4 Wege, wie Sie die Archivierung Ihrer digitalen Assets mit DAM in den Griff bekommen

Wie verwalten Sie das Ende Ihres Medienlebenszyklus? Eine konsequente Organisation und regelmäßige Archivierung Ihrer Inhalte sind von größter Bedeutung, wenn es darum geht, digitale Nüchternheit zu erreichen. Wenn Sie dies verstehen und mit Ihrem DAM in den Griff bekommen, wird Ihr Marketing-Content-Management effizienter und nachhaltiger sein. Wo fängt man bei der Archivierung digitaler Inhalte an? Mit der Entwicklung einer Strategie und einem methodischen Ansatz!

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Als Marketingspezialist müssen Sie große Mengen an visuellen Inhalten verwalten, und Sie kennen alle Probleme, die damit verbunden sind: Wie geht man mit Inhalten um, die nicht mehr nützlich sind? Welche Inhalte sollen behalten, archiviert oder gelöscht werden?

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Die Archivierung digitaler Bestände ist eine Phase im Lebenszyklus von Inhalten, die Sie in den Griff bekommen müssen, um Ihre Multimediadateien optimal zu verwalten und Ihr DAM zu organisieren, effektiv und übersichtlich zu halten. Alles beginnt mit einer Strategie, die darauf abzielt, Ressourcen verantwortungsvoll zu nutzen, Kosten zu senken und den CO2-Fußabdruck der Datenspeicherung zu reduzieren.

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Erfahren Sie, warum die Entwicklung einer solchen Strategie wichtig ist und wie Sie sie umsetzen, um das Ende Ihres Medienlebenszyklus zu optimieren. Das Ziel? Den Weg für ein optimales Management Ihrer Marketinginhalte mit weniger Umweltbelastung zu ebnen.

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Was ist die Archivierung digitaler Bestände?

Alle Ihre visuellen Inhalte, seien es Bilder, Grafiken, PDF-Dateien, Mockups, HTML-Seiten, Videos, Audiodateien, 3D-Animationen usw., folgen einem Zyklus, vom Entwurf bis zum Ende ihrer Lebensdauer.

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Die Archivierung digitaler Bestände findet am Ende dieses Zyklus statt. In der Regel handelt es sich dabei um eine Art der Speicherung und Organisation älterer digitaler Bestände oder Inhalte, die nicht für laufende Projekte verwendet werden. Diese Dateien können in das Archiv verschoben werden: Sie sind in Ihrem Ablagesystem nicht mehr sichtbar und werden an einem sicheren Ort aufbewahrt, bleiben aber für die künftige Nutzung jederzeit zugänglich.

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Sie können zum Beispiel Bildmaterial aus einer abgeschlossenen Marketingkampagne archivieren, oder wenn Sie Produktbildmaterial, das nicht mehr relevant ist, nicht mehr veröffentlichen. Durch die Archivierung können Sie Inhalte, die Ihnen in Zukunft nützlich sein könnten, an einem sicheren Ort aufbewahren, ohne sie zu löschen, und gleichzeitig Speicherplatz und Zeit maximieren und Kosten reduzieren. Um den größtmöglichen Nutzen aus ihnen zu ziehen, können diese Multimediadateien zu einem späteren Zeitpunkt wiederverwendet oder recycelt werden, um aus den vorhandenen Assets neue Marketinginhalte zu erstellen.

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Die Entscheidung darüber, was mit Ihren digitalen Beständen geschehen soll, fällt jedoch nicht von allein. Im Gegenteil: Um zu wissen, welche Inhalte aufbewahrt, verschoben, archiviert oder gelöscht werden sollen, ist eine Bestandsaufnahme und die Umsetzung einer Strategie erforderlich.

Warum ist eine Strategie zur Archivierung digitaler Bestände wichtig?

Der Einsatz von Digital Asset Management (DAM)-Software ist eine kluge Entscheidung, um den gesamten Lebenszyklus Ihrer Inhalte erfolgreich zu verwalten, bis sie das DAM verlassen. Sie müssen Ihre zahlreichen Mediendateien nicht mehr an verschiedenen Orten speichern und archivieren. Sie benötigen keinen separaten Speicherplatz, keine Online-Archive und keine persönlichen Dateien mehr: Der gesamte Medienlebenszyklus einschließlich der Archivierung findet in der DAM-Lösung statt.

