Wedia Verwaltungsaufgaben eines DAM

Die 3 Hauptverwaltungsaufgaben des DAM

Mit einer DAM-Lösung kann man Marketinginhalte höchst effizient organisieren und teilen, natürlich unter der Voraussetzung, dass man es ideal nutzt. Um dies sicherzustellen, basiert jede DAM-Lösung auf einer Schlüsselrolle, nämlich der des Administrators, der sich um die wichtigsten Verwaltungsaufgaben kümmert.

Einer der wichtigsten Schritte bei der Einrichtung einer DAM-Lösung ist zweifelsohne die Zuweisung der unterschiedlichen Rollen. Diese lassen sich in 4 Typen unterteilen:

  • Die Benutzer. Das sind die Hauptnutzer des DAM. Sie finden dort die Inhalte, die sie für ihre täglichen Marketing- und Kommunikationsaufgaben benötigen.
  • Die Beitragenden, die neue Inhalte hinzufügen oder deren Metadaten bearbeiten.
  • Die Moderatoren, deren Aufgabe es ist, die Inhalte zu überprüfen. Manchmal wird diese Rolle auch von den Beitragenden übernommen.
  • Die Administratoren, die die Metadaten (die Taxonomie) organisieren, die Struktur des DAM überwachen und die Konten- und Zugriffsberechtigungen verwalten. Kurz gesagt sind das die Schlüsselpersonen, um die Funktionsweise der Software sicherzustellen.

Administratoren sollen die Funktionsweise der DAM-Lösungen sicherstellen: Welche unterschiedlichen Verwaltungsaufgaben gibt es also für ein DAM?

Um das verständlicher zu machen, haben wir die Verwaltungsaufgaben in drei große Bereiche unterteilt:

Verwaltung und Kontrolle

Die Verwaltung der Metadaten ist beim Management des DAM ausschlaggebend. Denn wenn diese schlecht ausgefüllt sind, ist es beinahe unmöglich, die gesuchten Assets zu finden. Die DAM-Lösung wird somit unbrauchbar. Eine zu spezifische Taxonomie verhindert möglicherweise, dass die richtigen Inhalte in den Suchergebnissen erscheinen. Wenn sie allerdings zu allgemein ist, ist sie womöglich nicht hilfreich für Benutzer, die spezifische Inhalte suchen. Hier ein Beispiel: „Kernkraftwerk“ (als Sucheingabe) versus „atomare Produktionsstätte“ (Informationen, die eingegeben wurden).

Die Konfiguration der Metadaten ist ein entscheidender Schritt, der normalerweise vor der Nutzung der Lösung umgesetzt wird. Die Metadaten der Inhalte, die während der gesamten Einsatzdauer des DAM hinzugefügt werden, müssen ebenfalls regelmäßig überprüft werden. Die Aufgabe des DAM-Administrators besteht darin, die Beitragenden dazu anzuhalten, eine effektive Indexierung anzuwenden. Er muss dafür sorgen, dass das „Vokabular“ der Metadaten des Unternehmens einheitlich ist und von allen Benutzern verstanden wird.

Der Administrator sollte sich außerdem um die regelmäßige Bereinigung des DAM kümmern (Sind die Inhalte aktiv? Werden sie noch genutzt? Usw.). Tatsächlich können einige Assets veraltet sein, wie zum Beispiel Logos oder auch bestimmte Schriftarten. Deshalb ist es wichtig, dass man regelmäßig nicht genutzte Inhalte archiviert. Ohne eine regelmäßige Verwaltung riskiert man, dass das DAM eine verwirrende, wenig nützliche Datenbank ist, in der sich sowohl neueste Kreationen als auch sehr alte Assets vermischen. Indem der Administrator die DAM-Lösung „gesund“ hält, stellt er sicher, dass es ein Tool ist, dem die Benutzer vertrauen, auf das sie sich beziehen und auf das sie sich verlassen können.

Das DAM ist das Zentrum für die Verwaltung unterschiedlicher Workflows bei der Ausgabe und der Freigabe von Medien. Je nach Rollen und Einstellungen können bestimmte Mitarbeiter neue Inhalte mit neuen Tags hinzufügen. Natürlich muss dieser Prozess geregelt sein, um sicherzustellen, dass das DAM eine Single Source of Truth (SSOT) bleibt. Alle Inhalte des DAM müssen den Vorgaben entsprechen und mit dem Corporate Design bzw. den Gestaltungsrichtlinien des Unternehmens übereinstimmen. Deshalb definiert und verwaltet der Administrator die Freigabeprozesse, die verschiedene Bereiche des Unternehmens und besonders auch die Rechtsabteilung einschließen. Um das reibungslose Funktionieren des Freigabeprozesses für Inhalte sicherzustellen, muss der Administrator den Weg, den die Inhalte gehen müssen, festlegen und sich mit einbringen.

Der Administrator ist nicht einfach nur ein „Tempelwächter“, sondern vielmehr ein Ratgeber und Führer für seine Kollegen bei der Nutzung der Software.

