Web to Print Projekt

4 Schritte zur Planung Ihres Web to Print Projekt

Laut der Welthandelsorganisation (WTO), werden 75 % des weltweiten Umsatzes heutzutage über indirekte Kanäle generiert. Indirektes oder sogenanntes Channel-Marketing ist für globale Unternehmen weiterhin ein entscheidender Geschäftsbereich. Allerdings brauchen sie dafür die richtige Technologie, um ihren Partnern zu ermöglichen, Produkte effizient an ihre Kunden zu vermarkten und zu vertreiben. Wie können Projekte wie Web to Print und Distributed-Marketing-Plattformen internationale Marken aus verschiedenen Branchen wie Einzelhandel, Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen, Automobil- und Fertigungsindustrie unterstützen? Und wie können Sie den richtigen Partner auswählen, um Ihre Ziele zu erreichen und ein erfolgreiches Web to Print Projekt zu entwickeln?

Große Konzerne, die an zahlreichen Standorten auf der ganzen Welt tätig sind, stehen alle einer besonderen Herausforderung gegenüber: Sie müssen ihre Zielgruppen erreichen und ansprechen, während sie gleichzeitig sicherstellen müssen, dass sie überall einheitliche Botschaften senden und ein konsistentes Markenimage aufbauen. Es ist extrem schwierig und kostenintensiv, mehrsprachigen Marketing-Content für unterschiedliche Länder zu gestalten und zu produzieren, ohne dabei aufgrund der zahlreichen Berührungspunkte die Markenkonsistenz aufs Spiel zu setzen. Unternehmen mit geografisch verteilten Teams brauchen deshalb eine Marketingstrategie, die alle Stakeholder, wie beispielsweise Händler, Franchisenehmer, Einzelhändler und zentrales Marketing verbindet. Diese Strategie muss Automatisierung und Individualisierung wirkungsvoll kombinieren, um die Kommunikation sowie die Marketingeffizienz zu verbessern und so letztendlich den Umsatz zu steigern.

Um ihre Ziele zu erreichen, ziehen viele dieser Unternehmen eine Distributed Marketing Plattform in Betracht (diese sind auch als „Web to Print-“ oder „Through-Channel Marketing Automation“ Plattformen bekannt). Diese Plattformen, die für gewöhnlich mit einer Digital Asset Management Lösung (DAM) kombiniert werden, sind für Unternehmen mit komplexer Unternehmensstruktur entwickelt worden. Sie ermöglichen verteilten Teams Marketing Content für alle Kanäle und Märkte zu erstellen, anzupassen und freizugeben, indem sie Vorlagen im Corporate Design verwenden, die zentral zur Verfügung gestellt werden.

Allerdings muss man seine Marketingbedürfnisse und -organisation genau analysieren, um die richtige Distributed-Marketing-Plattform auswählen zu können. Dafür haben wir eine Checkliste erstellt, die Ihnen dabei hilft, einige der wichtigsten Fragen bei der Planung Ihres Web to Print Projekt (W2P) zu beantworten. Befolgen Sie diese 4 Schritte und Sie sind auf dem richtigen Weg, Ihre neue W2P-Lösung zu finden und zu implementieren.

 1. Hauptziele festlegen

Distributed-Marketing-Plattformen bieten zahlreiche Vorteile. Bei der Auswahl Ihres zukünftigen Systems ist es wichtig, zu verstehen, was Sie damit erreichen möchten, z. B. Ihren erwarteten Return-on-Investment (ROI). Dieser erwartete ROI kann sowohl quantitativ als auch qualitativ sein oder auch beides: Möchten Sie Kosten für externe Ausgaben wie beispielsweise Werbeagenturen oder Produktion einsparen? Möchten Sie den Übersetzungsprozess optimieren und damit verbundene Kosten reduzieren? Vielleicht möchten Sie auch erreichen, dass Designvorgaben präziser eingehalten werden oder Sie möchten die einzelnen Schritte einer Dokumentenherstellung nachverfolgen? Es gibt sicherlich zahlreiche Gründe, sich für ein Web to Print Projekt zu entscheiden, aber entscheidend ist, dass Sie Ihre Ziele kommunizieren und priorisieren. So sichern Sie sich den Buy-in aller Beteiligter und können die neue Plattform als unternehmensweites Ziel etablieren, bevor Sie die Investition tätigen. Außerdem können Sie so sicher sein, ein System auszuwählen, dass perfekt zu Ihren Bedürfnissen passt und Ihnen die gewünschten Ergebnisse liefert. Ganz gleich ob es sich dabei um deutliche Kosteneinsparungen, gesteigerte operative Effizienz oder eine bessere Markenkonsistenz handelt.

