Comment désencombrer votre DAM

Grand nettoyage de printemps : comment désencombrer votre solution de DAM ?

Le printemps est là ! Nous sommes nombreux à considérer le retour des beaux jours comme le moment idéal pour faire du tri à la maison. Si vous utilisez un outil de Digital Asset Management, vous savez que votre DAM a besoin d’un petit coup de propre de temps en temps lui aussi. Dans cet article, vous allez découvrir comment désencombrer et réorganiser votre DAM et pourquoi cela est important pour qu’il conserve toute son efficacité. Alors, laissez parler la Marie Kondo qui sommeille en vous et préparez-vous pour le grand nettoyage de printemps.

Les recherches indiquent que le traditionnel nettoyage de printemps existe depuis des siècles. Il est profondément ancré dans les cultures juive, iranienne et chinoise. S’il était autrefois fortement codifié et ritualisé, il se manifeste de manière beaucoup plus libre dans les sociétés modernes, qui s’intéressent plus au « pourquoi » qu’au « comment ». Il a été prouvé que le désencombrement a une influence positive sur notre concentration, notre organisation et même notre humeur. Pour reprendre une expression célèbre, on pourrait dire « un esprit sain dans un espace sain ». Nous avons tous constaté l’effet bénéfique d’un bureau bien rangé sur nos performances professionnelles. Il en va exactement de même pour les outils que vous utilisez au quotidien. La bonne nouvelle, c’est que votre solution de Digital Asset Management vous a déjà évité bien des ennuis et fait gagner bien du temps, puisque vous n’avez plus besoin de chercher vos images, photos, fichiers, enregistrements, etc. sur une multitude d’espaces en ligne, de plateformes ou d’archives. Une solution de DAM vous permet d’utiliser, mais surtout de réutiliser, vos contenus numériques rapidement, pour un gain de temps et d’argent considérable sur le long terme.

GRAND NETTOYAGE DE PRINTEMPS DE VOTRE DAM : LES CONTENUS D’ABORD

Si vous ajoutez sans cesse de nouveaux contenus dans votre DAM, il risque de se remplir rapidement. Et même si toutes les entreprises ne gèrent pas des milliers d’images par jour, comme certains de nos clients, un nettoyage régulier s’impose ! Voici quelques conseils pour garder le contrôle de la situation.

Comme dans la vraie vie, procéder par « piles » est une excellente méthode. Divisez vos contenus en deux groupes : ceux que vous utilisez régulièrement… et les autres. Identifiez un délai pertinent pour votre société, par exemple six mois ou un an. Si un contenu n’a pas été utilisé durant cette période, il est temps de l’archiver. 

L’archive est un espace sûr : vos contenus sont toujours disponibles, mais ils n’encombrent pas vos autres catégories. Archivez également les contenus qui sont invisibles pour la plupart des utilisateurs ou peu employés, dont les droits ne sont pas clairs, dont la qualité laisse à désirer ou qui mettent en scène d’anciens collaborateurs. Vous utilisez déjà votre archive ? Dans ce cas, il est temps d’affronter la vérité et de passer à l’étape suivante : un contenu archivé qui n’est plus utilisé peut tout à fait être supprimé. N’oubliez pas : plus votre espace de stockage est rangé, plus vous avez l’esprit léger et plus vos recherches sont faciles, ce qui va vous faire économiser beaucoup d’énergie. En élaguant vos contenus, vous allez aussi améliorer considérablement votre gestion des ressources. Dans ce domaine, on peut affirmer sans hésitation que « moins, c’est plus » : il est tout à fait inutile de consacrer du temps et de l’attention à des contenus qui ne présentent pas une importance majeure pour vos objectifs commerciaux. En ce sens, un DAM peut se révéler un allié de poids pour simplifier vos méthodes de travail et vous concentrer sur l’essentiel. 

Cela est également valable pour les workflows optimisés et la collaboration entre vos différents services et les partenaires externes. En vous assurant que seuls les contenus adéquats sont disponibles, vous évitez les malentendus, les doublons et les recherches chronophages. Vous pouvez aussi exploiter pleinement chaque contenu en réutilisant les photos, enregistrements et fichiers qui présentent toujours un intérêt pour l’entreprise, étant donné que vous n’allez pas reproduire ou recréer des contenus déjà centralisés. C’est là la clé pour disposer uniquement de contenus approuvés, visibles pour les utilisateurs et contenant les bonnes métadonnées. Ce qui nous amène au point suivant : la mise à jour de votre taxonomie et de vos métadonnées.

