12 bonnes pratiques pour la sobriété numérique dans les entreprises

Alors que le public est de plus en plus sensibilisé aux impacts environnementaux des technologies numériques, le concept de sobriété numérique fait peu à peu son chemin dans le monde de l'entreprise, tous secteurs et métiers confondus. La technologie étant une ressource limitée, la transformation numérique des entreprises doit désormais être abordée sous l'angle de la transition écologique. Il s'agit de repenser ses usages, de s'assurer que nous utilisons les technologies numériques de manière rationnelle et raisonnée. Comment y parvenir concrètement ? Voici quelques premières pistes d'action et des ressources expertes pour aller plus loin !

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Le coût environnemental des technologies numériques

Malgré leur apparente intangibilité, la numérisation et la dématérialisation sont très concrètes : elles nécessitent l'utilisation de matériel informatique dont la fabrication et le transport requièrent des ressources et de l'énergie. Comme on peut l'imaginer, cela n'est pas sans impact direct ou indirect sur l'environnement. La pollution numérique est bien réelle : selon Green IT, en 2019, l'empreinte environnementale du digital tech représentait 1 400 millions de tonnes de gaz à effet de serre, soit près de 4 % des émissions mondiales de GES.Compte tenu de son augmentation continue, l'évolution de l'impact du numérique ne permet pas aujourd'hui d'atteindre les objectifs de la COP 21 en matière de réduction des émissions de gaz à effet de serre (GES). En gérant les systèmes d'information pour répondre aux besoins de leurs clients, et en travaillant avec des salariés bien équipés et connectés, les entreprises ont un rôle évident à jouer pour contribuer à réduire l'impact environnemental du numérique.Mais comment limiter l'empreinte carbone des activités numériques dans l'entreprise ? Frédéric Bordage, expert en Green IT, définit la sobriété numérique comme une " démarche qui consiste à concevoir des services numériques plus sobres et à modérer nos usages numériques quotidiens ".

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Il ne s'agit pas de se passer de cette ressource précieuse, mais de s'interroger sur la pertinence des activités d'une entreprise au regard de leur impact et d'encourager les pratiques responsables. En somme, il s'agit de faire plus avec moins. Et la bonne nouvelle, c'est que c'est tout à fait possible !

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Pourquoi adopter les meilleures pratiques en matière de sobriété numérique ?

La transition numérique est indispensable aux entreprises pour assurer leur compétitivité et leur efficacité : automatisation des tâches, amélioration des conditions de travail, augmentation du potentiel d'innovation, gain de temps et d'efficacité, rationalisation des coûts... Autant d'avantages qui pourraient disparaître si aucune action n'est menée pour repenser les pratiques numériques. Cependant, tous ces avantages pourraient disparaître si aucune action n'est entreprise pour repenser les pratiques numériques. Il est donc dans l'intérêt de chaque entreprise de s'engager dans la voie de la sobriété numérique, avec d'autres avantages à la clé :

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• Engagement RSE : les entreprises sont de plus en plus impactées par les engagements sociétaux et environnementaux et les attentes de leurs différentes parties prenantes (salariés, fournisseurs, clients, actionnaires, etc.), et le numérique responsable en est un élément significatif.
• Conformité réglementaire : avec la mise en œuvre d'initiatives de plus en plus nombreuses et d'une législation de plus en plus stricte, l'adoption de la sobriété numérique aide les entreprises à anticiper l'impact des réglementations afin de ne pas être prises au dépourvu.
• Attractivité et marque employeur : aborder cette question est également un moyen efficace de promouvoir votre marque, en particulier auprès des jeunes talents, qui sont de plus en plus sensibles à la responsabilité sociale des entreprises.
• Economies de coûts : opter pour des pratiques numériques plus responsables implique en partie de réduire la consommation d'énergie. La réduction des émissions de CO2 se traduit également par une réduction des coûts, ainsi que par des gains d'efficacité.
• Un moyen d'innovation : l'optimisation des ressources numériques ouvre la voie à l'innovation et à la recherche constante d'une plus grande efficacité.

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12 bonnes pratiques pour s'engager sur la voie de la sobriété numérique

Gestion des équipements

Avant même la consommation d'électricité, l'impact environnemental de la technologie numérique est principalement généré par la production des appareils numériques. Leur fabrication et leur transformation en composants électroniques nécessitent l'extraction de matières premières et entraînent l'épuisement des ressources. Cette phase de fabrication est responsable de 59% à 84% des impacts du secteur numérique à l'échelle mondiale (source : Green IT). La prolifération des smartphones et des ordinateurs est donc problématique. Dans une entreprise, la gestion des équipements est clé !

