Les principales tâches d’administration du DAM

Les 3 principales tâches d’administration du DAM

Une solution DAM permet d’organiser et de partager les contenus marketing de la façon la plus efficace possible… à condition bien sûr que l’on s’en serve dans de bonnes conditions. Pour s’en assurer, toute solution DAM repose sur un rôle capital, celui de l’administrateur, qui réalise les principales tâches d’administration.

L’une des étapes les plus importantes, lors du paramétrage d’une solution DAM, est sans aucun doute l’attribution des différents rôles. Ils se divisent en 4 types :

  • Les utilisateurs. Ce sont les principaux utilisateurs du DAM. Ils y trouvent les contenus dont ils besoin pour leurs missions marketing et communication quotidiennes.
  • Les contributeurs, qui peuvent ajouter de nouveau contenu ou éditer leurs métadonnées.
  • Les modérateurs, dont le rôle est de valider les contenus, ce sont parfois les contributeurs qui tiennent ce rôle.
  • Les administrateurs qui organisent les métadonnées (la taxonomie), veillent à la structure du DAM et gèrent le roulement des comptes et des accès… bref, des personnes clefs pour assurer le bon le fonctionnement du logiciel.

Si l’administrateur est chargé d’assurer le bon fonctionnement de la solution DAM, quelles sont exactement les différentes tâches d’administration du DAM ?

Pour faciliter la compréhension, nous avons regroupé ces tâches d’administration en trois grands ensembles :

Gestion et contrôle

La gestion des métadonnées est capitale dans l’administration du DAM. En effet, si elles sont mal renseignées, il est quasiment impossible de trouver les assets recherchés. La solution DAM devient inutilisable. Une taxonomie trop spécifique peut empêcher les bons contenus d’apparaître dans les résultats de recherches. A l’inverse, si elle est trop générale, elle peut desservir les utilisateurs qui recherchent un contenu précis. Par exemple : “centrale nucléaire” (ce qui est recherché) versus “unité de production atomique” (ce qui a été renseigné).

La configuration des métadonnées est une étape cruciale réalisée, en principe, en amont de l’utilisation de la solution. Les métadonnées des contenus qui seront saisies tout au long de la vie du service DAM feront également l’objet d’un suivi régulier. Il revient à l’administrateur du DAM de former et guider les contributeurs à l’adoption et au suivi d’une indexation efficace.. Il s’assurera que le “vocabulaire” des métadonnées de l’entreprise soit cohérent et compris de tous les utilisateurs.

L’administrateur doit également s’occuper du nettoyage régulier du DAM (Les contenus sont-ils actifs ? Sont-ils toujours utilisés ? …). En effet, certains assets peuvent devenir obsolètes, y compris les logos ou encore certaines typographie. Il s’agit de procéder régulièrement à un travail d’archivage des contenus non utilisés. Sans une administration régulière, le risque est de faire du DAM une base de données confuse et peu fonctionnelle dans laquelle sont mélangés sur un même plan, les dernières créations avec les assets les plus anciens. En maintenant la solution DAM “saine”, l’administrateur s’assure qu’elle soit un outil de confiance, une référence, fiable pour tous les utilisateurs.

Le DAM est au coeur de la gestion des différents workflows d’édition et d’approbation des médias. En fonction des rôles et des paramètres, certains collaborateurs peuvent soumettre de nouveaux contenus avec de nouveaux tags. Bien sûr cette procédure doit être encadrée pour s’assurer que le DAM reste une source unique de confiance (SSOT). Tout ce qui est dans le DAM doit être conforme à la réglementation et correspondre à la charte graphique de l’entreprise. Pour cela, l’administrateur défini et entretien le ou les chemins d’approbation impliquant les différents départements de l’entreprise et notamment le service juridique. Pour s’assurer du bon fonctionnement de la chaîne de validation des contenus, l’administrateur doit s’impliquer et modéliser le chemin que devront suivre ces contenus.

Loin d’un simple travail de gardien “du temple”, l’administrateur est un guide pour ses collaborateurs dans l’utilisation du logiciel.