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Allerdings ist diese Art der Verwaltung nicht möglich, ohne eine Strategie zur Verwaltung, Archivierung und Löschung Ihrer Multimedia-Dateien zu entwickeln. Auf diese Weise können Sie alle Vorteile voll ausschöpfen:

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● Fundierte Entscheidungsfindung: Planung vermeidet übereilte Entscheidungen. Ohne Richtlinien besteht die Gefahr, dass Sie große Mengen an Inhalten unstrukturiert anhäufen, was zu Frustration oder Stress führen kann, wenn Sie und Ihre Teams digitale Assets finden oder den Speicherplatz schnell vergrößern müssen.
● Gesteigerte Rentabilität: Sie optimieren Ihren Return on Investment (ROI) und die Effizienz Ihrer Plattform dank Prozessen, die erforscht und durchdacht wurden, bevor Sie mit der Verwaltung all Ihrer Daten beginnen.
● Schneller und sicherer Zugriff: Marketing- und Kreativteams müssen schnell und einfach auf alle benötigten Inhalte zugreifen können, und zwar in den neuesten, genehmigten Versionen. Der Zugriff auf die Daten ist auch kontrolliert und nachvollziehbar und damit sicher.
● Leistungsmessung: Durch die Untersuchung Ihrer Medienanalysen können Sie feststellen, ob sie noch Ihren Geschäftszielen entsprechen oder nicht.
● Big Data Management: Eine gut durchdachte und verwaltete Speicherung von Inhalten ist ein Schritt in Richtung digitale Nüchternheit.

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Wenn Ihre Daten online gespeichert werden, nehmen sie viel Platz ein, was zu einem erheblichen Energieverbrauch und CO2-Emissionen führt. Indem Sie darüber nachdenken, wie Sie den von Ihren Daten belegten Speicherplatz begrenzen können, entscheiden Sie sich dafür, die Umwelt weniger zu belasten.

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Die Optimierung des Lebenszyklus tausender digitaler kreativer Assets erfordert Zeit und einen methodischen und rigorosen Ansatz, weshalb eine Strategie entwickelt werden muss. Eine DAM-Plattform hilft ihren Nutzern, alle visuellen Marketinginhalte intelligent zu verarbeiten und die Leistung bis zum Ende der Produkt- und Medienlebensdauer zu optimieren, was den Teams Zeit spart und langfristig die Kosten senkt.

Wo soll man anfangen? Wie trennen Sie das Nützliche vom Unnützlichen? Welche Dinge müssen Sie aufbewahren und welche sollten Sie löschen?

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Um diese Fragen zu beantworten, ist eine sorgfältige Analyse Ihrer digitalen Bestände unerlässlich. Bei diesem Audit-Verfahren werden Ihre Dateien anhand verschiedener Kriterien bewertet, um festzustellen, welche davon archiviert werden sollten. Werfen wir einen genaueren Blick darauf!

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4 Möglichkeiten zur Verwaltung der Archivierung digitaler Assets mit DAM

1. Einen Manager ernennen

Um all Ihre multimedialen Inhalte zu verwalten und sicherzustellen, dass Ihr DAM so effizient wie möglich ist, ist der DAM-Administrator die ideale Person für diese Aufgabe. Allerdings gibt es diese Rolle nicht in jedem Unternehmen. Auch wenn die DAM-Wartung von den Benutzern gemeinsam durchgeführt werden kann, muss ein klar definierter Ansprechpartner dafür verantwortlich sein, das DAM auf dem neuesten Stand zu halten und es wie ein Projekt zu verwalten, damit es funktioniert.

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Sie können auch Fachleute hinzuziehen, die Ihnen helfen, den Lebenszyklus Ihrer kreativen und visuellen Inhalte zu optimieren. Wedia bietet maßgeschneiderte Lösungen an und seine Experten können Ihnen bei der Integration von Werkzeugen helfen, die Ihren spezifischen Anforderungen entsprechen, wie z. B. der Automatisierung von Aufgaben. Zum Beispiel:

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● Bildmaterial kann automatisch außer Betrieb genommen werden, wenn ein Produkt zurückgezogen wird, durch die Integration von Tools mit Ihrem PIM, oder wenn eine Kampagne ausläuft
● Inhalte können automatisch archiviert werden, wenn ein bestimmter Zeitraum abläuft, oder wenn vordefinierte Benutzerrechte ablaufen
● Benachrichtigungen können an alle Benutzer gesendet werden, die den betreffenden Inhalt heruntergeladen haben, wenn eine Lizenz abläuft.

