Le guide de Wedia pour choisir un Digital Asset Management

Comment choisir la meilleure solution de Digital Asset Management pour votre entreprise

Que vous disposiez déjà d’une solution de Digital Asset Management (DAM), mais que vous souhaitiez la remplacer, ou que vous soyez un véritable novice du DAM, – trouver le bon logiciel pour votre entreprise peut représenter un défi de taille. Dans cet article, nous vous indiquerons ce qui importe vraiment au moment de choisir une solution DAM, les questions que vous devriez vous poser et surtout comment y répondre, afin de choisir le logiciel de Digital Asset Management le mieux adapté à vos besoins et à ceux de votre entreprise et de votre personnel.

Si vous lisez cet article, c’est que vous êtes très probablement déçu du système actuel de gestion des médias de votre entreprise. Mais vous avez de la chance, car il existe de formidables solutions pour vous aider à résoudre ce problème. L’une d’elles prend le nom de Digital Asset Management (DAM). Mais avant de commencer, savez-vous ce qu’est le Digital Asset Management ? Et ce qu’il peut faire pour vous ? Pour faire simple, le Digital Asset Management est un moyen très efficace et peu coûteux de stocker, rechercher, indexer, partager et diffuser une multitude de médias différents. Il vous permet de rendre tous vos fichiers multimédias pertinents accessibles à (certains de) vos salariés, mais aussi à des partenaires externes tels que la presse, des producteurs (de contenus) créatifs et d’autres acteurs.

De toute évidence, il existe bien d’autres solutions sur le marché, alors si vous vous demandez quel intérêt présente le Digital Asset Management par rapport à d’autres solutions courantes de gestion et de stockage de contenus, nous avons la réponse :

Pourquoi choisir un DAM plutôt que d’autres outils ?

Penchons-nous ensemble sur certaines solutions (que vous utilisez peut-être actuellement), en comparaison avec le Digital Asset Management.

Selon la taille de votre entreprise, il est naturel de se cantonner d’abord à des solutions déjà existantes et faciles d’utilisation, comme les clés USB ou les disques durs externes. Mais n’étant pas évolutifs, ces types de lecteurs sont rapidement pleins et les médias que vous y stockez ne peuvent pas être partagés facilement. Ce point ne s’applique pas aux services de partage de fichiers, mais ces derniers présentent d’autres inconvénients. Les services de partage de fichiers tels que Google Drive, Dropbox ou OneDrive sont pratiques, car l’accès aux contenus stockés est facile, mais ils présentent peu d’intérêt pour vous ou votre entreprise si vous souhaitez avoir une maîtrise totale des autorisations d’accès et du suivi des workflows. Rechercher et trouver du contenu peut s’avérer difficile également : Ces services ne dépendant pas des métadonnées, nous aborderons ce point ultérieurement, il est difficile de retrouver vos différents contenus (surtout s’il s’agit de vidéos et d’images).

Dans un souci d’exhaustivité, mentionnons également l’utilisation possible des messageries électroniques et des ordinateurs de bureau de votre personnel, qui présentent certains avantages, mais surtout des inconvénients dès lors que votre gestion de contenus gagne en complexité.

Le stockage de contenus directement sur le bureau de vos employés est peut-être sécurisé, mais le partage de ces contenus est bien trop chronophage et inefficace. Les ordinateurs peuvent aussi tomber en panne ou être inaccessibles pour différentes raisons. Autre inconvénient de cette option : elle n’est plus adaptée à notre mode de fonctionnement numérique actuel, et notamment au télétravail. L’utilisation des e-mails, quant à elle, ne permet pas d’envoyer des fichiers lourds et la communication peut être désordonnée et peu sécurisée.

En bref, tous ces outils peuvent sembler pratiques au début, mais présentent d’importantes lacunes sur le plan de la sécurité, des workflows, des fonctionnalités de recherche avancées et bien d’autres plans encore.

Et qu’en est-il du Marketing Resource Management ? Nous avons consacré un article entier contenant des illustrations sur les différences entre la gestion des ressources marketing et la gestion des contenus numériques, leurs fonctionnalités et avantages, et comment savoir lequel est le mieux adapté à votre situation. Si vous souhaitez en savoir plus, vous trouverez cet article de blog ici.

