Was sind die wichtigsten Merkmale einer DAM-Lösung?

Angesichts der wachsenden Nachfrage nach Inhalten und hyperpersonalisierten Omnichannel-Erlebnissen stoßen viele Unternehmen an die Grenzen der vorhandenen File-Sharing-Tools.

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Sie wollen keine Zeit und kein Geld mehr mit dem Durchsuchen von Listen digitaler Dateien und dem Herunter- und Hochladen von Inhalten verschwenden. Sie wollen ein System, das den gesamten Lebenszyklus von Inhalten von der Erstellung bis zur Verbreitung verwalten kann. Ein System, das zu einem wichtigen Bestandteil ihres Marketing-Techstacks wird.

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Hier kommt die Software „ Digital Asset Management “ (DAM) ins Spiel.

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Doch was genau kann ein „ DAM “-System Unternehmen bieten? 

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Worauf sollten Sie achten, wenn Sie diese Technologie in Ihrem Unternehmen einführen möchten?

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Schauen wir uns die 6 wichtigsten Funktionen von „ DAM “ einmal genauer an:

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- Stabiles Repository für Inhalte

- Eine Single Source of Truth für alle Ihre Inhalte bereitstellen

- Maßgeschneiderte Segmentierung

- Acquisition Workflows

- Distributed Marketing

- API und Integration

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1. Robustes Repository für Inhalte

Eines der wichtigsten Merkmale eines „ DAM “-Systems ist, dass es einen zentralen Speicherort für alle Marketing-, Unternehmens- und Produktinhalte an einem Ort bietet. 

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Ein skalierbarer Speicherhub, der verschiedene Inhaltsformate unterstützt, über leistungsstarke Suchfunktionen verfügt und alles organisiert, steigert die Produktivität eines Unternehmens und schafft eine positive Benutzererfahrung. 

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Es erleichtert den zeitaufwändigen Prozess des Hochladens, Herunterladens und Änderns großer kreativer Assets. Dies verbessert die Zusammenarbeit zwischen den Teams, rationalisiert ihre Arbeitsabläufe und gibt ihnen mehr Zeit, sich auf die wertschöpfende Arbeit zu konzentrieren (und nicht darauf, herauszufinden, wie man Assets intern und extern teilen kann).

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DAM Funktionen, auf die Sie achten sollten:

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• Eine Cloud-Plattform, die einen zentralen Ort bietet, an dem große Mengen an Bild- und Videodateien problemlos gespeichert werden können 
• Schlüsselwortbasierte Suche, die Smart Tagging nutzt
• Möglichkeit, das Gerät mit einem externen Speicher Ihrer Wahl zu konfigurieren und dennoch die Funktionen von DAM
• Tags und Ordner zur Organisation von Assets nach verschiedenen Attributen

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2. Eine Single Source of Truth für alle Ihre Inhalte bereitstellen

Ein „ Digital Asset Management “-System ist nicht nur ein hochentwickeltes Speichersystem. Es ist eine zentrale Informationsquelle, die es Unternehmen ermöglicht, Urheberrechtsverletzungen zu vermeiden und die Integrität ihrer Marke zu wahren.

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Es hilft dabei, digitale Assets mit bestehenden Tools und Teams zu verknüpfen, da sich diese Lösungen in das gesamte Ökosystem eines Unternehmens integrieren lassen. E-Commerce-Websites, Content-Management-Systeme (CMS), Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP) und Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM) können Inhalte direkt aus dem „ DAM “ beziehen, das automatisch durch künstliche Intelligenz (KI) indexiert wurde.

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Bei einem Foto eines roten Turnschuhs zum Beispiel wird das "alt"-Tag automatisch mit den für die Suchmaschinenoptimierung wichtigen Informationen gefüllt. Die URL enthält alle Verweise auf das Produkt. Dadurch wird nicht nur die Erstellung und Produktion von Inhalten rationalisiert, sondern auch sichergestellt, dass die Inhalte vor ihrer Veröffentlichung vollständig validiert werden und den Vorschriften entsprechen. 

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Dies ist den Genehmigungsworkflows und Prüfpfaden zu verdanken, die Rechts-, Risiko- und Compliance-Manager in den Prozess der Inhaltsvalidierung einbeziehen und die Verfolgung von Inhalten über digitale Wasserzeichen und Video-Tokenisierung ermöglichen. Durch die Überwachung ihrer visuellen Ressourcen können Unternehmen sofort Maßnahmen ergreifen, wenn Inhalte nicht konform sind. 

