DAM pour un workflow efficace

Le DAM d’entreprise, support idéal pour une collaboration parfaite et un workflow efficace

Faciliter l’évolution des contenus jusqu’à leur validation, garantir la traçabilité des versions… Un workflow efficace est le résultat d’une alchimie entre une collaboration sans friction et des processus bien contrôlés.

Le déploiement d’un DAM d’entreprise ouvre de nombreux sujets de discussion et parmi eux certains cristallisent plus l’attention que d’autres. C’est le cas des circuits de révision et d’approbation des assets : les fameux « workflows ». Quelles étapes doit baliser ce circuit ? Quelles sont les personnes à impliquer ? Comment trouver le bon équilibre entre contrôle et collaboration ? Ces questions, aucune organisation investie dans un projet de DAM n’y échappe.

« Dans la pratique, nos clients imaginent des choses souvent trop complexes, observe Sébastien Bardoz, VP Sales and Operations pour l’Amérique du Nord au sein de Wedia. Par exemple, des briefs créatifs qui demandent trop d’informations ou encore des étapes de validation trop fragmentées et qui vont sur-solliciter les collaborateurs. Résultat, il n’est pas rare de voir des demandes de simplification nous parvenir six mois après une première mise en œuvre. Voilà pourquoi nous essayons de proposer d’emblée des workflows simples mais efficaces. »

Les équipes de Wedia déconseillent ainsi de recourir à des validations par personnes nommées qui induisent des mécanismes de délégation des droits (pour les congés par exemple). « Cela génère une complexité pas toujours évidente à maîtriser dans la durée. Nous préférons nous en tenir à une approche par les rôles, plus simple à maintenir. Les workflows sont rarement gravés dans le marbre, des évolutions sont toujours possibles. Tout le monde a donc intérêt à ce que les circuits restent simples à appréhender et à faire évoluer. »

Derrière le workflow, des actions en cascade

Autre argument qui plaide en faveur de workflows simples et lisibles : les interdépendances entre le DAM d’entreprise et le du reste du système d’information. Le DAM n’est pas une île isolée : il peut et doit dialoguer avec un CMS (Content Management System), un CDN (Content Delivery Network), un CRM (Customer Relationship Management), un PIM (Product Information Management)… Quand, au fil du workflow, un asset (une image, une vidéo…) change de statut, le DAM peut en cascade propager des actions dans le reste du SI.

« Quand on touche au workflow, on déroule une pelote d’actions, plus ou moins techniques et dont l’utilisateur ne devrait pas avoir à se soucier. C’est l’une des raisons pour lesquelles nous ne préférons pas donner la possibilité aux utilisateurs de modifier directement ce workflow, précise Sébastien Bardoz. Il est important que chaque demande de modification soit finement analysée, afin que ses impacts soient étudiés pour évaluer les effets en cascade ».

Un workflow efficace pour garantir la traçabilité

Au quotidien, un workflow efficace se caractérise par sa capacité à fluidifier la collaboration tout en garantissant des contrôles. « Nos clients veulent pouvoir collaborer facilement autour des assets, mais aussi être en mesure d’historiser toutes les versions jusqu’à la validation. Cette traçabilité est clé pour les entreprises qui œuvrent sur des marchés réglementés », souligne Sébastien Bardoz.

C’est bien sûr le cas des établissements financiers (banques, assurances) mais pas seulement. Des acteurs de la grande distribution à ceux de l’industrie pharmaceutique en passant par les marques de cosmétique, de nombreux secteurs sont aujourd’hui soumis à des réglementations qui se traduisent par des contraintes de traçabilité.

« Pour certaines organisations soumises à de fortes réglementations, nous allons jusqu’à permettre à l’équipe en charge de la validation légale d’avoir son propre flux d’échange autour d’un asset, illustre Sébastien Bardoz. Un flux qui reste privé, réservé à cette équipe donc ». Dans tous les cas, les entreprises attendent avec cette historisation des échanges et versions d’être en mesure de produire des fichiers dits opposables – qui font donc office de preuve – en cas d’audit réglementaire ou lors de détection d’anomalies.

Un workflow outillé pour une collaboration véloce

Au-delà des contrôles, la collaboration à travers le workflow doit permettre d’itérer rapidement et avec précision. À cette fin, annoter les assets avec de simples commentaires n’est pas forcément suffisant, surtout pour des contenus visuels ou audiovisuels. Il s’avère souvent plus productif de dessiner directement sur une image pour marquer les modifications à opérer. Un DAM comme celui de Wedia aide aussi les utilisateurs à comparer deux versions d’images, en jouant avec un slider ou un mécanisme de surimpression.

Ces fonctions ne sont pas du luxe, surtout pour les entreprises – celles de la grande distribution par exemple – qui gèrent de grands volumes de visuels. Dans ces cas de figure, tout doit être fait pour garantir la vélocité du workflow. De plus en plus de clients demandent d’ailleurs à tenir un délai minimal entre le shooting d’un produit et sa remontée sur un site web. Une manière de surveiller l’efficacité du workflow.

Automatisations et notifications avec CTA embarqué

« Pour contribuer à cette vélocité, nous pouvons automatiser des tâches, par exemple vérifier que les contenus respectent des impératifs techniques comme la taille des fichiers, la résolution des visuels, etc. Notre DAM est aussi capable de détecter des fichiers similaires pour éviter les doublons et épargner aux utilisateurs un travail de nettoyage déjà effectué ! ».

Point clé pratique : notifier les utilisateurs quand leur contribution est attendue. Ici, tout est possible : notification au sein du DAM, via une solution collaborative tierce et aussi par mail, avec le visuel à valider et un bouton d’acceptation ou de refus. Un call-to-action (CTA) simple pour garantir un workflow fluide qui se loge dans les interstices du quotidien.

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