernkurve im Zusammenhang mit dem Digital Asset Management bedeutet, dass Sie auch darüber nachdenken sollten, wie gut die neue Lösung von Ihren Mitarbeitern (und Partnern) genutzt werden kann. Oder mit anderen Worten: Wie können Sie eine erfolgreiche Anpassung Ihrer neuen DAM-Lösung sicherstellen und das DAM zur Gewohnheit machen? Aus diesem Grund ist es von entscheidender Bedeutung, auf die interne Funktionsweise des DAM zu achten, d. h. auf die eigentliche Qualität, die die Benutzer vorfinden. Wir müssen auf die Indexierung der Inhalte und die Organisation der Medien achten, aber auch auf die Benutzerfreundlichkeit der UX, die die Mitarbeiter erleben werden. Behalten Sie dies im Hinterkopf, wenn Sie die richtige DAM-Lösung für Ihr Unternehmen auswählen.

Prüfen Sie Digital Asset Management Bewertungen & Anwendungsfälle

An diesem Punkt und nach zahlreichen Überlegungen sollten Sie sich über die Liste der wichtigsten Funktionalitäten im Klaren sein, die Sie in Ihrem Digital Asset Management haben möchten. Nun können Sie diese Liste mit den von verschiedenen Anbietern angebotenen Funktionen vergleichen und eine kurze Liste Ihrer Favoriten erstellen. Es ist auch nützlich, nach Kundenrezensionen und Anwendungsfällen Ausschau zu halten. Die  Kundenerfolgsgeschichten von Wedia veranschaulichen beispielsweise, wie eine DAM-Lösung erfolgreich implementiert und (je nach Anbieter) auf das jeweilige Unternehmen und seine Herausforderungen im Marketing zugeschnitten wurde. Besonders wenn es um Ihre Konkurrenten geht, sind diese Materialien sehr wertvoll und aufschlussreich und helfen Ihnen dabei, die für Sie beste DAM-Lösung einzugrenzen.

Sind Sie bereit, sich auf die Suche nach einer Digital Asset Management Lösung zu machen? Wenn Sie an der Wedia-Lösung interessiert sind und unsere Funktionen kennenlernen möchten, zögern Sie nicht, eine Demo mit einem Ihrer Experten zu buchen oder eine RFP-Vorlage für die Durchführung einer DAM-Ausschreibung auszufüllen.

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In dieser komplexen Zeit, in der es unerlässlich ist, über Werkzeuge zu verfügen, die an neue Arbeitsweisen angepasst sind, hat die Wedia-Lösung bewiesen, dass sie mit diesen Arbeitsweisen im Einklang steht.

Wir bieten eine Digital Asset Management SaaS-Lösung an, die durch die Dienstleistungen unserer Experten (Beratung, Integration, Support usw.) unterstützt wird und die auf die Verwaltung und Omnichannel-Distribution von Marketingmedien ausgerichtet ist, damit Unternehmen das bestmögliche Kundenerlebnis über alle Kommunikations- und Vertriebskanäle hinweg bieten können.