6 conseils et astuces pour partager des fichiers volumineux en 2023

Le partage de fichiers entre collègues, influenceurs et clients ne doit pas vous ralentir ou mettre votre contenu en danger.

‍

Voici 6 conseils pour partager des fichiers volumineux en 2023

1. Utiliser le stockage en nuage
2. Essayez une solution de gestion des ressources numériques
3. Compressez vos fichiers
4. Connectez-vous à un VPN
5. Utilisez un FTP
6. Essayez une clé USB
7. Limitations de la taille de la boîte aux lettres
‍

Avez-vous déjà reçu une notification de votre fournisseur de services de messagerie électronique indiquant quelque chose comme "Cannot Send Mail - Attachment Too Large" (envoi impossible - pièce jointe trop volumineuse) ? Cette expérience frustrante est due aux limitations des messages électroniques.

‍

Voici 9 des fournisseurs de services de messagerie électronique les plus populaires et leurs limites de taille de message.

Fournisseur de services de messagerie
Limites de taille
AOL - 25 MB
Apple Mail/iCloud - 20 MB
Gmail - 25 MB
GMX - 50 MB
Outlook/Office 365 - 20 MB
ProtonMail - 25 MB
Zoho Mail - 100 MB
Yahoo - 25 MB
Yandex - 30 MB
‍

Vous vous demandez ce que vous pourriez envoyer pour 20 Mo ?

Bien que tout dépende des réglages de l'appareil photo/du téléphone, voici un guide approximatif :

‍

- 4-5 vidéos de 15 secondes (par exemple TikToks ou Reels)
- 10-20 photos

Pour vous donner une idée de ce que cela signifie, prenons l'exemple d'une vidéo d'une minute enregistrée sur votre disque dur qui, avec ses 40 Mo, ne serait acceptée par aucun fournisseur de messagerie électronique, à l'exception de GMX et de Zoho Mail.

‍

Pour les équipes marketing qui ont besoin d'envoyer des fichiers volumineux d'un bout à l'autre de l'organisation, ainsi qu'entre les influenceurs et les sous-traitants, le type de stockage offert par les comptes de messagerie n'est manifestement pas suffisant.

Si vous travaillez avec des fichiers de plus de 50 Mo, vous devrez trouver un moyen de contourner ce problème. Un moyen rapide, sûr et bien organisé.

‍

Voici 6 alternatives plus rapides, plus faciles et plus fiables à l'envoi de fichiers par courrier électronique‍

Utiliser le stockage en nuage

L'un des moyens les plus simples d'envoyer des fichiers volumineux à d'autres personnes consiste à les télécharger vers un espace de stockage en nuage tel que Google Drive, OneDrive ou Dropbox. Ces espaces sont flexibles, accessibles partout et facilitent grandement le processus d'envoi de fichiers.

‍

Par exemple, si vous êtes un utilisateur de Gmail, vous verrez que le bouton Google Drive est déjà intégré. Appuyez sur ce bouton, sélectionnez votre fichier et envoyez-le en tant que pièce jointe normale. Si votre fichier dépasse 25 Mo, Gmail ajoute automatiquement un lien Google Drive dans l'e-mail. Il vous suffit d'accorder une autorisation d'accès (spectateur, commentateur ou éditeur) pour que le destinataire puisse utiliser le fichier immédiatement.

‍

Une solution comme Dropbox vous permet de télécharger vos fichiers dans un dossier, puis de partager le lien par courrier électronique avec votre destinataire. Il existe également WeTransfer, un service de transfert de fichiers informatiques basé sur le cloud qui ne nécessite pas d'inscription. Il suffit de charger le site web, de télécharger vos fichiers et de choisir de les envoyer par courrier électronique ou de les partager sous forme de lien.