Kommunikation und Organisation

Der DAM-Administrator muss eine Betreuungsaufgabe erfüllen. Je nach Kampagne und Fristen kann er seine Kollegen dazu anhalten, bestimmte Assets zu nutzen, die er für am besten geeignet hält. Wie? Indem er die beliebtesten Inhalte und richtigen Einsatzmöglichkeiten präsentiert und die Assets nach vorne bringt, die sonst in Vergessenheit geraten sind. Durch die Erfüllung dieser Aufgabe animiert der Administrator die Kreativität der Benutzer und fördert die Anwendungshäufigkeit. Zu diesem Zweck greift er auf die Nutzungsstatistiken der DAM-Lösung zurück. Diese ermöglichen es ihm, die relevantesten Assets zu definieren, etwaige Probleme der Benutzer bei der täglichen Anwendung schnell zu erkennen und Lösungen zu finden, um darauf zu reagieren. Der Administrator steht den Mitarbeitern mit offenem Ohr zur Verfügung, damit die Nutzung des DAM erfolgreich ist. Wie Sie sicherlich schon gemerkt haben, muss der DAM-Administrator, um seine Verwaltungsaufgaben erfolgreich zu erfüllen, regelmäßig mit seinen Kollegen kommunizieren und sich versichern, dass der Nutzung der Software nichts im Wege steht.

Durch die Analyse des Nutzungsverhalten kann er feststellen, wenn die Suchen der Benutzer keine Antworten liefern, welche Keywords am häufigsten verwendet oder auch welche Inhalte am wenigsten genutzt werden. Er stellt sicher, dass das DAM gut funktioniert und reagiert auf die Erwartungen und Ziele der Beitragenden und der Benutzer.

Da der DAM-Administrator zahlreiche unterschiedliche Verwaltungsaufgaben erledigen muss, kann er das nicht alleine tun. Die technischen Verwaltungsaufgaben eines DAM sind nur mit Hilfe der IT-Abteilung oder einem IT-Dienstleister machbar.

 Die Verwaltung der Server

Einer der Hauptvorteile des DAM ist die Sicherheit. Um diese zu gewährleisten, führt die IT-Abteilung auf den Servern des DAM jeden Tag wichtige Aktualisierungen zur internen und externen Sicherheit durch. Der Zugriff auf die Backend-Server ist extrem begrenzt, kontrolliert und nur wenige Personen können dort Änderungen vornehmen. Jede Aktualisierung wird nach einem festen Prozess durchgeführt, der so gestaltet ist, dass der Service für die Marketingabteilungen niemals beeinflusst oder unterbrochen und die Nutzung der Lösung nie beeinträchtigt wird.

Unrechtmäßige Downloads? Verdächtige Suchanfragen? Ein Versuch, wichtige Dateien zu verändern (wie beispielsweise Passwörter)? Die DAM-Lösung ist außerdem mit einem Intrusion-Detection-System ausgestattet, das alle Aktivitäten genau überwacht. Sobald ein anormales Verhalten erkannt wird, kann die IT-Abteilung darauf reagieren, indem sie den Benutzer blockiert oder in gravierenden Fällen sogar den Internetzugriff des Servers trennt, um Datenverlust oder Datendiebstahl zu vermeiden.

Ein Mitarbeiter hat aus Versehen ein wichtiges Dokument gelöscht?

Keine Panik! Dank der Datensicherungen ist das Problem ganz schnell gelöst.

Die Datensicherungen für die Umgebung des DAM und seine Daten werden sehr regelmäßig (mindestens alle 24 Stunden) durchgeführt und für N Tage gespeichert, bevor sie endgültig gelöscht werden. Sie ermöglichen, die Lösung in der Form wiederherzustellen wie sie bei der letzten Sicherung war. Das ist sehr nützlich, falls ein schwerwiegender Server- oder Datenzentrumsfehler (welches cloud-basiert ist) auftreten sollte, aber vor allem wichtig, um menschliche Fehler auszugleichen.

Neben diesen Verwaltungsaufgaben der Datensicherung und der Bearbeitung der Daten des DAM führen die für das Hosting verantwortlichen Teams regelmäßig „Recovery“- oder Wiederherstellungstests (BCP) durch. Diese stellen sicher, dass die gesamte Produktionsumgebung des DAM und seine Daten innerhalb kürzester Zeit wiederhergestellt werden können, damit die Funktionsweise des DAM-Service im Falle einer größeren Katastrophe nicht dauerhaft beeinträchtigt wird.

Man kann sagen, dass die Verwaltung eines DAM tatsächlich eine Teamaufgabe ist!

Denn um alle Wartungsaufgaben zu erledigen und eine optimale Nutzung der Lösung für alle Kollegen sicherzustellen, benötigt der Administrator die Mitarbeit eines jeden Benutzers, aber auch Unterstützung von Technikexperten.

Sie möchten mehr über die Vorteile einer Enterprise DAM-Lösung erfahren?


Demo anfordern
Newsletter abonnieren
Folgen Sie uns auf
Kontaktieren Sie uns
leo Praesent felis nunc Donec id elit. elit. dolor