Digital Workplace und Cloud Marketing Stack in Zeiten des Homeoffice – Illustration

Digital Workplace und Cloud Marketing Stack in Zeiten des Homeoffice

Innerhalb von zwei Monaten hat eine globale Pandemie das mobile Arbeiten zur „neuen Normalität“ werden lassen. Während einige Unternehmen bereits gut auf mobile Arbeitsabläufe eingestellt waren, mussten andere ihre digitale Transformation innerhalb kürzester Zeit umsetzen und eine virtuelle Arbeitsumgebung – den „Digital Workplace“ – einrichten. Welche verfügbaren Cloud-Technologien helfen Remote-Marketingteams in Verbindung zu bleiben und produktiv zu arbeiten?

Auch wenn das Arbeiten im Homeoffice in den letzten Jahren immer normaler geworden ist, hat die plötzliche Coronavirus-bedingte Umstellung von einem „netten Extra“ auf die gezwungenermaßen einzige Möglichkeit, den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten, viele Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen gestellt. Sie mussten schnell eine neue Denkweise annehmen, die derzeitigen Marketingabläufe und -prioritäten überdenken und Wege finden, eine virtuelle Arbeitsumgebung aufzubauen, die ihnen ermöglicht, ihr Geschäft und ihre Produktivität zu erhalten.

 Als Reaktion auf die Gesundheitskrise haben viele Unternehmen die Entscheidung getroffen, persönliche Meetings abzusagen oder online durchzuführen. Der Tech-Gigant Microsoft hat beispielsweise angekündigt, dass er alle internen und externen Events bis Juli 2021 ausschließlich digital umsetzen wird. Facebook, Amazon, IBM und Google haben ebenfalls aufgrund von steigenden Gesundheits- und Sicherheitsbedenken große Veranstaltungen und Konferenzen storniert und setzen stattdessen auf digitale Events und Formate wie Video, Live-Stream-Content und interaktive Sessions.

 Es wurde schnell klar, dass die Einführung „digitaler Optionen“ unabdingbar war. Und während einige Unternehmen – die bereits mit der digitalen Transformation begonnen hatten oder schon mobil arbeiteten – besser vorbereitet waren, um diese unsichere Situation zu meistern, waren andere gezwungen, die Umsetzung innerhalb kürzester Zeit zu schultern und geeignete digitale Tools für die unternehmensweite Kommunikation und Zusammenarbeit zu recherchieren.

 Daher ist es nicht überraschend, dass Online-Abonnements in dieser aktuellen Pandemie explosionsartig angestiegen sind und wir sprechen dabei nicht nur von Netflix und Disney+. Webkonferenz-Plattformen wie Zoom Video Communications verzeichneten einen deutlichen Anstieg von Online-Meetings, während bei Chatanwendungen wie Slack die Abonnentenzahlen in die Höhe schossen. Zwischenzeitlich stieg die Anzahl der täglichen aktiven Nutzer von Microsoft Teams von 12 Millionen auf 75 Millionen – und das in nur einem Monat. Was haben all diese Anbieter gemeinsam? Sie bieten cloudbasierte Lösungen an, die skalierbar sind und auf die jederzeit von überall aus zugegriffen werden kann – so auch aus dem Homeoffice. Das ist vor allem für den Einzelhandel von enormer Bedeutung, da die E-Commerce-Aktivitäten es Unternehmen ermöglichten, ihre Umsätze zu steigern: In Frankreich erzielten manche Marken, die normalerweise 20 bis 25 % ihres Umsatzes online generieren, fast 50 % ihres weltweiten Umsatzes während der Isolationszeit, obwohl alle ihre Filialen geschlossen waren.

 Diese Cloud-Technologien sind nicht nur erforderlich, damit Unternehmen ihre Geschäfte während der Zeit im Homeoffice abwickeln können, sondern sie sind auch ein integraler Bestandteil der Unternehmenstechnologie, um Marketing- und Vertriebsabläufe fortzuführen. In anderen Worten: Sie haben ihren Platz in dem neuen Digital Workplace gefunden – der Arbeitsumgebung, die alle digitalen Tools eines Unternehmens vereint. Diese ermöglichen Kommunikation und Kollaboration sowie Projektmanagement und File-Sharing. Für einen effektiven Digital Workplace benötigt man die richtigen Technologien und Geschäftsprozesse, sodass Mitarbeiter auf wichtige Informationen zugreifen, sie teilen und außerdem gemeinsam an Projekten arbeiten können – mobil und sicher.

 Welche Technologien sind also verfügbar, damit Ihre Remote-Teams in Verbindung bleiben und weiterhin produktiv sein können? Nachfolgend finden Sie eine Liste unterschiedlicher Tools, die Ihnen helfen werden, Ihre digitale Transformation zu beschleunigen, falls sie nicht sowieso schon Teil Ihres derzeitigen Cloud Marketing Stack sind.

 Cloud-Speicherung/File-Sharing

 Da Sie jetzt von zu Hause aus arbeiten, müssen Sie wichtige Dokumente und Mediendateien remote anstatt lokal abrufen und teilen. Cloud-Speicher- oder File-Sharing-Services wie Dropbox oder Google Drive ermöglichen Ihnen, wichtige digitale Inhalte wie Dokumente, PDFs, Fotos usw. in der Cloud zu speichern und sie herunterzuladen. Dadurch werden unnötige Arbeitsschritte oder doppelter Aufwand reduziert, der entsteht, wenn Dateien per E-Mail versendet werden. Nutzer können diese stattdessen auf einer zentralen webbasierten Plattform ansehen und abrufen.