Communication et organisation

L’administrateur DAM doit effectuer un travail d’animation. Selon les campagnes et les périodes, il peut inciter ses collaborateurs à utiliser certains assets qu’il juge plus adaptés. Comment ? Il présente les contenus les plus populaires, les bons usages et met en avant ceux qui risquent de tomber dans l’oubli. En accomplissant cette tâche, l’administrateur stimule la créativité des utilisateurs et multiplie les usages. Dans cet objectif, il s’appuie sur les statistiques d’utilisation de la solution DAM. Elles lui permettent, de détecter les assets les plus pertinents, de voir rapidement les éventuels problèmes rencontrés par les utilisateurs au cours de leur utilisation quotidienne et de trouver les solutions pour y répondre. Il est à l’écoute de ses collaborateurs pour que l’usage du DAM soit succès. Vous l’aurez compris, pour réussir dans ces tâches d’administration, l’administrateur DAM doit communiquer régulièrement avec ses collègues et s’assurer qu’aucune difficulté ne vient entraver l’utilisation du logiciel.

L’analyse des habitudes des utilisateurs lui permet de déterminer si des recherches restent sans réponses, quels mots-clés sont les plus recherchés ou encore, quels sont les contenus les moins appréciés. Il veille à ce que  le DAM fonctionne bien et réponde aux attentes et aux objectifs des contributeurs et des utilisateurs.

Si l’administrateur DAM doit accomplir des tâches d’administration multiples et variées, il ne peut pas pour autant tout effectuer lui même. Les tâches d’administration techniques d’un DAM ne sont réalisables qu’avec le concours des équipes IT ou d’un prestataire technique.

Les tâches d’administration des serveurs

Si le DAM procure un avantage essentiel, c’est bien celui de la sécurité. Pour cela l’équipe IT réalise chaque jour, sur les serveurs du service DAM les mises à jours essentielles au maintien de la sécurité aussi bien interne, qu’externe. Les accès aux serveurs backend (les coulisses du logiciel) sont extrêmements limités, contrôlés et seul un petit nombre de personne peut y apporter des modifications. Chaque mise à jour est faite dans le cadre d’un processus industrialisé qui est fait de manière à ne jamais compromettre ou interrompre le service destiné aux équipes marketing et à ne jamais paralyser l’utilisation de la solution.

Des téléchargements abusifs ? des recherches suspectes ? Une tentative de modifier des fichiers importants (comme les mots de passe) ? La solution DAM est également équipée d’un système de détection des intrusions, lui même suivi de manière attentive. Une fois le comportement anormal repéré, l’équipe IT peut y répondre en bloquant l’utilisateur ou même en coupant l’accès internet du serveur dans les cas les plus extrêmes afin d’éviter toute altération ou fuite de données.

Un collaborateur a, sans le vouloir, supprimé un fichier important ? 

Pas de panique ! Les sauvegardes sont là pour faire comme si cela n’était jamais arrivé. 

Les tâches de sauvegarde de l’environnement DAM et des données sont réalisées très régulièrement (à moins toutes les 24h) et conservées pendant N jours avant d’être définitivement supprimées. Elles permettent de “reconstruire la solution” telle qu’elle était lors de la sauvegarde. C’est évidemment un atout en cas de défaillance grave des serveurs ou celle du datacenter (espace d’hébergement cloud), mais c’est surtout une sécurité qui permet de compenser les erreurs humaines.

En complément de ces tâches d’administration des sauvegardes et de manipulation des données du DAM, notons que les équipes en charge du hosting réalisent régulièrement des tests de “recovery” ou reprise d’activité (BCP), qui permettent de s’assurer qu’il est possible de rétablir la totalité de l’environnement de production d’un DAM et ses données, dans un lapse de temps aussi court que possible, afin de ne pas entraver durablement le fonctionnement du service DAM, dans le cas d’une catastrophe majeure.

Nous pouvons dire que l’administration d’un DAM est en réalité un travail d’équipe ! 

En effet pour réaliser toutes les tâches de maintien et s’assurer d’une utilisation optimale de la solution pour tous ses collaborateurs, l’administrateur à besoin de la participation de chacun des utilisateurs mais également du concours des experts techniques.

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