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DAM Funktionen, auf die Sie achten sollten:

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• Vollständiger Prüfpfad (mit Überprüfungs- und Markierungsfunktionen)
• Digitale Wasserzeichen und Video-Tokenisierung zur Nachverfolgung von Inhalten nach der Verbreitung
• Integrierbarkeit in das gesamte Ökosystem eines Unternehmens

3. Maßgeschneiderte Segmentierung

Eine „ DAM “-Lösung hilft Unternehmen dabei, die Richtigkeit der von ihnen weitergegebenen Informationen zu kontrollieren, was insbesondere für stark regulierte Branchen wie das Gesundheitswesen von großer Bedeutung ist.

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Sicherheitsfunktionen der „ DAM “-Plattform wie berechtigungsbasierter Zugriff und passwortgeschützte Portale stellen sicher, dass nur die richtigen Inhalte von den richtigen Abteilungen und Regionen heruntergeladen, bearbeitet und weitergegeben werden. Unternehmen können Inhalte nach Marke, Geschäftsbereich, Region und weiteren Kriterien segmentieren und verschiedenen Partnern unterschiedliche Zugriffsebenen auf die Assets gewähren. 

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Neben mehr Sicherheit verhindert ein „ DAM “-System finanzielle Einbußen durch verlorene Daten und unterstützt Teams dabei, Inhalte mithilfe von KI und fortschrittlichen Indizierungsfunktionen zu finden.

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Dadurch können Nutzer von „ DAM “ die Effizienz beim Auffinden und Abrufen von Assets steigern, ihre Produktivität erhöhen, da sie weniger Zeit für die eigentliche Kategorisierung und Anreicherung von Inhalten aufwenden müssen, und die Moderation sowie die Einhaltung von Compliance-Vorgaben für Inhalte automatisieren, um das Image der Marke zu schützen. 

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DAM Funktionen, auf die Sie achten sollten:

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• Starke Rollen- und Rechtekompetenzen
• KI-automatisierte Indizierung und Klassifizierung
• Kreative und Validierungs-Workflows
• Funktionen zur umgekehrten Bildsuche

4. Acquisition Workflows

Einer der größten Vorteile eines „ DAM “-Systems sind automatisierte Arbeitsabläufe. Diese gewährleisten die Rückverfolgbarkeit, verkürzen die Markteinführungszeit und gewährleisten gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

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Dies ist für stark regulierte Branchen wie den Finanzsektor oder die Biowissenschaften von enormem Wert. „ DAM “ bietet Rechts-, Risiko- und Compliance-Managern einen eigenen Workflow zur Freigabe von Inhalten und zur Nachverfolgung aller Versionen – was im Falle einer behördlichen Prüfung oder bei der Feststellung von Unregelmäßigkeiten unerlässlich ist. 

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Auch für große Unternehmen wie das Einzelhandelsunternehmen Decathlon, das mehr als 93.000 Mitarbeitende in 1.700 Geschäften und auf 73 E-Commerce-Websites beschäftigt, ist es unerlässlich. Seit der Implementierung von DAM hat das Unternehmen die Verteilung von 15 Milliarden Mediendateien pro Monat über alle geografischen Regionen hinweg rationalisiert.

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Die Beseitigung von Reibungsverlusten im Prozess der Inhaltsvalidierung ist eine Möglichkeit, wie „ DAM “-Workflows Teams unterstützen können. Die Beschleunigung der Inhaltserstellung und die Verbesserung der Zusammenarbeit sind weitere Möglichkeiten.

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So lassen sich beispielsweise Genehmigungsworkflows einrichten, bei denen Kampagnenmanager durch Benachrichtigungen informiert werden, wenn Aufgaben überfällig sind oder Aufmerksamkeit erfordern. Und da ein „ DAM “-System mit Ihrem CMS, CRM, PIM und weiteren Systemen verbunden ist, löst eine Änderung an einem digitalen Asset in einem Bereich des Tech-Stacks eine Kettenreaktion im gesamten „ DAM “ aus.

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Was die Arbeitsabläufe bei der Content-Bearbeitung angeht, befreit ein „ DAM “ wie das von Lyvio die Nutzer davon, Assets lediglich zu kommentieren (was zeitaufwendig ist und nicht immer ausreicht), und ermöglicht es ihnen, direkt auf das Bild zu zeichnen und zwei Versionen mithilfe eines Schiebereglers oder eines Overlay-Mechanismus zu vergleichen. 