‍

Les pros du stockage en nuage

Idéal pour les petites équipes et l'utilisation interne
- Partager facilement des fichiers
- Fournir un accès crypté et sécurisé à vos fichiers
-Mettre à jour et synchroniser des fichiers à distance

‍

Les inconvénients du stockage en nuage

Le stockage supplémentaire a un coût
-Dropbox est gratuit jusqu'à 2 Go, puis vous devrez payer 9,99 $ par mois
-WeTransfer est gratuit jusqu'à 2 Go, puis vous devrez payer 10 $ par mois
-Il ne s'agit pas d'un système de gestion de fichiers, ce qui peut compliquer le contrôle des versions et la conformité à la marque
-Certaines entreprises n'auront pas accès à des sites de stockage en nuage externes tels que Google Drive.

‍

‍

Essayer une solution de gestion des actifs numériques (DAM)

‍
Avec une solution DAM holistique, vous pouvez télécharger, gérer, transformer, collaborer et partager des milliers de fichiers multimédias volumineux en un seul endroit, ce que l'on appelle une "source unique de vérité".

‍

C'est très utile pour les marques qui doivent fournir du contenu dans plusieurs formats pour plusieurs canaux et marchés. Plutôt que d'utiliser de nombreux outils et de devoir télécharger, éditer et recharger le contenu des centaines de fois, les utilisateurs de DAM peuvent personnaliser et diffuser des fichiers image et vidéo dans un hub central.

‍

L'efficacité opérationnelle et la collaboration s'en trouvent améliorées, ce qui permet aux spécialistes du marketing de se concentrer sur ce qu'ils savent faire de mieux - et non d'attendre que de gros fichiers soient téléchargés !  

DAM Pros

Gagner du temps dans la recherche de ressources numériques à l'aide de métadonnées
-Les ressources peuvent être facilement éditées et distribuées au sein d'une même plateforme, ce qui évite d'avoir recours à des outils supplémentaires
-Automatiser et améliorer les flux de travail
-Assurer la cohérence de la marque et éliminer le risque d'utilisation de ressources obsolètes ou non conformes à la marque.

‍

DAM Cons

Pour bénéficier des avantages d'une solution DAM, celle-ci doit être adoptée par l'ensemble de l'organisation et les utilisateurs doivent être correctement formés et soutenus
-Le système ne fonctionnera pas de manière optimale si les actifs ne sont pas correctement étiquetés
-Le DAM est plus coûteux que d'autres solutions.

‍

Compresser vos fichiers

‍
Si vous avez plusieurs fichiers à envoyer, vous pouvez envisager de les compresser ou de les "zipper". Sur un Mac ou un PC, les instructions sont similaires. Placez tous les fichiers dans un dossier, cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez "Compresser". Cela créera un nouveau fichier sur votre bureau avec le même nom et une extension .zip. L'avantage de la création d'un fichier zip est que si le dossier dans son ensemble est plus petit, les fichiers qu'il contient ne perdent pas en qualité - ce qui est essentiel si vous avez affaire à des actifs de marque.

‍

Il existe également des logiciels de compression gratuits tels que PeaZip et 7-Zip. Tous deux sont gratuits et faciles à utiliser, et peuvent comprimer à peu près n'importe quel fichier dont vous avez besoin.

‍

Les avantages de la compression de fichiers

Transferts plus rapides
-Pas besoin de payer pour le stockage

‍

Compression de fichiers Cons

Le décryptage peut se produire, ce qui peut entraîner la divulgation de données sensibles
-Un processus manuel qui nécessite des connaissances en matière de compression
-Les fichiers compressés doivent être décompressés par le destinataire - s'il ne sait pas comment le faire, cela peut rendre inefficace la collaboration et le flux de travail du contenu
-Aucune capacité de collaboration ou de gestion de fichiers - la compression est donc idéale pour une utilisation ponctuelle, mais n'est pas une solution pour les équipes qui créent et diffusent de grandes quantités de contenu.

‍

Se connecter à un réseau privé virtuel (VPN)

‍
Un VPN est une bonne option si vous voyagez ou si vous utilisez un wifi public et que vous devez partager des fichiers volumineux. Le logiciel VPN crypte vos données et les achemine par des réseaux sécurisés vers des serveurs éloignés (souvent dans d'autres pays), masquant ainsi votre identité et préservant la confidentialité de vos données.