DEUX INCONTOURNABLES : LA TAXONOMIE ET LES MÉTADONNÉES

Avec votre expérience du Digital Asset Management, vous savez que la taxonomie de votre DAM organise vos contenus marketing à l’aide du vocabulaire propre à votre entreprise. En adoptant une taxonomie et des étiquettes bien conçues, vous rendez vos contenus plus faciles à trouver et à identifier. Commençons par la structure même de votre taxonomie. Votre classification est-elle toujours pertinente ? Ou vaudrait-il mieux envisager d’ajouter, de supprimer ou de renommer certaines catégories ? Par exemple, les catégories de produits que vous utilisez sur votre site Internet ou votre PIM correspondent-elles à celles de votre DAM ? Si ce n’est pas le cas, une harmonisation s’impose ! Autre exemple : vos collaborateurs ont-ils du mal à ranger les contenus présentant des chaussures rouges parce que votre classification actuelle prévoit pas moins de cinquante nuances de couleur différentes ? Il est temps de simplifier les choses avec un nettoyage de printemps!

Comment désencombrer votre DAM

Passons maintenant à vos autres métadonnées. Nous savons que le sujet peut paraître intimidant, mais il présente une importance capitale durant le grand ménage de printemps de votre DAM. Dans un premier temps, commencez petit en supprimant tous les doublons de métadonnées. Ensuite, portez votre attention vers les champs de métadonnées vides. Sont-ils vides parce qu’ils n’ont pas réellement d’importance ou parce que vous les avez tout simplement oubliés ?

Une fois ces étapes effectuées, vous pouvez passer à l’analyse. La structure de vos métadonnées reflète-t-elle les termes utilisés ? Si ce n’est pas le cas, mieux vaut y faire quelque chose. En matière de métadonnées, nous recommandons aussi de travailler avec des listes. Vous pouvez créer des listes pour différentes catégories. Cela s’avère très pratique pour préparer toutes vos métadonnées pour des gammes de produits ou des modèles spécifiques. Bien entendu, il convient d’optimiser les listes : supprimez les métadonnées qui ne sont plus utiles et pensez à simplifier, harmoniser et renommer les listes déjà existantes.

SÉCURITÉ ET AUTORISATIONS : FAITES LE POINT POUR VOTRE NETTOYAGE DE PRINTEMPS

Mieux vaut prévenir que guérir. Avec les départs et les embauches, votre entreprise évolue constamment. Passer en revue vos utilisateurs, leurs droits et leurs comptes est donc capital si votre DAM n’est pas relié directement à votre serveur d’authentification d’entreprise. Une vision d’ensemble de tout votre système de sécurité constitue un bon point de départ pour répondre aux questions suivantes :

  • Existe-t-il des utilisateurs qui ne se sont pas connectés depuis plus de deux mois ?
  • L’accès aux contenus confidentiels ou à risque est-il limité ?
  • Est-il possible d’utiliser l’authentification unique afin de simplifier le processus d’authentification des utilisateurs ?
  • Chaque collaborateur dispose-t-il du bon niveau d’accès aux contenus ? Certaines personnes ont-elles trop de droits ou, au contraire, n’en ont-elles pas assez ?
  • Certains groupes d’utilisateurs ou de contenus sont-ils inactifs ou inutilisés?

Une fois que vous avez identifié clairement qui a besoin de tel ou tel accès, vous pouvez vous pencher sur les limitations permettant de protéger les contenus confidentiels. Ces limitations concernent également les personnes qui ne prennent pas part à des workflows complexes et qui ont juste besoin de contenus limités. Toutefois, il est important de ne pas trop limiter les accès : pour travailler main dans la main, chacun doit pouvoir consulter les contenus dont il ou elle a besoin.

FAITES INTERVENIR DES EXPERTS

Vous pouvez tout à fait demander l’aide d’un professionnel pour mener à bien votre grand ménage de printemps. Lorsque nous mettons en place une solution marketing de DAM, nous pouvons y intégrer des outils utiles, comme l’automatisation de certaines tâches. Par exemple, les contenus peuvent être archivés automatiquement après un certain temps. Les utilisateurs peuvent aussi être prévenus en cas d’expiration d’une licence : toutes les personnes qui ont téléchargé le contenu concerné reçoivent une notification. Les développeurs de Wedia peuvent également intégrer l’authentification unique, dont nous avons déjà parlé, afin de vous aider à reproduire la structure de votre entreprise, puis à créer des groupes d’utilisateurs et à accorder les droits en conséquence. Bien entendu, toutes ces fonctionnalités peuvent aussi venir compléter une solution déjà existante. N’hésitez pas à solliciter l’aide des experts de Wedia. Notre objectif est simple : faire en sorte que votre DAM réponde à la perfection aux besoins de votre entreprise.  

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