5 Fragen, um den Erfolg Ihres Projekts zu messen. Welche KPI? Welchen ROI?

DAM: 5 Fragen, die Sie sich stellen sollten, um den Erfolg Ihres Digital-Asset-Management-Projekts zu messen – KPI und ROI

Wie misst man den Erfolg eines DAM-Projekts? Mit welchen Kennzahlen? Und wie bewertet man seinen ROI? Entscheidende Fragen, vor allem, wenn man das Projekt auf internationaler Ebene ausrollt. Antworten darauf gibt Stéphane Rougon, Betriebsdirektor für Frankreich bei Wedia. Stéphane leitet die Vertriebs- und Projektteams und verfolgt somit Schritt für Schritt die Einführung und den zunehmenden Einfluss der DAM in großen französischen Unternehmen mit internationaler Präsenz.

1) Erste direkte Frage: Wie viel kostet ein DAM-Projekt? Wie kann man die erforderlichen Investitionen für die richtige Einführung einer DAM-Lösung berechnen?

Diese Frage betrifft zwei Bereiche. Zunächst einmal geht es um die Erstinvestition verglichen mit dem erwarteten ROI. Und zweitens geht es darum, wie man die Nutzungsentwicklung begleiten kann.

Die Antwort auf den ersten Teil lautet: Die Kosten hängen von den Rahmenbedingungen und dem ROI ab, den man definiert. Hier kommen wir auf die Frage nach den Anforderungen zurück, nämlich, was kostet es für das Unternehmen? Diese Kosten definieren sich durch die Einsparungen und die erwartete Rentabilität. Der Vorteil einer iterativen Einführung liegt darin, dass man den ROI kontinuierlich aufzeigen kann. Man baut nicht gleich eine Rakete, mit der man auf den Mond fliegen kann. Man beginnt ganz langsam, sodass die Kosten noch im Rahmen bleiben. Bei einem DAM-Projekt gibt es eine direkte Verbindung zwischen den Kosten und dem ROI. Es geht gar nicht anders, denn ansonsten würde ein solches Projekt niemals umgesetzt werden.

Bei dem zweiten Teil geht es um die Nutzungsentwicklung des DAM. Je mehr Sie ein DAM nutzen, desto rentabler ist es. Die menschliche Komponente, d. h. die menschliche Unterstützung ist also der Schlüssel zum Erfolg

Allgemeiner gesprochen heißt das, wenn man das DAM im ersten Jahr nicht rentabel nutzen kann, hat man etwas nicht berücksichtigt, oder man hat die Ziele vielleicht nicht richtig definiert.

 

2) Welche KPI sollte man wählen? Warum und wie kann ich meine eigenen KPIs definieren?

Ein Projekt sollte niemals starten, ohne zuvor fünf KPI definiert zu haben. Man muss es einfach halten: Wenn ich morgens meinen Computer einschalte, welche fünf Zahlen möchte ich dann als erstes sehen? Ich spreche nicht von allgemeingültigen Zahlen, die man überall als Standard in allen DAM auf dem Markt findet. Ich spreche von den KPI, die spezifisch für die Branche, für die Geschäftstätigkeit und die Nutzung sind.

Diese Indikatoren sind unabdingbar mit dem ROI verknüpft. Wenn wir von der Markteinführungszeit sprechen, meinen wir die Zeit bis zur Veröffentlichung. Wir sprechen auch von der Bestandsdichte, von Medientypologien bei Produktkatalogen und Kampagnen. Wir wissen, wie man diese beobachtet, wie man Warnungen aussendet und wie man Korrekturmaßnahmen für diese Elemente festlegt.

Wann kann man sagen, dass das DAM-Projekt erfolgreich ist? Das ist tatsächlich die Frage, die den KPI zugrunde liegt.

 

3) Warum ist es effizienter, ein einziges DAM zu nutzen, das von allen Abteilungen verwendet wird?

Jedes DAM hat sein eigenes Verwaltungssystem. Zusätzlich zu den Risiken der Bilderverwaltung selbst führen mehrere DAM zu erhöhten Produktions- und Shooting-Kosten.

Ein einziges DAM hat zwei Hauptvorteile. Zunächst einmal fördert es die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch unter den Mitarbeitern. So kann zum Beispiel die spanische Marketingabteilung sehen, was Frankreich gemacht hat und sich davon inspirieren lassen. So etwas gibt es in einem multi-zentrischen DAM nicht. Und schließlich muss man wissen, dass es weniger rentabel ist, wenn man mehrere DAMs hat.
Zuletzt möchte man mit einem einzigen DAM einen reibungslosen Informationsfluss sicherstellen, einschließlich den der Marketingmedien. Wenn drei Monate erforderlich sind, um ein neues visuelles Erscheinungsbild einzuführen, dann stellt diese verlorene Zeit einen hohen Kostenfaktor dar. In großen Unternehmen ist so eine Situation heutzutage undenkbar, vor allem da die Marketing- und Kommunikationsteams unter sehr großem Druck stehen.
Um diesen reibungslosen Informationsfluss zu erzielen, benötigt man ein Minimum an organisatorischer und technologischer Einfachheit. Mit fünfzig unterschiedlichen Tools ist das natürlich nicht machbar.