 Digital Asset Management

 Cloud-Speicher- und File-Sharing-Services können kurzfristig für kleine Teams hilfreich sein, aber sie bieten nur „Basis“-Services für das Speichern und Teilen von Dateien. Sie sind keine Single Source of Truth (SSOT) für alle Asset-Typen, einschließlich Videos, 360-Grad-Aufnahmen oder Marken-Assets und bieten nur eine eingeschränkte Funktionalität für das Filtern, Teilen und Bearbeiten von Content. Digital-Asset-Management-Systeme (DAM) bieten dagegen eine Vielzahl an Möglichkeiten. Sie ermöglichen Ihnen, tausende Assets zu organisieren, sie intuitiv zu finden, Dateien zu konvertieren und deren Größe anzupassen und sie sicher mit den richtigen Personen zu teilen. Im Gegensatz zu Cloud-Speicher-Lösungen ermöglichen DAM-Plattformen den Nutzern, Content-Reviews während des Gestaltungsprozesses vorzunehmen, Marketing-Content problemlos auf Ihren Kommunikationskanälen einschließlich Ihren Social-Media-Plattformen oder E-Commerce-Websites zu teilen und bieten Ihnen einen vollständigen und detaillierten Einblick sowie die Möglichkeit, Assets und Benutzer zu verwalten.

 Video-/Webkonferenzen

 Da derzeit Telefonkonferenzen und Meetings verstärkt remote stattfinden, sind Video- und Webkonferenz-Tools extrem hilfreich und beliebt geworden – sogar so sehr, dass viele von ihnen kostenlose Versionen oder Testzeiträume anbieten. Mithilfe dieser Plattformen können Sie Videochats abhalten, in Echtzeit mit Kollegen, potenziellen und bestehenden Kunden kommunizieren und Ihren Bildschirm teilen. Sie geben Lehrern, Fitnesstrainern und einigen Anbietern im Gesundheitswesen sogar die Möglichkeit, virtuelle Kurse abzuhalten oder Termine online wahrzunehmen. Zu diesen cloudbasierten Videokonferenz-Tools gehören Zoom, WebEx, Google Hangouts, Skype und Microsoft Teams. Welches Tool am besten für Ihr Unternehmen geeignet ist, hängt davon ab, welche Software Sie bereits nutzen – beispielsweise Microsoft 365 oder Google Suite. Natürlich spielen auch Ihre individuellen Anforderungen eine Rolle, d.h. die Anzahl der Teilnehmer bei einer Telefonkonferenz, Funktionen für die Zusammenarbeit, Möglichkeiten zur Videoaufzeichnung usw.

 Projektmanagement

 Für die Organisation anstehender Projekte benötigen Sie die Möglichkeit, Teammitglieder über die Ziele und Deadlines zu informieren, Mitarbeitern Aufgaben zuzuweisen und kontinuierlich die Fortschritte im Blick zu behalten. Projektmanagement-Tools helfen Remote-Teams dabei, Aufgaben und Zuständigkeiten problemlos zuzuweisen und die Fertigstellung einzelner Schritte zu überwachen, sodass Sie Teammitglieder nicht kontinuierlich kontaktieren und nach dem aktuellen Status fragen müssen. Es gibt zahlreiche Projektmanagement-Plattformen, die leicht unterschiedliche Funktionen und Preise anbieten – von individualisierbaren Workflows und File-Sharing bis hin zur Zeiterfassung und zum Reporting. Vielleicht kennen Sie schon verschiedene Projektmanagement-Softwarelösungen, wie Trello, Asana und Wrike, die alle Dashboards im Kanban-Stil nutzen, um Ihre Projekte visuell zu organisieren. Bei der Auswahl des richtigen cloudbasierten Projektmanagement-Tools für Ihr Unternehmen sollten Sie den Umfang Ihrer Projekte, die Zahl der involvierten Teammitglieder, die mögliche Beteiligung von Drittanbietern berücksichtigen und entscheiden, welche Funktionen für Sie unabdingbar sind.

 Kollaborationssoftware

 Um neue Dokumente und Designs zu erstellen, Feedback von Ihren Teammitgliedern zu sammeln und Verbesserungen vorzunehmen, benötigen Sie eine Kollaborationssoftware. Cloudbasierte Softwarelösungen für die Dokumentenbearbeitung, wie Microsoft Office 365 und die G Suite von Google, verbessern Workflows und Produktivität, indem man ganz einfach gemeinsam an Dokumenten, Präsentationen und Tabellen arbeiten kann. Mehrere Nutzer können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten und Anmerkungen oder Vorschläge hinzufügen oder kommentieren. Wenn Ihre Organisation global sehr verteilt ist und höhere Anforderungen hat, wie die Zentralisierung und Automatisierung der Kommunikation, ist für Sie womöglich eine Distributed-Marketing-Lösung relevant. Diese verfügen über cloudbasierte Vorlagen, Genehmigungsprozesse und Berechtigungsmanagement, sodass Teams schneller zusammenarbeiten und einheitliche Marketingmaterialien, die mit den Markenvorgaben übereinstimmen, in kürzerer Zeit auf den Markt bringen können.

 Es gibt zahlreiche Cloud-Technologien, die Ihnen dabei helfen, Ihre Marketingaktivitäten zu strukturieren und Ihre Produktivität im Homeoffice zu steigern. Wenn Sie die passenden Tools für Ihren Digital Workplace auswählen, ist es wichtig, darauf zu achten, wie diese sich kombinieren lassen und welche Zusammenstellung am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Die derzeitige Gesundheitskrise beschleunigt ohne Zweifel die digitale Transformation von Marketing- und Arbeitsumgebungen. Unternehmen werden aus ihr in neuer Form hervorgehen. Während wir uns an die neue Normalität anpassen, können wir die Zukunft des Digital Workplace auf ein neues Niveau heben.

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