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1. Optimiser le cycle de vie du matériel informatique

La gestion de l'ensemble du cycle de vie des équipements électriques et électroniques (EEE) est un moyen de limiter le renouvellement des appareils et de réduire les impacts liés à leur fabrication et à leur fin de vie :

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• Opter pour la location plutôt que pour l'achat d'un équipement, lorsque cette solution est pertinente et que son achat ne permet pas de gérer la seconde vie ou la fin de vie de l'équipement.
• Prolonger la durée de vie des équipements et favoriser leur réutilisation (par exemple le reconditionnement) plutôt que le recyclage, qui consomme beaucoup de ressources et d'énergie.
• Réaffectation des équipements à d'autres catégories d'utilisateurs, etc.

2. Dispositifs de piscine

La mise en commun des appareils numériques peut se faire à différents niveaux :

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• Appareils personnels et professionnels : si possible, conserver un seul téléphone portable par employé avec une double carte SIM. Un autre exemple est la mise en place d'une politique BYOD(Bring Your Own Device).
• Équipement propre : encourager la mise en commun des appareils et des ressources pour réduire l'impact sur l'environnement. Par exemple, l'informatique en nuage, qui mutualise les architectures en fonction des services achetés, réduit l'impact des centres de données internes.

3. Définir une politique d'achat durable

L'approvisionnement numérique responsable est un autre moyen d'action pour les entreprises. En fonction de l'engagement de votre entreprise sur ce sujet, vous pouvez élaborer une liste de bonnes pratiques à destination de votre service achats, en faveur d'un approvisionnement plus durable : marché de l'occasion, appareils remis à neuf ou certifiés pour garantir le respect de critères environnementaux, etc. Des ressources existent pour vous aider dans cette démarche, comme le guide "Procurement of Digital Technology" sur le site de la Digital Impact Alliance.

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Choix des applications

4. Limiter le nombre de candidatures

Il est assez fréquent que les entreprises disposent d'un excès d'outils numériques, qu'il s'agisse de matériel ou d'applications et de logiciels. Avant de vous équiper de nouveaux logiciels pour les besoins de votre entreprise, demandez-vous si d'autres outils remplissent déjà la même fonction.Par exemple, les équipes marketing et créatives utilisent-elles des outils différents pour organiser, stocker, créer, livrer et finalement gérer tous leurs contenus visuels ? Pour rationaliser le nombre de logiciels utilisés, une solution de Digital Asset Management (DAM) permet de gérer plus facilement le cycle de vie des contenus numériques, de la création à la gestion des projets créatifs au sein de la solution.Cette pratique permet d'obtenir des résultats rapides et d'améliorer également la productivité des équipes.

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5. Repenser vos outils de collaboration interne

Une approche plus minimaliste peut également être adoptée pour limiter la prolifération des outils collaboratifs utilisés en interne et les redondances qui y sont liées (Google Drive, répertoire de fichiers en ligne, Intranet, etc.). De même, pour les outils développés en interne, une démarche d'éco-conception doit être encouragée pour réduire la consommation d'énergie avec notamment :

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• qui ne répondent qu'aux besoins réels des utilisateurs finaux ;
• une architecture optimisée, favorisant un environnement (modularité, évolutivité, etc.) qui aide les développeurs à être plus frugaux ;
• des outils de mesure pour suivre la consommation d'énergie des applications pendant le processus de développement.

Pour plus d'informations sur ce sujet : Le Cigref a publié en 2020 un rapport sur "La sobriété numérique : une démarche d'entreprise responsable".

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6. Optez pour des applications SaaS qui réduisent votre impact carbone

Le choix des applications métiers et des logiciels utilisés est déterminant pour améliorer le bilan carbone d'une entreprise. Lors de l'acquisition d'un outil, vous pouvez vous tourner vers un logiciel SaaS plutôt qu'un logiciel sur site : cela signifie que la solution n'est pas hébergée sur les serveurs de votre entreprise, mais chez l'éditeur, dont les services sont accessibles via un abonnement et une connexion internet. Pourquoi le SaaS est-il plus écologique ?