Une chose que nous avons mise en évidence est que ces deux systèmes sont complémentaires plutôt que concurrents, car ils répondent à des besoins différents. Le Marketing Resource Management est un outil qui vous permet d’organiser et d’automatiser les processus autour de la création et de la planification de vos ressources marketing (numériques, physiques, humaines et financières). Quant à lui, le Digital Asset Management sert d’espace de stockage central (appelé «Single Source of Truth» Source unique de vérité) pour la gestion, le stockage et la validation des contenus. Ces contenus peuvent être facilement partagés et diffusés sur tous types de canaux en ligne et hors ligne. En outre, le Digital Asset Management propose des fonctionnalités d’analyse et d’évaluation vous permettant d’acquérir des informations importantes sur l’utilisation et la performance de vos contenus. Une vraie révolution pour les prises de décisions marketing !

Tout ça vous semble intéressant ? Alors le Digital Asset Management est la solution qu’il vous faut. Il ne vous reste plus qu’à choisir le fournisseur de solution DAM le mieux adapté à votre entreprise.

Nous vous indiquerons par où commencer pour trouver le logiciel adapté à votre entreprise, ainsi que les critères, fonctionnalités et avantages que vous devez prendre en compte au moment de comparer les différents fournisseurs de Digital Asset Management. Commençons par le commencement :

Déterminez les besoins de votre entreprise, mais aussi ses contraintes

Pour déterminer les besoins de votre entreprise ainsi que ses contraintes, vous devez vous poser des questions essentielles, comme :

  • Quels types de fichiers devront être gérés par la solution ? 
  • À quoi ressemble ma stack martech actuelle ? Est-il possible d’y intégrer la solution DAM ?
  • Qui utilisera le DAM ?
  • Les futurs utilisateurs sont-ils familiarisés aux logiciels de Digital Asset Management ?
  • Quel est mon budget ?

Une fois ces questions globales traitées, vous pourrez aller dans le détail et étudier les principales fonctionnalités que vous aimeriez voir incluses dans votre future solution de Digital Asset Management.

Dressez une liste des principales fonctionnalités

La prochaine étape consiste à dresser une liste des principales fonctionnalités en étudiant les points suivants :

Prise en charge des fichiers

Différentes solutions de Digital Asset Management couvrent différents types de fichiers. La principale chose à retenir ici est que toutes les solutions de Digital Asset Management ne prennent PAS en charge tous les types de fichiers. De quels types de fichiers vous et vos employés avez-vous donc besoin pour travailler au quotidien ? Des fichiers textes tels que des présentations, des contrats, des lignes directrices relatives à votre marque, ou bien des fichiers multimédias lourds tels que des images, des vidéos, des images à 360° ou 3D, du contenu audio, des animations et des graphiques ? Ou peut-être un peu des deux ? Pensez à vérifier quels fichiers et formats sont pris en charge par vos principaux fournisseurs pour vous assurer qu’ils prennent en charge tous vos principaux médias.

Personnalisation

En matière de solutions de Digital Asset Management, certains fournisseurs proposent une approche simple avec une solution unique, tandis que d’autres offrent plus de flexibilité et peuvent personnaliser la solution DAM aux moindres besoins de votre entreprise. Un exemple de solution hautement personnalisable serait un logiciel dont l’interface utilisateur reflète la marque de votre entreprise. L’avantage ici est que la solution se fond complètement avec vos autres outils et donne à l’utilisateur la sensation qu’il utilise une seule et même solution. Vous aurez peut-être aussi envie de personnaliser vos métadonnées et fonctions de recherche de sorte qu’elles couvrent, par exemple, toutes vos différentes catégories de produits, marques ou unités commerciales. Il vous sera alors beaucoup plus intuitif de trouver et d’indexer vos contenus. Le nombre et la nature des utilisateurs de votre futur Digital Asset Management sont également des facteurs importants à prendre en compte. La solution ne sera utilisée que par quelques membres d’une même équipe ? Dans ce cas, une gestion simple et limitée des utilisateurs vous conviendra parfaitement. Mais peut-être parlons-nous de milliers d’utilisateurs différents, internes et externes, à travers le monde ? Dans ce cas, vous préférerez probablement une gestion précise et complexe des utilisateurs, sans limites, où vous pourrez configurer différents accès et différentes autorisations pour différents utilisateurs.