 

4) Wie kann man die Akzeptanz einer Digital-Asset-Management-Lösung gewährleisten?

Bei dieser Frage geht es darum zu klären, wie man es erreicht, dass ein DAM zum Automatismus wird. Die Antwort umfasst zwei Teile. Zunächst einmal sollte man sich sagen können, dass das DAM der Ort ist, an dem man Sachen findet, und nicht ein Ort, an dem man Sachen sucht. Auf Google sucht man beispielsweise etwas, ohne zu wissen, was man finden wird. Und das macht einen sehr großen Unterschied! In einem Unternehmen weiß der Mitarbeiter, dass das Bild existiert, und er möchte es schnell finden. Deshalb ist es ausschlaggebend, genau auf die interne Funktionsweise des DAM zu achten, denn das ist die eigentliche Qualität für die Mitarbeiter des Unternehmens. Ein schönes Regal hilft einem auch nicht dabei, leicht ein Buch zu finden, wenn man sie nicht im Voraus alphabetisch sortiert hat. Und genauso ist es beim DAM. Man muss sorgfältig bei der Content-Indexierung, bei der Medienorganisation und auch bei der reibungslosen Nutzererfahrung sein, die man seinen Benutzern bietet. Es muss einfach sein.

Der zweite Teil der Antwort ist, dass es für jeden klar sein muss, dass das DAM der Ort ist, an dem sich alles abspielt. „The place to be“ für alles, was Medien betrifft. Man muss Zeit dafür investieren, das Bewusstsein der internen Teams dafür zu schulen. Das geschieht am besten mithilfe von Botschaftern und begeisterten Trainern. Viele Unternehmen setzen auf Gamification, indem sie beispielsweise Wettbewerbe zum Launch des DAM organisieren. Danach muss man die Mitarbeiter regelmäßig weiter zur Nutzung motivieren. Sie sollten wissen, dass sie auf der Suche nach Neuigkeiten dort genau richtig sind. Und schließlich muss das DAM Teil des Digital Workplace des Unternehmens sein.

 

5) Wie kann man also den ROI seines DAM verbessern?

Wir haben gerade von einer ganz einfachen Sache gesprochen, nämlich davon, dass die Akzeptanz groß sein muss. Und genau darauf sollte man sich stützen, da die Nutzung die Rentabilität und den ROI des DAM in zwei Punkten steigert.

Je mehr Länder und Unternehmensbereiche demselben DAM angeschlossen sind, desto einfacher ist es, andere Tools abzuschaffen. Im Prinzip geht es darum, aufwändige Methoden oder Tools, mit denen man nicht mehr zufrieden ist, zu ersetzen. Diese Prozessverbesserung steigert tatsächlich den ROI des DAM.

Ein weiterer nicht zu vernachlässigender Aspekt ist die Vernetzung des DAM. Ein modernes DAM ist ein DAM, das mit den Anwendungen des Unternehmens verknüpft ist. Ein DAM, das isoliert nur in einer Ecke platziert wird, steigert sicherlich nicht den ROI. Ganz im Gegenteil, das DAM muss in zahlreichen Ländern implementiert, aber auch in die andere Tools integriert werden. Allgemein gesagt, je mehr Sie die gemeinsame Nutzung der Medien fördern, desto höher ist Ihr ROI. Je mehr Anwendungen auf die Medien in Ihrem DAM zugreifen, oder anders gesagt, je mehr Ihre produzierten Medien genutzt werden, desto mehr können Sie Ihren ROI steigern. Deshalb ist ein modernes DAM vor allem eine Lösung mit Schnittstellen und offenen API.

Kurzum: Zur Steigerung des ROI eines DAM muss man den Einsatz und die Stilllegung anderer Systeme gewährleisten und auf die Verknüpfung des DAM mit anderen Tools achten. Das ist die Garantie eines Gesamtpakets, das es ermöglicht, Bilder leicht und schnell zu finden. Neben einer enormen Zeitersparnis für alle ermöglicht dies den Marketing- und Kommunikationsteams, qualitativ hochwertige Kampagnen zu erstellen.

Der erste Teil dieses Interviews ist weiterhin verfügbar. Definition der Anforderungen, Auswahl der Lösung, Umsetzung… Lesen Sie alle Antworten von Stéphane Rougon.

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