2. Stakeholder identifizieren

Sie denken höchstwahrscheinlich über eine Distributed Marketing Plattform nach, weil Ihr Unternehmen über eine Vielzahl an Marketing-Stakeholdern verfügt, wozu Händler, Franchisenehmer und Vertriebspartner gehören. Zudem müssen Sie sicherstellen, einheitlichen Content zu erstellen, der relevant für die unterschiedlichen Zielgruppen ist. Laut Gartner „müssen Marketing Leader von weit verzweigten Organisationen mit zahlreichen Marketing-Stakeholdern zentrale und dezentrale Prozesse in Einklang bringen.“ Bei der Auswahl Ihrer zukünftigen Distributed-Marketing-Plattform müssen Sie auch berücksichtigen, welche direkten und indirekten Stakeholder involviert sein werden und Zugriff auf die Plattform benötigen. Folgende Fragen sollten Sie sich stellen: Soll diese Plattform international ausgerollt werden? Wird sie von mehreren Geschäftsbereichen genutzt? Wie viele Sprachen werden benötigt? Damit Sie in hohem Maße lokalisierte Kampagnen durchführen können, während Sie die volle Nutzungskontrolle und Compliance behalten, ist es ausschlaggebend, ein System auszuwählen, dass alle wichtigen Stakeholder auf Unternehmens- und lokaler Ebene einschließt und koordiniert. Außerdem muss die Plattform letzteren ermöglichen, einfach und intuitiv auf Assets und Vorlagen zugreifen zu können und diese zu teilen. Wenn Sie verstehen, wer Ihre Stakeholder sind, und welche Schwierigkeiten sie haben, können Sie die Lösung auswählen, die eine Brücke zwischen den Marketinganforderungen der Unternehmenszentrale und den Regionalteams schlägt, unabhängig von der Größe oder Komplexität Ihrer Unternehmensorganisation.

3. Aktuelle Prozesse analysieren

Sobald Sie Ihre Hauptziele und -Stakeholder definiert haben, geht es darum, wie Sie sich eine Nutzung Ihrer Distributed-Marketing-Plattform zukünftig vorstellen. Um das festzulegen, sollten Sie sich Ihre aktuellen Prozesse ansehen und überlegen, wie das neue System diese verbessern soll. Gibt es Schritte in Ihrem derzeitigen Asset-Erstellungs- oder Verteilungsprozess, die Sie optimieren möchten? Sind Freigabeprozesse zu langsam oder zu ineffizient und sie erwarten von dem neuen System, das es das Management von Workflows für die Dokumentenfreigabe verbessert?  Hat Ihr Unternehmen mit Compliance-Problemen zu kämpfen und möchten Sie das Risiko aus Ihren Marketingkampagnen nehmen, also beispielsweise Risiken hinsichtlich der Verletzung von markenrechtlichen, gesetzlichen oder lizenzabhängigen Vorgaben minimieren? Vielleicht können Sie derzeit auch nicht schnell genug – oder möglicherweise gar nicht – auf Anfragen von Partnern, Händlern oder Kunden reagieren, die Ihre Assets benötigen? Sie benötigen wahrscheinlich auch eine Plattform mit Marketingmöglichkeiten für unterschiedliche Kanäle, sodass Sie nicht nur Content für Social Media oder digitale Formate erstellen können, sondern auch für Printmaterialien. Es ist wichtig, derzeitige Engpässe und unterschiedliche Distributed-Marketing-Scenarios zu berücksichtigen, sodass Sie mögliche Anbieter nach den angebotenen Mechanismen und Funktionen fragen können, die Ihre ganz persönlichen Anforderungen erfüllen: Vorlagen für Kampagnen, vollständige Überprüfungsprotokolle, Bearbeitungs- und Freigabeprozesse, Dokumentenanpassung, Zugriffsberechtigungen usw.

4. Festlegen, welche Tools miteinander verbunden werden sollen

Und last but not least ist es bei der Planung Ihres Web to Print Projekt wichtig, zu berücksichtigen, welche bestehenden Tools Sie aus Ihrer Marketing- und Vertriebsstrategie  mit der neuen Lösung verbinden möchten. Diese Integrationen könnten unter anderem folgende Lösungen umfassen:

  • Ihre Mediathek-Lösung (z. B. eine Digital Asset Management Plattform), aus der Sie Fotos oder andere Marketing-Assets in neue Dokumente einfügen oder integrieren
  • Ein Product-Information-Management-System (PIM) für die automatische Aktualisierung von Produktdateien
  • Eine Lösung für die Beschaffung von Druckerzeugnissen, mit dessen Hilfe  verschiedene Ausdrucke bestellt werden können, die im System erzeugt werden oder
  • Tools für die Content-Erstellung wie Adobe Creative Cloud oder Microsoft Office 365[SG1]

Wenn Ihr Unternehmen eine Vielzahl an Technologien und Anwendungen

verwendet, möchten Sie vielleicht eine hochleistungsfähige API-getriebene Plattform implementieren, die Ihre digitalen Abläufe unterstützen kann und sich nahtlos in Ihre bestehenden Tools und Prozesse integrieren lässt.

Durch das Festlegen der Hauptanforderungen, Stakeholder, Prozesse und Tools Ihrer verzweigten Unternehmensorganisation, können Sie den Informationsprozess besser gestalten und verstehen, wie mögliche Anbieter zu den Bedürfnissen sowie den derzeitigen Abläufen Ihres Unternehmens passen. Denn höchstwahrscheinlich haben ineffiziente aktuelle Prozesse zu der Entscheidung geführt, ein Distributed-Marketing-System einzuführen. Deshalb möchten Sie sicherlich einen Partner finden, der Ihre Schwachstellen beheben kann und zu allen Aspekten Ihres Unternehmens passt. Da es eine Vielzahl an Anbietern gibt, können Ihnen diese 4 Schritte als Richtlinie dienen, um die Anbieter, deren Produkte und Services die zu Ihren individuellen Anforderungen passen, zu analysieren, zu vergleichen und möglicherweise auszuwählen.

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