Le Digital Workplace et les solutions cloud de la stack marketing, à l’heure du télétravail
En seulement deux mois, à la faveur d’une pandémie mondiale, le télétravail est devenu la nouvelle norme. Pourtant, si certaines entreprises étaient prêtes à gérer leurs tâches et leurs collaborations à distance, d’autres ont dû accélérer leurs processus de transformation digitale et la mise en place de leur environnement de travail numérique – le « digital workplace ». Quelles technologies cloud permettent de conserver un lien fort au sein des équipes marketing en télétravail et de maintenir leur productivité ?
Si le télétravail est devenu de plus en plus fréquent au fil des années, son soudain changement de statut, de « simple plus » facultatif à un mode de travail incontournable dans le contexte nouveau du coronavirus, a confronté les entreprises à un certain nombre de défis. Elles ont dû rapidement adopter un nouvel état d’esprit, revoir leurs techniques et priorités marketing actuelles, et trouver des solutions pour créer un environnement de travail virtuel, ou digital workspace, leur permettant de maintenir leurs activités et leur productivité.
Face à la crise sanitaire, la plupart des entreprises ont pris la décision d’annuler tous leurs événements physiques ou de les transformer en événements virtuels. Le géant de la technologie Microsoft a par exemple annoncé que l’ensemble de ses événements internes et externes seraient transformés en événements virtuels jusqu’en juillet 2021. Facebook, Amazon, IBM et Google ont également annulé de grands événements et conférences en raison des préoccupations croissantes en matière de santé et de sécurité, et les ont remplacés par des événements numériques et des ressources telles que des vidéos, des contenus diffusés en direct et des sessions interactives.
Il est vite devenu évident que le « passage au tout numérique » serait incontournable. Et tandis que certaines entreprises – telles que celles qui avaient déjà initié une transformation digitale ou pratiquaient déjà le télétravail – étaient mieux armées pour faire face à cette période d’incertitude, d’autres ont été obligées de passer à la vitesse supérieure et de chercher partout les outils digitaux adaptés qui permettraient à tous les membres de l’entreprise de communiquer et de collaborer.
Il n’est donc pas surprenant que la récente pandémie ait entraîné une explosion des abonnements en ligne – et il ne s’agit pas uniquement ici de Netflix et Disney +.
En effet, les plateformes de visioconférence en ligne comme Zoom, le nombre de réunions en ligne a atteint des sommets, tandis que des applications de chat comme Slack ont vu leur nombre d’abonnés bondir. Pendant ce temps, chez Microsoft, le nombre d’utilisateurs actifs de Microsoft Teams a grimpé en flèche, passant de 12 millions à 75 millions en quelques semaines. Qu’ont en commun tous ces prestataires ? Tous proposent des solutions basées sur le cloud qui sont scalables et accessibles de n’importe où, par exemple de chez vous, à tout moment.
Cela s’est avéré extrêmement important dans le secteur de la distribution et ce sont les activités de e-commerce qui ont permis aux entreprises de continuer à fonctionner : en France, certaines marques qui réalisaient jusqu’alors seulement 20 à 25 % de leurs ventes en ligne sont parvenues à atteindre près de 50 % de leur chiffre d’affaires habituel pendant le confinement, et ce malgré la fermeture de leurs boutiques.
Ces technologies basées sur le cloud sont non seulement essentielles pour permettre aux entreprises de poursuivre leurs activités en cette période de télétravail, mais sont aussi un élément incontournable de la stack marketing d’une entreprise pour préserver ses activités marketing et commerciales. En d’autres termes, elles ont parfaitement leur place au sein du nouvel « environnement de travail numérique » : un environnement de travail regroupant l’ensemble des outils numériques d’une entreprise, des logiciels de communication et de collaboration aux systèmes de gestion de projets et de partage de fichiers. Pour qu’un environnement de travail numérique soit réussi, il faut avant tout disposer de technologies et de processus commerciaux adaptés, de manière à ce que les employés puissent récupérer et partager des informations importantes, mais aussi collaborer sur des projets en toute sécurité, même à distance.
Quelles sont donc les technologies existantes vous permettant de maintenir un lien avec vos équipes de télétravailleurs et de maintenir leur productivité ?
Voici une liste de différents outils qui, s’ils ne font pas déjà partie de votre marketing stack dans le cloud, contribueront à donner un coup d’accélérateur à votre transformation digitale.
Stockage dans le cloud / Partage de fichiers
Maintenant que vous travaillez depuis chez vous, vous devez pouvoir récupérer et partager des documents et fichiers médias importants à distance plutôt qu’en local. Les services de stockage dans le cloud ou de partage de fichiers comme Dropbox ou Google Drive vous permettent de sauvegarder et de télécharger vos contenus numériques importants, comme des documents, des PDF, des photos, etc. Ils éliminent l’inefficacité et la redondance qu’implique l’envoi de fichiers par e-mail en permettant aux utilisateurs de consulter et de récupérer des fichiers depuis une plateforme centralisée basée sur le web.