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DAM Funktionen, auf die Sie achten sollten:

• Adaptives Rendering zur Erstellung von Medienvariationen und abgeleiteten Inhalten in großem Maßstab 
• KI-automatisierte Aufgaben, z. B. intelligentes Zuschneiden, Videountertitelung usw.
• Analyse des Lebenszyklus von Inhalten von der Produktion bis zur Auslieferung, um bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen

5. Distributed Marketing

Für Unternehmen mit externen Partnern wie Händlern, Agenturen, Außendienstmitarbeitern, Vertriebs-, PR- und Medienvertretern sowie weltweit verteilten Lieferanten war das Senden und Empfangen von Dateien in der Vergangenheit eine große Herausforderung. 

Diese Herausforderung ist auch dem Einzelhandel nicht fremd. Viele Marken verwenden immer noch schlecht optimierte Tools und laden Inhalte ineffizient herunter, hoch und versenden sie per E-Mail an Partner und regionale Teams, was die Markteinführung verzögert und den Verkauf behindert. 

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Digital asset management bewältigt diese Herausforderung, indem Inhalte in vorgefertigte, markenspezifische Vorlagen eingefügt werden, die von den lokalen Marketingmitarbeitern angepasst werden können. Unternehmen können festlegen, welche Aspekte bearbeitet werden dürfen, die Nutzung einschränken (nach Region, Nutzertyp, Inhaltstyp usw.) und Genehmigungsworkflows einsetzen, um neu erstellte Dokumente zu prüfen und freizugeben. Auf diese Weise bleiben die Inhalte markenkonsistent und einheitlich, unabhängig davon, wo auf der Welt sie veröffentlicht werden. 

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Außerdem werden die Betriebskosten gesenkt, indem der Produktionsprozess standardisiert wird und Franchisenehmer und regionale Niederlassungen die Möglichkeit haben, das zu ändern, was sie brauchen, ohne ad hoc Texte schreiben oder entwerfen zu müssen. Dies verbessert die Fähigkeit eines Unternehmens, Fristen einzuhalten und die Markteinführung zu beschleunigen. 

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DAM Funktionen, auf die Sie achten sollten:

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• Intuitive Schnittstelle zum Ändern von Kontaktdaten, Werbeangeboten, Preisen, Fotos oder Überschriften
• Leicht anpassbare, vordefinierte Vorlagen 
• Durchsetzung von Kommunikationssperren sowie Segmentierung von Assets und Inhalten nach Lokalisierung, Sprache und Markt

6. API und Integration

Um Unternehmen eine „Single Source of Truth“ zu bieten, muss ein „ DAM “-System in der Lage sein, sich in wichtige Anwendungen über den gesamten Technologie-Stack hinweg zu integrieren.

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Möglich wird dies durch die APIs und die „Headless“-Architektur, die es einem „ DAM “ ermöglicht, sich in die verschiedenen CMS, ERP-Systeme, CRM-Systeme, Produktinformationsmanagementsysteme (PIMs) und Kundendatenplattformen (CDPs) eines Unternehmens zu integrieren. „Headless“ bezeichnet einfach ein „ DAM “-System ohne Frontend oder Benutzeroberfläche, was bedeutet, dass sich sein Backend (in dem sich die zentralisierte Asset-Bibliothek befindet) sofort nahtlos mit jeder beliebigen Software verbinden lässt. So können Marken beispielsweise über alltägliche Tools wie Microsoft Office und die Adobe Suite auf ein bestimmtes Asset zugreifen.

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Das Ergebnis ist eine verbesserte Effizienz, personalisierte Erlebnisse werden mit außergewöhnlicher Geschwindigkeit und Genauigkeit bereitgestellt, und Unternehmen können schnell auf neue Trends und Technologien reagieren. Auch die Kontrolle der Assets ist insgesamt besser, mit optimaler Zugänglichkeit, Sicherheit und Flexibilität bei der Veröffentlichung. 

DAM Funktionen, auf die Sie achten sollten:

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• Erstklassige Cloud-Infrastruktur (AWS, Azure, Akamai)
• DSGVO-konform
• ISO 27001 zertifiziert

Wichtige Erkenntnisse

• Zentralisieren Sie alle Assets in einem Cloud-Repository, um den Verwaltungsaufwand um bis zu 90 % zu reduzieren.
• Verwenden Sie eine einzige Quelle der Wahrheit, um eine 100-prozentige Einhaltung der Marken- und Rechtsvorschriften zu gewährleisten.
• Nutzen Sie KI-gestützte Indizierung, um manuelles Tagging zu vermeiden und die Auffindbarkeit von Assets für Teams zu verbessern.
• Stärken Sie lokale Märkte mit verteilten Marketingvorlagen, während Sie die Kernelemente Ihrer Marke beibehalten.
• Integrieren Sie Ihre „ DAM “ über eine API, um Ihr CMS, Ihr PIM und Ihr Digital-Commerce-Ökosystem zu vereinen.