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Face à l'explosion des volumes de données, les entreprises peuvent limiter le nombre de serveurs sur site, dont l'empreinte carbone est élevée. Le principal avantage de l'utilisation de serveurs délocalisés est l'optimisation de leur utilisation. Parce qu'elle est mutualisée et mieux dimensionnée aux besoins réels des entreprises, l'infrastructure consomme moins d'énergie. Parallèlement, les centres de données vers lesquels les serveurs sont externalisés mettent en œuvre de plus en plus de stratégies et d'innovations pour réduire leur empreinte écologique et leur consommation d'énergie.D'autres critères pertinents peuvent être pris en compte lors du choix d'un logiciel, comme le lieu d'hébergement des données. Cela aura un effet sur la consommation d'énergie de vos transferts de données, car plus le serveur est proche du lieu d'utilisation des données, plus l'impact carbone est faible. Prenez également en compte le mix énergétique du pays dont les data centers hébergent vos données : quelle est la part d'énergie produite par les énergies fossiles, et donc plus carbonée ? En tant qu'éditeur de logiciels de Digital Asset Management en mode SaaS, Wedia s'engage pour la protection de l'environnement et cherche des solutions pour limiter son impact carbone et celui de ses clients. Nous travaillons notamment sur :

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• promouvoir l'utilisation de serveurs rénovés ;
• travailler avec des partenaires qui s'engagent à réduire leur impact carbone ;
• développer une solution DAM efficace, et proposer aux entreprises différentes fonctionnalités pour s'engager à leur tour dans cette voie : stockage optimisé, intégré pour éviter la duplication des contenus, et centré sur les données pour évaluer les usages et les performances de leurs médias.

Modération des usages

Du côté des utilisateurs, quelques pratiques simples peuvent être mises en place pour limiter l'impact du déplacement et du stockage à distance des données numériques.

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7. Utiliser le courrier électronique à bon escient

Le courrier électronique est souvent pointé du doigt comme étant responsable d'un impact environnemental important, mais son stockage dans les centres de données ne représente que 0,5% de son impact total. L'impact le plus important provient encore de la production de l'appareil qui sert à l'écrire, l'envoyer et le lire.En matière de sobriété numérique, mieux vaut se placer en amont de l'usage : au lieu de passer du temps à supprimer les emails de sa boîte de réception, mieux vaut repenser sa communication. Le mail le moins polluant est celui que l'on n'envoie pas ! Voici quelques bonnes pratiques à adopter :

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• Changez vos moyens de communication dès que possible, en donnant la priorité aux chats en direct, à la messagerie instantanée, aux appels vocaux, etc.
• Cibler les bons destinataires : n'envoyez des courriels qu'aux destinataires concernés, évitez la fonction "Répondre à tous" lorsqu'elle n'est pas utile ;
• Évitez d'envoyer des pièces jointes ou comprimez-les, sinon envoyez un lien vers un document partagé.
• Supprimez régulièrement les spams et désabonnez-vous des lettres d'information qui ne vous intéressent plus.
• Nettoyez vos listes de contacts pour gagner en clarté et en ciblage, et améliorez la délivrabilité de vos e-mails (doublons, erreurs, contacts obsolètes ou n'ayant plus d'intérêt), etc.

8. Soyez attentif lorsque vous naviguez sur le web

Les requêtes web ont également un impact sur l'environnement. Il est conseillé d'éviter l'utilisation des moteurs de recherche, dans la mesure du possible, en adoptant de bonnes pratiques, telles que :

• en introduisant directement l'adresse du site que vous souhaitez consulter ;
• l'utilisation de signets pour accéder directement au site souhaité, ce qui consomme jusqu'à quatre fois moins d'énergie que le recours à un moteur de recherche ;
• fermer les onglets inutiles : ils consomment de l'énergie en envoyant des requêtes pour se rafraîchir constamment.

9. Gestion du stockage des données

La mise à jour régulière de votre disque d'entreprise vous permet d'être plus efficace en termes de ressources, tout en réduisant les coûts associés au stockage et aux sauvegardes informatiques. Si vous utilisez une solution DAM pour stocker, organiser et partager votre contenu marketing, vous bénéficierez de fonctions d'analyse et d'efficacité qui vous permettront d'optimiser votre utilisation en toute simplicité.