Digital Asset Management
Les services de stockage et de partage de fichiers dans le cloud peuvent être utiles pour les petites équipes sur du court terme, mais ils ne fournissent que des services de stockage et de partage « simples ». Ils ne peuvent pas servir de Source unique de confiance (SSOT) pour tous les types d’assets, comme les vidéos, les images à 360° ou les contenus de marque, et offrent des fonctionnalités de recherche, de filtrage, de partage et de modification des contenus très limitées. Les systèmes de Digital asset management (DAM) offrent en revanche un large éventail de fonctions. Ils vous permettent d’organiser des milliers d’assets, de les trouver de manière intuitive, de convertir et redimensionner les fichiers puis de les partager en toute sécurité avec les bonnes personnes. Contrairement aux systèmes de stockage dans le cloud, les plateformes de DAM permettent aux utilisateurs de procéder à un examen du contenu pendant le processus de création, de diffuser facilement le contenu marketing vers vos canaux de communication, comme les plateformes sociales ou les sites de eCommerce, et de suivre et gérer vos assets et les utilisateurs de manière exhaustive et précise.
Visioconférence / Web-conférence
Les réunions s’effectuant désormais de plus en plus à distance, les outils de visioconférence et de web-conférence sont devenus extrêmement utiles et populaires – à tel point que des versions gratuites ou d’essai ont même été lancées. Ces plateformes vous permettent de réaliser des appels vidéo, de communiquer et d’effectuer des partages d’écran en temps réel avec vos collègues, prospects et clients. C’est également grâce à elles que les enseignants, coachs sportifs et professionnels de santé peuvent désormais proposer des cours virtuels et des téléconsultations. Parmi ces outils de visioconférence basés sur le web, on peut par exemple citer Zoom, WebEx, Google Hangouts, Skype et Microsoft Teams. Le choix de l’outil le plus adapté à votre entreprise dépendra des logiciels déjà déployés – par exemple, Microsoft 365 ou Google Suite – ainsi que de vos besoins spécifiques : nombre de participants à l’appel, fonctions de collaboration, enregistrement vidéo, etc.
Gestion de projets
Pour organiser correctement vos futurs projets, vous devez être en mesure de relier les différents membres de l’équipe à des objectifs communs et leurs échéances, d’attribuer des tâches à certaines personnes, et de suivre en permanence la progression de ces projets. Les outils de gestion de projets vous aident à maintenir la productivité de vos équipes de télétravailleurs en leur permettant de communiquer facilement sur les tâches et responsabilités de chacun et de suivre la progression des tâches, pour que vous ne soyez pas constamment obligé(e) d’intervenir et de rappeler à chacun l’état d’avancement du projet. Il existe une multitude de plateformes de gestion de projets, chacune avec un ensemble de fonctionnalités et des tarifs différents, allant des workflows personnalisables et du partage de fichiers au suivi de la progression et au reporting. Vous connaissez probablement déjà certains logiciels de gestion de projets comme Trello, Asana et Wrike, tous basés sur un tableau de bord de style « kanban » qui vous permet d’organiser visuellement vos projets. Au moment de choisir le bon outil cloud de gestion de projets pour votre entreprise, tenez compte de la taille de vos projets, du nombre d’acteurs impliqués, des possibles intégrations à des solutions tierces et, bien sûr, les fonctionnalités qui vous sont indispensables.
Logiciel de collaboration
Pour pouvoir créer de nouveaux documents et designs, recueillir les retours des membres de l’équipe et apporter les améliorations nécessaires, vous aurez également besoin d’un outil de collaboration. Les logiciels d’édition de documents basés sur le cloud comme Microsoft Office 365 et la G Suite de Google accélèrent les workflows et renforcent la productivité en vous permettant de collaborer facilement sur des documents, présentations et feuilles de calcul. Plusieurs utilisateurs peuvent travailler simultanément sur un fichier et apporter ou examiner simplement des commentaires et suggestions. Si votre entreprise est une multinationale dont les besoins vont bien au-delà de ces fonctionnalités, par exemple la localisation des contenus imprimés, vous serez probablement intéressé(e) par les solutions de marketing distribué. Elles proposent des modèles dans le cloud, des fonctionnalités de gestion des workflows de validation et des autorisations de manière à ce que les équipes puissent collaborer plus rapidement et accélérer le lancement des contenus marketing conforme à la marque.
Il existe une multitude de technologies cloud pour vous aider à piloter votre marketing et à accroître la productivité de vos télétravailleurs. Pour bien choisir les outils adaptés à votre environnement de travail numérique, la digital workplace, vous devez réfléchir à la meilleure combinaison pour votre organisation et vous demander comment ces solutions peuvent s’intégrer et fonctionner en tandem.
La crise sanitaire actuelle accélère de toute évidence la transformation digitale du marketing et des habitudes de travail. Les entreprises en sortiront profondément transformées. Alors qu’une nouvelle normalité s’installe, vous pouvez contribuer à hisser au niveau supérieur, l’environnement de travail numérique de vos équipes marketing.