Häufig gestellte Fragen

F: Was ist ein „ Digital Asset Management “-System?

A: Es handelt sich um eine Softwarelösung, die als zentrale Drehscheibe für die digitalen Dateien eines Unternehmens dient. Sie verwaltet den gesamten Lebenszyklus von Inhalten, von der Erstellung und Speicherung bis hin zur Verteilung und Leistungsanalyse. Großunternehmen nutzen sie, um Markenkonsistenz und betriebliche Effizienz sicherzustellen.

F: Inwiefern tragen die Funktionen von „ DAM “ zur Steigerung des Marketing-ROI bei?

A: „ DAM “-Systeme steigern den ROI, indem sie den Zeitaufwand für die Suche nach Dateien reduzieren und die Notwendigkeit beseitigen, verlorene Assets neu zu erstellen. Die Forrester-TEI-Studie von Wedia ergab einen ROI von 434 % für Unternehmen durch die Optimierung dieser Arbeitsabläufe. Zudem senkt das System die Agenturkosten durch den Einsatz intelligenter Vorlagen.

F: Welchen Vorteil bietet KI in einem „ DAM “-System?

A: KI automatisiert zeitaufwändige Aufgaben wie Keyword-Tagging, Hintergrundentfernung und Gesichtserkennung. Dadurch sind Assets sofort ohne manuellen Aufwand durchsuchbar. Außerdem ermöglicht sie erweiterte Funktionen wie die Integration von Anthropic Claude 3 zur Erstellung beschreibender, SEO-optimierter Bildunterschriften.

F: Wie trägt ein „ DAM “ zur weltweiten Einhaltung der Markenrichtlinien bei?

A: Es verwendet Tools zur Rechteverwaltung, um Lizenzen und Ablaufdaten zu verfolgen. Dies verhindert die unbefugte Nutzung von Assets und stellt sicher, dass alle veröffentlichten Inhalte den gesetzlichen Standards entsprechen. Audit-Trails liefern eine vollständige Historie der Asset-Nutzung für regulatorische Zwecke.

F: Was bedeutet „Headless- DAM “?

A: Ein Headless- DAM t trennt den Backend-Speicher und die Verwaltung vom Frontend-Display. Dadurch kann das System Inhalte über eine API an jedes beliebige Gerät oder jede beliebige Plattform liefern. So wird sichergestellt, dass Ihre Inhalte gleichzeitig in Ihrem CMS, Ihrer E-Commerce-Website oder Ihrer mobilen App verfügbar sind.

F: Kann ein „ DAM “ große Mengen an Video- und 3D-Dateien verarbeiten?

A: Ja, moderne „ DAM “-Systeme wie Lyvio sind darauf ausgelegt, hochauflösende Videos und 3D-Dateien zu verwalten und zu streamen. Sie nutzen Content Delivery Networks (CDNs) wie Akamai, um eine geringe Latenz zu gewährleisten. Dies sorgt für ein hochwertiges Nutzererlebnis, unabhängig vom Standort oder der Bandbreite des Nutzers.

F: Worin unterscheidet sich ein „ DAM “ von Cloud-Speichern wie Google Drive?

A: Während Cloud-Speicher grundlegende Datei-Hosting-Funktionen bietet, verfügt ein „ DAM “ über erweiterte Metadaten, Versionskontrolle und automatisierte Arbeitsabläufe. Es wurde speziell für Marketing-Anwendungsfälle entwickelt, wie beispielsweise die Lokalisierung von Assets und die Bereitstellung über mehrere Kanäle. Es ermöglicht eine wesentlich strengere Kontrolle über die Markenintegrität und die Nutzungsrechte.

F: Wie unterstützt Lyvio das dezentrale Marketing?

A: Wedia bietet ein Modul, das Designdateien in intelligente Online-Vorlagen umwandelt. Lokale Teams können zulässige Felder wie Text und Bilder ändern, während markenkritische Elemente gesperrt bleiben. Dies ermöglicht eine schnelle Lokalisierung und garantiert gleichzeitig eine 100-prozentige Markenkonsistenz weltweit.

Fazit

Ein modernes „ Digital Asset Management “-System bildet die Grundlage jeder groß angelegten Marketingkampagne. Durch die Kombination eines robusten Content-Repositorys mit KI-gestützter Automatisierung und nahtlosen Integrationen können globale Marken personalisierte Erlebnisse mit beispielloser Geschwindigkeit bereitstellen.

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