4 façons de maîtriser l'archivage de vos ressources numériques avec DAM

Comment gérez-vous la fin du cycle de vie de vos supports ? Une organisation rigoureuse et une archivage régulier de vos contenus sont d’une importance capitale lorsqu’il s’agit d’adopter la sobriété numérique. Comprendre cela et mettre en œuvre cette démarche à l’aide de votre DAM vous permettra de rendre la gestion de vos contenus marketing plus efficace et plus durable. Par où commencer pour archiver vos ressources numériques ? Par l’élaboration d’une stratégie et une approche méthodique !

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En tant que spécialiste du marketing, vous devez gérer d'importants volumes de contenu visuel et vous connaissez tous les problèmes qui en découlent : comment traiter le contenu qui n'est plus utile ? Quel contenu conserver, archiver ou supprimer ?

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L'archivage des ressources numériques est une étape du cycle de vie du contenu que vous devez maîtriser afin de gérer au mieux vos fichiers multimédias et de garantir ainsi une « DAM » organisée, efficace et épurée. Tout commence par une stratégie visant à utiliser les ressources de manière responsable, à réduire les coûts et à diminuer l'empreinte carbone du stockage des données.

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Découvrez pourquoi il est important d'élaborer une telle stratégie et comment la mettre en œuvre pour optimiser la fin du cycle de vie de vos médias. L'objectif ? Ouvrir la voie à l'optimisation de la gestion de votre contenu marketing en réduisant l'impact sur l'environnement.

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Qu'est-ce que l'archivage des ressources numériques ?

Tous vos contenus visuels, qu'il s'agisse d'images, de graphiques, de fichiers PDF, de maquettes, de pages HTML, de vidéos, de fichiers audio, d'animations 3D, etc. suivent un cycle, de leur conception à leur fin de vie.

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L'archivage des ressources numériques intervient à la fin de ce cycle. Il s'agit généralement d'un moyen de stocker et d'organiser les ressources numériques plus anciennes ou le contenu qui n'est pas utilisé pour les projets en cours. Ces fichiers peuvent être déplacés dans les archives : ils ne sont plus visibles dans votre système de classement et sont stockés en lieu sûr, tout en restant accessibles à tout moment pour une utilisation future.

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Par exemple, vous pouvez archiver les visuels d'une campagne de marketing qui est terminée, ou lorsque vous dépubliez des visuels de produits qui ne sont plus pertinents. L'archivage vous permet de conserver en lieu sûr le contenu qui pourrait vous être utile à l'avenir sans le supprimer, tout en optimisant l'espace et le temps de stockage et en réduisant les coûts. Pour en tirer le meilleur parti, ces fichiers multimédias peuvent être réutilisés ou recyclés à une date ultérieure pour créer un nouveau contenu marketing à partir des contenus existants.

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Cela dit, décider de ce qu'il faut faire de ses contenus numériques n'est pas quelque chose qui se fait tout seul. Au contraire, savoir quel contenu doit être conservé, déplacé, archivé ou supprimé nécessite de faire le point et de mettre en œuvre une stratégie.

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Pourquoi une stratégie d'archivage des ressources numériques est-elle importante ?

L'utilisation du logiciel « Digital Asset Management » (DAM) constitue un choix judicieux pour gérer efficacement le cycle de vie complet de vos contenus, jusqu'à leur sortie de la plateforme DAM. Vous n'avez plus besoin de multiplier les emplacements pour stocker et archiver votre vaste gamme de fichiers multimédias. Vous n'avez plus besoin d'espace de stockage séparé, d'archives en ligne ou de fichiers personnels : l'ensemble du cycle de vie des médias, y compris l'archivage, se déroule au sein de la solution DAM.

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Cela dit, ce type de gestion n'est pas possible sans l'élaboration d'une stratégie de maintenance, d'archivage et de suppression de vos fichiers multimédias. Vous pourrez ainsi profiter pleinement de tous ses avantages :

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● Une prise de décision éclairée : la planification évite de prendre des décisions hâtives. Sans aucune ligne directrice, vous risquez d'accumuler de grandes quantités de contenu de manière non structurée, ce qui peut être source de frustration ou de stress lorsque vous et vos équipes devez retrouver des contenus numériques ou augmenter rapidement l'espace de stockage.
● Rentabilité accrue : vous optimisez votre retour sur investissement (ROI) et l'efficacité de votre plateforme, grâce à des processus étudiés et réfléchis avant de commencer à gérer toutes vos données.
● Accès rapide et sécurisé : les équipes marketing et créatives doivent pouvoir accéder rapidement et facilement à tous les contenus dont elles ont besoin, pour les versions les plus récentes et approuvées. L'accès aux données est également contrôlé et traçable, et donc sécurisé.
● Mesure des performances : en étudiant vos analyses de médias, vous pouvez voir s'ils répondent toujours à vos objectifs commerciaux ou non.
● Gestion des big data : un stockage de contenu bien pensé et géré est un pas vers la sobriété numérique.