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2. Wählen Sie Ihre Prüfungshäufigkeit

Neben der täglichen Verwaltung Ihrer Inhalte müssen die digitalen Dateien in Ihrem DAM so oft wie nötig geprüft und bewertet werden, je nach Umfang der eingehenden Dateien in einem bestimmten Zeitraum.
Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise viele neue Inhalte benötigt und Ihr Kreativteam regelmäßig Bildmaterial erstellt, wird das DAM häufiger von einem Team genutzt, das Inhalte auf Ad-hoc-Basis erstellt. Je nach Branche muss Ihre Marke vielleicht jedes Jahr große Mengen an Medien erstellen und verwalten, was bedeutet, dass Ihr DAM viel häufiger bewertet werden muss.

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Einige Tipps für die richtige Prüfungshäufigkeit:

● Beobachten Sie, wie regelmäßig vorhandene Inhalte genutzt werden. Ermitteln Sie dann die durchschnittliche Nutzungsdauer, um eine Vorstellung vom durchschnittlichen Alter zu bekommen, in dem Ihre Inhalte veralten und nicht mehr genutzt werden (z. B. drei Monate, sechs Monate, ein Jahr).
● Untersuchen Sie mithilfe von DAM-Analysen, wie oft Inhalte genutzt werden, das durchschnittliche Alter der am häufigsten genutzten Inhalte und das Alter der am häufigsten genutzten vorhandenen Inhalte über einen bestimmten Zeitraum.
● Verfeinern Sie diese Daten, indem Sie gleichzeitig alle anderen Systeme überprüfen, die Ihre Inhalte speichern, nutzen und verteilen (z. B. Ihr CRM, CMS oder andere Cloud-Speicherlösungen).

Wenn Ihr Unternehmen DAM regelmäßig nutzt oder mit einem sehr großen Dateivolumen arbeitet, müssen Sie mit Sicherheit häufiger Audits durchführen. Wenn Ihr Unternehmen hingegen nur zu bestimmten Zeiten im Jahr Inhalte hinzufügt oder DAM kaum nutzt, können die Audits seltener durchgeführt werden. Beachten Sie, dass diese Audits auch in Zeiten durchgeführt werden können, in denen Ihre Marke viel zu tun hat, wie z. B. bei einem Rebranding-Projekt oder der Neugestaltung einer Kampagne usw.

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Als Beispiel sind hier einige Audit-Frequenzen aufgeführt, die je nach Häufigkeit der Nutzung Ihres DAM ausgewählt werden können:

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● Geringe Nutzung:
○ Prüfung jedes Jahr oder alle zwei Jahre
○ Archivierung alle zwei Jahre oder nach Bedarf

● Mäßige Nutzung:
○ jährliche oder vierteljährliche Prüfung
○ jährliche Archivierung

● Hohe Nutzung:
○ vierteljährliche oder monatliche Prüfung
○ vierteljährliche, halbjährliche oder jährliche Archivierung

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3. Definieren Sie Bewertungskriterien

Der wohl wichtigste Schritt in dieser Phase ist die Festlegung von Kriterien für die Entscheidung, welche Inhalte zu archivieren sind. Dieser Prozess muss strukturiert sein, und es müssen Leitlinien verfasst und an die Teams verschickt werden, damit sich jeder darauf beziehen und den Prozess klar verstehen kann.

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Die Bewertungskriterien können je nach Bedarf variieren, aber hier finden Sie eine Liste von Kriterien, die Sie in Ihre Strategie zur Archivierung digitaler Bestände aufnehmen können:

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● Abgelaufen: jede Datei, die nicht mehr aktuell ist oder deren Lizenz, Nutzungsrechte oder Urheberrecht abgelaufen ist.
● Veraltet: jeder Inhalt, der nicht mehr regelmäßig verwendet wird oder visuelle Elemente enthält, die nicht mehr aktuell sind (Daten, Schriftbilder, Objekte usw.).
● Doppelte Inhalte: jede Kopie oder doppelte Version von Inhalten, die aus verschiedenen Gründen (Größe, Bildqualität usw.) nicht mehr verwendet werden können.).
● Relevanz: Inhalte, die sich auf Personen, Orte, Themen usw. beziehen, die nichts mehr mit Ihrer Marke zu tun haben, oder deren grafischer Stil, Tonfall, Kontext usw. nicht mehr relevant sind.
● Ende der Reichweite: Bildmaterial, das nicht mehr veröffentlicht oder außer Betrieb genommen wurde, für eine Marketingkampagne, die beendet ist.
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Sobald Sie Ihre Kriterien festgelegt haben, können Sie mit der Prüfung Ihrer Inhalte beginnen. Vergessen Sie nicht, ein Dokument zu führen, in dem die Ergebnisse der Prüfung aufgeführt sind, damit Sie später darauf zurückgreifen können. Je nach den Bedürfnissen und Abläufen in Ihrem Unternehmen können Sie dies auf einem Arbeitsblatt, mit einer Projektmanagement-Software oder mit einem anderen Medium tun, das Sie für angemessen halten.