Adaptabilité

Qu’en est-il de l’adaptabilité ? Dans un DAM, une entreprise devrait pouvoir ajouter du contenu, des utilisateurs, de l’espace de stockage, des fonctionnalités de travail en cours, des intégrations, etc. (contribution) au DAM tout en disposant d’un système qui offre des fonctionnalités et des performances identiques, voire meilleures (résultat). L’idée fondamentale ici est de comprendre comment la solution peut se développer à mesure qu’évoluent vos besoins. Pour commencer, vous allez devoir étudier la situation actuelle de votre entreprise et déterminer vos objectifs pour l’avenir. Concernant les start-ups et les petites entreprises, les fonctionnalités de base constituent un bon point de départ (en plus d’être moins coûteuses). Cela étant dit, les fonctionnalités de base d’un DAM sont souvent limitées. Les besoins de votre entreprise vont croître à mesure qu’elle se développe. C’est pourquoi les solutions DAM adaptables et modulaires sont, somme toute, plus appropriées. Vous seul pouvez connaître la liste complète des exigences de votre entreprise en matière d’adaptabilité, mais voici quelques inspirations pour vous aider à définir vos besoins et ce que vous devez attendre d’une solution de Digital Asset Management : Quel est le nombre actuel d’utilisateurs (y compris la simultanéité d’utilisation, la fonction des utilisateurs et les groupes) ? De quel espace de stockage aurez-vous besoin maintenant et à l’avenir ? Qu’en est-il des capacités en amont telles que les workflows, ou des capacités en aval telles que la diffusion/la compatibilité omnicanale et la personnalisation ? Avez-vous des besoins vidéo ? Quelle architecture souhaitez-vous pour faciliter vos intégrations ? Et cetera, et cetera…

Possibilités d’intégration avec d’autres applications et outils (y compris des API)

Ce qui nous amène au point suivant. En fonction de votre stack martech actuelle, il faudra que votre solution DAM s’intègre facilement dans votre environnement commercial et technique. Selon votre entreprise, il peut exister un nombre plus ou moins élevé d’exigences en matière d’intégration. L’intégration peut être divisée en différentes catégories : L’automatisation, la gestion de marque, le e-commerce, la gestion de l’information produit (PIM), la gestion de projets, la gestion des médias sociaux et le contenu web (cms), pour n’en citer que quelques-uns. Les types d’intégration qu’un fournisseur de solution DAM fournit peuvent être tout à fait individuels. Nous faisons également la distinction entre les intégrations directement développées et prises en charge par le fournisseur, et celles qui sont développées et prises en charge par ses partenaires. Inutile de dire que vous devez être certain que votre DAM peut être connecté à toutes vos applications. Pour ce qui est des connexions : Vous voudrez peut-être également que votre DAM soit connecté à tous vos API.

Méthode de déploiement (en local ou dans le cloud)

La fonctionnalité du logiciel DAM ne fait pas tout : la solution choisie doit aussi être pratique d’un point de vue technique et adaptée à vos contraintes. Il existe deux types de solutions de Digital Asset Management : en local, où le logiciel est hébergé sur le serveur de votre entreprise ; et dans le cloud (SaaS), où l’hébergement est en dehors de votre entreprise et accessible depuis un navigateur web. Ces deux options ont leurs avantages :

Un logiciel en local vous permet de garder une maîtrise totale de l’outil : choix des mises à jour, sécurité des ressources, gestion des sauvegardes et des restaurations, etc. En outre, son utilisation ne dépend pas de la connexion internet, ce qui peut s’avérer avantageux si vous ne disposez pas d’une connexion à haut débit ou si vous souhaitez isoler votre plateforme au maximum du réseau extérieur.

