DAM, le support idéal pour un flux de travail efficace et une collaboration optimale

Simplifier le développement du contenu jusqu'à sa validation, garantir la traçabilité des versions… Un workflow DAM efficace est le fruit d'une alchimie entre une collaboration fluide et des processus bien maîtrisés.

La mise en place d'un DAM suscite de nombreux sujets de discussion, dont certains retiennent davantage l'attention que d'autres.

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C'est le cas des circuits de révision et de validation des ressources : les fameux « workflows » de «DAM ». Quelles sont les étapes de ce workflow ? Qui doit y participer ? Comment trouver le juste équilibre entre contrôle et collaboration ? Telles sont les questions auxquelles aucune organisation impliquée dans un projet DAM ne peut échapper.

«En réalité, nos clients ont souvent une vision trop complexe des choses », observe Sébastien Bardoz, vice-président des ventes et des opérations de Wedia pour l’Amérique du Nord. « Par exemple, des briefs créatifs qui exigent trop de détails ou des étapes de validation trop fragmentées, ce qui alourdit la charge de travail des collaborateurs. Il n’est donc pas rare que nous recevions des demandes de simplification six mois après la mise en œuvre initiale. C’est pourquoi nous nous efforçons dès le départ de proposer des workflows DAM simples mais efficaces. »

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Les équipes de Wedia déconseillent donc le recours à la validation par des personnes désignées, qui conduit à la mise en placede mécanismes de délégation de droits (pour les congés, par exemple). «Cela engendre une complexité qui n’est pas toujours facile à maîtriser au fil du temps. Nous préférons nous en tenir à une approche basée sur les rôles, plus facile à gérer. DAM Les processus sont rarement figés et des modifications sont toujours possibles. Il est donc dans l’intérêt de tous de veiller à ce que les circuits restent simples à comprendre et à faire évoluer. »

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DAM les flux de travail déclenchent une réaction en chaîne 

Les interdépendances entre le DAM et le reste du système d’information constituent une raison supplémentaire de plaider en faveur de workflows simples et clairs. Le DAM n’est pas un îlot isolé : il peut et doit interagir avec un CMS (système de gestion de contenu), un CDN (réseau de diffusion de contenu), un CRM (gestion de la relation client), un PIM (gestion des informations produit), etc. Lorsqu’un élément (une image, une vidéo, etc.) change de statut au cours du flux de travail, le DAM peut provoquer une réaction en chaîne dans le reste du système d’information.

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«DAM« Les workflows déclenchent toute une chaîne d’actions, plus ou moins techniques, dont les utilisateurs ne devraient pas avoir à se soucier. C’est l’une des raisons pour lesquelles nous préférons ne pas donner aux utilisateurs la possibilité de modifier directement les workflows », souligne Sébastien Bardoz. « Il est essentiel que chaque demande de modification soit soigneusement analysée et que ses répercussions soient étudiées afin d’évaluer les réactions en chaîne. »

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DAM les processus garantissent la traçabilité

Au quotidien, un workflow efficace de gestion des DAM s se caractérise par sa capacité à faciliter la collaboration, tout en garantissant le contrôle. «Nos clients souhaitent pouvoir collaborer facilement autour des s, mais aussi pouvoir suivre toutes les versions jusqu'à leur validation. Cette traçabilité est essentielle pour les entreprises qui opèrent sur des marchés réglementés », souligne Sébastien Bardoz.

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C'est bien sûr le cas des institutions financières (banques, compagnies d'assurance) mais pas seulement. De la grande distribution à l'industrie pharmaceutique en passant par les marques de cosmétiques, de nombreux secteurs sont désormais soumis à des réglementations qui se traduisent par des contraintes de traçabilité.

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"Pour certaines organisations soumises à des réglementations strictes, nous veillons même à ce que l'équipe chargée de la validation juridique dispose de son propre flux de travail autour d'un actif", explique Sébastien Bardoz. "Un workflow qui reste privé, réservé à cette équipe". Dans tous les cas, les entreprises attendent de pouvoir utiliser cette historisation des échanges et des versions pour produire des dossiers dits "opposables" - qui servent donc de preuve - en cas d'audit réglementaire ou de détection d'anomalies.

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DAM les processus de travail sont conçus pour permettre une collaboration rapide

Au-delà des commandes, la collaboration tout au long du flux de travail doit garantir des itérations rapides et précises. À cette fin, se contenter d’annoter les ressources avec des commentaires ne suffit pas toujours, en particulier pour les contenus visuels et audiovisuels. Il est souvent plus productif de dessiner directement sur une image pour indiquer les modifications à apporter. Une « DAM » telle que celle proposée par Lyvio aide également les utilisateurs à comparer deux versions d’une image à l’aide d’un curseur ou d’un mécanisme de superposition.

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Ces fonctionnalités ne sont pas un luxe, en particulier pour les entreprises – celles du secteur de la vente au détail, par exemple – qui gèrent d’importants volumes de visuels. Dans ces cas-là, tout doit être mis en œuvre pour garantir un flux de travail rapide. De plus, de plus en plus de clients exigent un délai minimal entre la prise de vue d’un produit et sa mise en ligne sur un site web. C’est un moyen de contrôler l’efficacité du flux de travail du DAM.

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Automatisations et notifications avec CTA intégré

«Pour atteindre une telle rapidité, nous pouvons automatiser certaines tâches, par exemple vérifier que le contenu respecte les exigences techniques telles que la taille des fichiers, la résolution visuelle, etc. Notre DAM permet également de détecter les fichiers similaires afin d'éviter les doublons et d'épargner aux utilisateurs le travail de nettoyage de ce qui a déjà été fait ! ».

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Un conseil pratique : prévenez les utilisateurs lorsqu’ils doivent apporter leur contribution. Vous pouvez tout gérer ici : notification au sein du DAM, via une solution collaborative tierce, mais aussi par e-mail, avec l’élément visuel à valider et un bouton « Accepter » ou « Refuser ». Un simple appel à l’action (CTA) pour garantir un flux de travail fluide qui s’intègre parfaitement dans les moments de la vie quotidienne.

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