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10. Réduire la consommation d'énergie

Réduire sa consommation d'énergie est une décision judicieuse qui permet de diminuer à la fois sa facture d'électricité et l'empreinte environnementale de ses usages numériques. Si la résolution de ce problème passe naturellement par l'achat d'équipements économes en énergie, certaines pratiques simples et directes peuvent également être adoptées :

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• Privilégiez le WiFi au réseau mobile : La 4G consomme au moins deux fois plus que le WiFi (source : BBC). Si possible, utilisez un câble Ethernet pour connecter vos appareils à l'internet
• Eteignez vos appareils : même en veille, vos appareils consomment de l'électricité, l'écran aussi ! Un ordinateur consomme jusqu'à 40 % de son électricité en mode veille (source : ADEME). Par exemple, si vous savez que vous ne l'utiliserez pas pendant plus d'une heure, éteignez votre ordinateur, et toujours à la fin de votre journée de travail. Un adaptateur électrique muni d'un interrupteur peut s'avérer utile pour déconnecter vos appareils de toute source d'énergie !
• Optimisez vos réglages : Pour économiser des kilowattheures (kWh), il est possible de procéder à des ajustements très simples :
• Réglage de la temporisation de l'écran après 10 minutes d'inactivité
• Éviter les économiseurs d'écran
• Adapter la luminosité de l'écran à l'environnement de travail
• Réglage du mode d'économie d'énergie pour qu'il s'active lorsque la batterie de l'ordinateur est presque épuisée ou pendant une période d'inactivité.

Sensibilisation et formation des parties prenantes

Pour s'assurer de l'adhésion de l'ensemble de l'entreprise à l'initiative, des actions d'information et de formation sont nécessaires, ainsi qu'un travail en profondeur sur la culture de l'entreprise dans son ensemble.

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11. Informer vos employés

Vous pouvez nommer un responsable du numérique durable pour encourager et coordonner cette initiative au sein de votre entreprise, et veiller à ce que toutes les parties prenantes de l'entreprise y adhèrent. Cela implique une variété de canaux de communication axés sur la sobriété numérique, par exemple :

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• Diffuser les meilleures pratiques dans l'environnement de travail
• Gamifier l'approche en organisant des concours ou des défis sur la sobriété numérique
• Fournir des informations sur l'impact des technologies numériques par profession
• Proposer des formations sur les technologies responsables, les énergies vertes, etc.
• Organiser un repair café interne
• Proposer des ateliers de sensibilisation, comme les modules INR ou la Fresque du Numérique, pour comprendre les enjeux environnementaux du numérique et réfléchir en équipe à des solutions.

12. Former les équipes opérationnelles

Veillez à former vos collaborateurs et à communiquer sur les enjeux du numérique durable pour l'intégrer dans les feuilles de route de vos différents services et équipes.Cela concerne notamment les activités de conception de produits numériques : proposez-leur une formation à l'éco-conception pour créer des services numériques plus responsables. Cela ne se fait pas seulement d'un point de vue technique, mais aussi opérationnel : simplifier les services pour ne proposer que ce dont le client a besoin, et optimiser le parcours utilisateur, sans informations ou fonctionnalités superflues.Pour en savoir plus, les bonnes pratiques appliquées au marketing durable sont consultables dans notre article.

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En savoir plus : stratégie numérique durable et plan d'action

Les bonnes pratiques présentées ci-dessus sont importantes, mais loin d'être exhaustives. L'idée est d'aborder cette problématique en définissant une stratégie puis un plan d'action et en impliquant l'équipe dirigeante et tous les secteurs de l'entreprise pour en assurer le succès.L'intégration d'une démarche globale de sobriété numérique au sein d'une entreprise nécessite du temps et la volonté d'apporter des améliorations à l'ensemble des activités et pratiques quotidiennes. Pour être efficace et bénéfique, cette démarche doit être considérée comme un investissement à long terme, et ne pas être négligée au profit d'autres activités jugées plus rentables.Vous pouvez en savoir plus auprès d'experts du domaine et consulter des ressources clés sur le sujet, telles que :

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• Le guide de référence Sobriété numérique : les clés pour agir (Green IT) ;
• 65 bonnes pratiques Green IT (Institut Numérique du Responsable) ;
• Le guide En route vers une sobriété numérique (ADEME) ;
• Le Starter kit pour les grands groupes en matière de sobriété numérique (INR).

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