Un logiciel SaaS est plus facile et plus rapide à déployer, car aucune infrastructure n’est à fournir. Il est adaptable et permet d’ajouter des modules, de bénéficier de mises à jour gratuites fréquentes, ou d’augmenter l’espace de stockage au besoin. Il est possible d’y accéder où que l’on soit, et potentiellement par n’importe qui, à condition que l’utilisateur dispose d’une connexion internet… et d’une autorisation ! Enfin, l’abonnement donne généralement accès à une offre de support et de maintenance.

Fonctionnalités de sécurité (copyrights, gestion des utilisateurs, authentification unique)

Dans cet article, vous avez déjà appris qu’une solution de Digital Asset Management servait de « Source unique de vérité » (SSOT, de l’anglais Single Source of Truth) : Une base de données centralisée réunissant des contenus médias validés est un avantage majeur si l’on cherche à avoir une maîtrise totale des questions de sécurité. En utilisant une solution DAM, vous serez quasiment toujours gagnant avec une SSOT, mais là encore, différents fournisseurs prennent en charge différentes fonctionnalités. Pour avoir une vision globale du marché, demandez-vous si vous souhaitez empêcher, par exemple, l’expiration du droit associé à un contenu lorsque vous choisissez de l’archiver automatiquement. Ou encore, avez-vous besoin de maîtriser l’utilisation géographique de vos contenus ? L’utilisation du réseau ? Pouvez-vous documenter les droits et les restrictions d’utilisation afin d’éviter toute violation des droits d’auteur et préserver l’intégrité de la marque ? La question de la gestion des utilisateurs se pose aussi.

Dernier point, et pas des moindres : y a-t-il une courbe de croissance ?

Une courbe de croissance dans le contexte du Digital Asset Management signifie que vous devriez également penser à l’exploitabilité de la nouvelle solution par vos employés (et partenaires). Autrement dit : Comment pouvez-vous assurer une adaptation réussie de votre nouvelle solution DAM et faire du recours au DAM une habitude ? C’est pour cette raison qu’il est impératif de faire attention au fonctionnement interne du DAM, ce qui représente une qualité intrinsèque pour les utilisateurs. Vous devez prêter attention à l’indexation du contenu et à l’organisation des médias, mais aussi à la simplicité de l’expérience utilisateur pour les employés. Gardez cela en tête au moment de choisir la solution DAM adéquate pour votre entreprise.

Découvrez les avis et cas d’utilisation du Digital Asset Management

À présent, et après de longues réflexions, vous devriez avoir dressé une liste claire des principales fonctionnalités dont vous aimeriez disposer dans votre solution de Digital Asset Management. Vous pouvez à présent vous appuyer sur cette liste avec les fonctionnalités proposées par les différents fournisseurs et créer une liste restreinte de vos fournisseurs préférés. Pensez aussi à lire les avis clients et les cas d’utilisation. Les succès clients de Wedia illustrent par exemple en quoi une solution DAM a pu être déployée et (selon le prestataire) adaptée sur mesure à l’entreprise concernée et à ses défis marketing. Surtout lorsqu’il s’agit de vos concurrents, dans ce cas, ces informations sont très précieuses et instructives, et elles vous aident à déterminer la solution DAM la mieux adaptée à votre situation.

Prêt à partir en quête de votre solution de Digital Asset Management ? Si vous êtes intéressé par la solution de Wedia et souhaitez connaître les fonctionnalités que nous proposons, nous vous invitons à réserver une démo avec l’un de vos experts, ou à remplir un modèle de demande de proposition pour la réalisation d’un appel d’offres sur les DAM.

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En cette période complexe, où disposer d’outils adaptés aux nouveaux modes de travail est devenu indispensable, la solution Wedia se révèle être en phase avec les nouvelles manières de travailler.

Nous proposons une solution Digital Asset Management SaaS étayée par les services de nos experts (conseil, intégration, assistance, etc.) et dédiée à la gestion et la distribution omnicanale de supports marketing, pour permettre aux entreprises de proposer la meilleure expérience client possible sur tous les canaux de communication et de ventes.

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