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Lorsque vos données sont stockées en ligne, elles occupent une grande quantité d'espace, ce qui entraîne une consommation d'énergie et des émissions de CO2 importantes. En réfléchissant aux moyens de limiter l'espace occupé par vos données, vous choisissez d'avoir moins d'impact sur l'environnement.

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Optimiser le cycle de vie de milliers de contenus digitaux demande du temps et une approche méthodique et rigoureuse, d'où la nécessité de développer une stratégie. Une plateforme DAM aide ses utilisateurs à traiter intelligemment tous les contenus visuels marketing et à optimiser les performances jusqu'à la fin de vie des produits et des médias, ce qui permet aux équipes de gagner du temps et de réduire les coûts à long terme.

Par où commencer ? Comment séparer ce qui est utile de ce qui ne l'est pas ? Quels sont les éléments que vous devez conserver et quels sont ceux qui doivent être supprimés ?

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Pour répondre à ces questions, il est essentiel d'analyser soigneusement votre patrimoine numérique. Ce processus d'audit consiste à évaluer vos fichiers en fonction de différents critères afin de déterminer ceux qui doivent être archivés. Voyons cela de plus près !

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4 façons de gérer l'archivage de vos ressources numériques à l'aide de DAM

1. Nommer un responsable

Pour gérer l’ensemble de vos contenus multimédias et garantir une efficacité optimale de votre DAM , l’administrateur de l’ DAM est la personne idéale pour cette tâche. Cela dit, ce poste n’existe pas dans toutes les entreprises. Même si la maintenance de DAM peut être assurée conjointement par les utilisateurs, un interlocuteur clairement désigné doit être chargé de tenir à jour le site DAM et de le gérer comme un projet, afin d’en garantir le bon fonctionnement.

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Vous pouvez également faire appel à des professionnels pour vous aider à optimiser le cycle de vie de vos contenus créatifs et visuels. Wedia propose des solutions sur mesure et ses experts peuvent vous aider à intégrer les outils qui répondent à vos besoins spécifiques, comme l'automatisation des tâches. C'est le cas par exemple de l'automatisation des tâches :

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● Les visuels peuvent être déclassés automatiquement lorsqu'un produit est retiré, en intégrant des outils à votre PIM, ou lorsqu'une campagne arrive à son terme
● Le contenu peut être archivé automatiquement à la fin d'une période donnée, ou lorsque des droits d'utilisation prédéfinis expirent
● Des notifications peuvent être envoyées à l'expiration d'une licence à tous les utilisateurs qui ont téléchargé le contenu en question.

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2. Sélectionnez votre fréquence d'audit

Outre la gestion quotidienne de votre contenu, les fichiers numériques de votre DAM doivent faire l’objet d’un audit et d’une évaluation aussi souvent que nécessaire, en fonction du volume de fichiers reçus sur une période donnée.
Par exemple, si votre entreprise a besoin d’une grande quantité de nouveau contenu et que votre équipe créative produit régulièrement des visuels, l’ DAM sera utilisé plus souvent par une équipe qui crée du contenu de manière ponctuelle. Selon votre secteur d’activité, votre marque peut être amenée à créer et à gérer de grandes quantités de supports chaque année, ce qui signifie que votre DAM devra être évalué beaucoup plus fréquemment.

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Quelques conseils pour définir la bonne fréquence d'audit :

● Observez la fréquence d’utilisation du contenu existant. Déterminez ensuite la durée moyenne d’utilisation de ce contenu, afin d’avoir une idée de l’âge moyen auquel votre contenu devient obsolète et n’est plus utilisé (par exemple trois mois, six mois, un an).
● À l’aide d’un DAM, étudiez la fréquence d’utilisation du contenu, l’âge moyen du contenu le plus utilisé et l’âge du contenu existant le plus utilisé sur une période donnée.
● Affinez ces données en vérifiant simultanément tous vos autres systèmes qui stockent, utilisent et diffusent votre contenu (tels que votre CRM, votre CMS ou d’autres solutions de stockage dans le cloud).

Si votre entreprise utilise régulièrement DAM ou traite un très grand volume de fichiers, vous devrez très certainement effectuer des audits plus fréquemment. En revanche, si votre entreprise ajoute du contenu à certaines périodes de l'année ou utilise très peu DAM, les audits peuvent avoir lieu moins souvent. Notez que ces audits peuvent également être réalisés pendant les périodes de forte activité de votre marque, comme lors d'un projet de refonte de l'identité visuelle ou d'une refonte de campagne, etc.

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À titre d'exemple, voici quelques fréquences d'audit parmi lesquelles vous pouvez choisir, en fonction de la fréquence d'utilisation de votre DAM:

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● Faible utilisation :
○ audit tous les ans ou tous les deux ans
○ archivage tous les deux ans ou selon les besoins

● Utilisation modérée :
○ audit chaque année ou chaque trimestre
○ archivage chaque année

● Utilisation élevée :
○ audit tous les trimestres ou tous les mois
○ archivage tous les trimestres, tous les six mois ou tous les ans.