‍

C'est utile si vous avez besoin de partager des fichiers volumineux en toute sécurité et que vous préférez ne pas utiliser le wifi accessible au public (et souvent plus vulnérable). Toutefois, un VPN n'est pas infaillible. Comme tout outil, il est susceptible d'être infecté par des logiciels malveillants, un risque accru lorsque vous utilisez un VPN gratuit.

‍

En outre, le partage de fichiers volumineux peut ralentir votre connexion VPN et rien ne garantit qu'ils arriveront intacts. Il est sans doute préférable de zipper les fichiers lorsque vous voyagez ou travaillez à distance.

‍

VPN Pros

Transfert de données privé et sécurisé
-peut être plus rapide que l'utilisation d'un wifi public

‍

Inconvénients du VPN

Nécessite de savoir comment configurer un VPN
-Ne convient pas pour les transferts de fichiers à long terme
-Risque de sécurité plus élevé que les alternatives telles que la compression de fichiers

‍

Utiliser un FTP

‍
Un peu comme un classeur virtuel, un FTP (File Transfer Protocol) est un espace dédié où vous pouvez stocker ou transférer des fichiers. Le FTP a été développé dans les années 1970, permettant des transferts de fichiers rapides et faciles. Aujourd'hui, la plupart des navigateurs web sont équipés de clients FTP qui permettent le transfert de fichiers. Il existe également des clients tiers qui peuvent être téléchargés, notamment FileZilla Client, FTP Voyager, WinSCP, CoffeeCup Free FTP et Core FTP.

Chaque client FTP offre des fonctionnalités différentes. Par exemple, FileZilla vous permet de fixer des limites de bande passante pour les fichiers. Cela vous permet de contrôler les vitesses de chargement et de téléchargement, ce qui est utile si vous devez transférer plusieurs fichiers à la fois.

‍

FTP Pros :

Des fichiers multiples peuvent être transférés facilement et efficacement
-Aucune restriction sur la taille des transferts individuels
-Les transferts peuvent être planifiés

‍

FTP Cons :

Le FTP n'est pas aussi sûr que d'autres plateformes de partage de fichiers
-L'utilisation peut être difficile pour ceux qui n'ont pas de connaissances en informatique
-Les utilisateurs inexpérimentés peuvent facilement effacer leur travail

‍

Essayez une clé USB

Une bonne vieille clé USB est idéale pour partager des fichiers volumineux avec un collègue. Elles sont faciles à utiliser et offrent autant d'espace que nécessaire pour télécharger du contenu, avec des clés USB allant de 2 Go à 1 To.

Lorsque vous êtes prêt à transférer des fichiers, il vous suffit d'insérer le lecteur dans le port USB de votre ordinateur et d'y glisser-déposer les fichiers. Vous éjectez ensuite la clé USB et votre collègue est prêt à télécharger les fichiers sur son ordinateur. Rien de plus simple.

‍

Cependant, la simplicité a ses limites. Une clé USB n'est pas une solution à long terme pour les équipes de marketing qui créent, gèrent et déploient des milliers de contenus multimédias chaque mois. Dans ce cas, un système robuste de stockage de données et de gestion de contenu serait plus approprié.

‍

Avantages de l'USB

Transfert de fichiers simple et rapide
-Facile à utiliser

‍

Inconvénients de l'USB

Il n'est pas sûr à 100 %, sauf si le disque est correctement crypté
- Il n'est pas idéal pour les fichiers urgents ou très volumineux
- Il ne s'agit pas d'une solution à long terme pour le transfert régulier de fichiers
- Certaines entreprises bloquent l'utilisation des clés USB
- L'utilisation d'une clé USB ne permet pas de partager des fichiers à distance
- L'utilisation de DAM pour éditer, réutiliser et partager des fichiers volumineux
‍

Le partage de fichiers volumineux ne doit pas être une tâche fastidieuse ou frustrante. Grâce à des solutions telles que le DAM basé sur le cloud, il existe un moyen plus simple.

‍

Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont une plateforme DAM peut offrir à votre entreprise un système centralisé pour organiser, éditer et transférer toutes vos ressources multimédias en un seul endroit, réservez une démonstration gratuite dès aujourd'hui.

‍