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4. Archivierung nach Genehmigung

Inhalte, die gemäß den oben genannten Kriterien als "zu archivieren" ausgewählt wurden, müssen eine Genehmigungsphase durchlaufen, bevor sie in das Archiv verschoben oder aus Ihrem DAM gelöscht werden.

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Ihre DAM-Lösung kann diesen Prozess teilweise automatisieren, aber manchmal kann es, je nach Eigentumsverhältnissen der Inhalte, notwendig sein, sich mit anderen Beteiligten abzustimmen.

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Hier erfahren Sie, wie Sie genehmigen können, dass Ihre Inhalte archiviert oder gelöscht werden:

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1. Prüfen Sie die Zugriffsrechte: um festzustellen, ob die Inhalte von Administratoren, bestimmten Benutzern oder allen Personen mit Zugriff auf die DAM-Plattform angezeigt oder verwendet werden können.

2. Kontaktaufnahme mit dem Autor der Inhalte: Je nach Ihrer Struktur ist dieser Schritt nicht unbedingt obligatorisch, aber er informiert den Ersteller der Inhalte darüber, dass die Medien gemäß den festgelegten Kriterien für die Archivierung in Frage kommen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Beteiligten auf dem Laufenden gehalten werden und dass Sie keine Inhalte archivieren, die noch gültig sind.

3. Prüfen Sie, ob der Inhalt derzeit verwendet wird: Stellen Sie sicher, dass der Inhalt nicht mehr auf Nutzerkanälen (Apps, Website usw.) verwendet wird. Ihre DAM-Metadaten geben Ihnen einen Hinweis darauf. Prüfen Sie anhand dieser Daten, ob der Inhalt archiviert werden muss, und vergessen Sie nicht, den Autor oder Eigentümer zu kontaktieren, bevor Sie dies tun.

4. Starten Sie die Archivierung: Verschieben Sie Inhalte in das Archiv, um aktive Ablagesysteme zu entrümpeln. Diese Inhalte sind weiterhin zugänglich und können über die Suchmaschine gefunden werden, sind aber nicht mehr im Ablagesystem sichtbar.

5. Inhalte löschen: Wenn Ihre archivierten Marketinginhalte nicht mehr verwendet werden, können Sie zum nächsten Schritt übergehen: Löschen Sie die Inhalte aus Ihrem DAM! Das Löschen veralteter oder irrelevanter Inhalte steht im Einklang mit digitaler Nüchternheit, um Ihren Verbrauch an Daten, Bandbreite und Speicherplatz zu reduzieren. Ihre DAM-Plattform ist aufgeräumt, entrümpelt und effektiv, was Ihnen hilft, die Effizienz zu steigern und Energie und Ressourcen zu sparen.

DAM, Ihr intelligenter Assistent

Auch wenn die Archivierung digitaler Bestände anfangs mühsam erscheint, wird sie immer reibungsloser ablaufen, sobald Ihre Prozesse eingerichtet sind und die Häufigkeit der Prüfungen festgelegt wurde.

Es wird dazu beitragen, Ihr DAM zu einer effektiven Lösung für alle Ihre Teams zu machen, dank:

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● Klare und strukturierte Organisation
● Vermeidung von Duplikaten, die unnötigen Platz belegen,
● Verbesserte und genaue Suche nach Inhalten
● Verwendung der aktuellsten Versionen von Inhalten,
● Zuverlässigkeit von Marketinginhalten und automatische Verwaltung von Verfallsdaten

Damit Ihre Archivierung ein Erfolg wird, haben Sie mit der DAM-Lösung von Wedia Zugriff auf Metadaten für intelligente Such- und Organisationsmöglichkeiten. Um noch einen Schritt weiter zu gehen und eine maßgeschneiderte Antwort auf Ihre Bedürfnisse zu geben, bieten unsere Experten Unterstützung für die Dauer des Lebenszyklus Ihrer Medieninhalte.