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3. Définir les critères d'évaluation

L'étape la plus importante de cette phase consiste probablement à définir des critères pour décider du contenu à archiver. Ce processus doit être structuré et des lignes directrices doivent être rédigées et envoyées aux équipes, afin que chacun puisse s'y référer et comprendre clairement le processus.

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Les critères d'évaluation peuvent varier en fonction de vos besoins, mais voici une liste de critères que vous pouvez choisir d'inclure dans votre stratégie d'archivage des ressources numériques :

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● Expiré : tout fichier périmé, ou dont la licence, les droits d'utilisation ou le copyright ont expiré.
● Obsolète : tout contenu qui n'est plus utilisé régulièrement ou qui contient des éléments visuels périmés (dates, polices de caractères, objets, etc.).
● Contenu dupliqué : toute copie ou version dupliquée d'un contenu qui ne peut plus être utilisé pour diverses raisons (taille, qualité de l'image, etc.).
● Pertinence : tout contenu relatif à des personnes, des lieux, des sujets, etc. qui n'ont plus rien à voir avec votre marque, ou dont le style graphique, le ton, le contexte, etc. ne sont plus pertinents.
● Fin de gamme : tout visuel non publié ou déclassé, pour une campagne marketing qui s'est achevée.
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Une fois vos critères définis, vous pouvez commencer à auditer votre contenu. N'oubliez pas de conserver un document répertoriant les résultats de l'audit afin de pouvoir vous y référer ultérieurement. En fonction des besoins et des processus de votre organisation, vous pouvez utiliser une feuille de calcul, un logiciel de gestion de projet ou tout autre support que vous jugerez approprié.

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4. Archivage après approbation

Les contenus sélectionnés comme « À archiver » conformément aux critères ci-dessus doivent faire l'objet d'une phase de validation avant d'être transférés vers les archives ou supprimés de votre compte DAM.

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Votre solution « DAM » permet d'automatiser partiellement ce processus, mais il peut parfois s'avérer nécessaire, en fonction de la propriété du contenu, de consulter d'autres parties prenantes.

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Voici comment approuver l'archivage ou la suppression de votre contenu :

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1. Vérifiez les droits d'accès : pour savoir si le contenu peut être consulté ou utilisé par les administrateurs, certains utilisateurs ou toute personne ayant accès à la plateforme DAM

2. Contacter l'auteur du contenu : selon votre structure, cette étape n'est pas nécessairement obligatoire, mais elle permet d'informer l'auteur du contenu que le média est éligible à l'archivage selon les critères définis. Cela permet de s'assurer que toutes les parties prenantes sont informées et que vous n'archivez pas des contenus encore valides.

3. Vérifiez si le contenu est actuellement utilisé : assurez-vous qu’il n’est plus utilisé sur les canaux des utilisateurs (applications, site web, etc.). Les métadonnées de votre DAM vous donneront une indication à ce sujet. Utilisez-les pour vérifier si le contenu doit être archivé et n’oubliez pas de contacter l’auteur ou le propriétaire avant de procéder à l’archivage.

4. Commencez l'archivage : déplacez le contenu vers les archives pour désencombrer les systèmes de classement actifs. Ce contenu restera accessible et pourra être trouvé à l'aide du moteur de recherche, mais ne sera plus visible dans le système d'archivage.

5. Supprimer du contenu : si votre contenu marketing archivé n’est plus du tout utilisé, vous pouvez passer à l’étape suivante : supprimer ce contenu de votre DAM! La suppression de votre contenu obsolète ou non pertinent s’inscrit dans une démarche de sobriété numérique, visant à réduire votre consommation de données, de bande passante et d’espace de stockage. Votre plateforme DAM est ainsi ordonnée, épurée et efficace, ce qui vous aide à gagner en efficacité et à économiser de l’énergie et des ressources.

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DAM, votre assistant intelligent

Si l'archivage des contenus numériques semble fastidieux au début, il deviendra de plus en plus transparent une fois que vos processus seront en place et que la fréquence des audits aura été définie.

Cela contribuera à faire de votre DAM une solution efficace pour toutes vos équipes grâce à :

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● Organisation claire et structurée
● Éviter les doublons occupant un espace inutile,
● Recherches de contenu améliorées et précises
● Utilisation des versions les plus récentes du contenu,
● Fiabilité du contenu marketing et gestion automatique des dates d'expiration.

Pour garantir le succès de votre archivage, la solution DAM Wedia vous donne accès à des métadonnées qui vous offrent des fonctionnalités avancées de recherche et d'organisation. Pour aller encore plus loin et vous proposer une réponse sur mesure adaptée à vos besoins, nos experts vous accompagnent tout au long du cycle de vie de vos contenus multimédias.