Les étapes clés pour réussir votre projet de migration DAM

Un système de Digital Asset Management (DAM) est un outil utilisé par les organisations pour stocker, organiser, gérer et partager efficacement leurs ressources numériques. Ces assets peuvent être des images, des vidéos, des fichiers 3D, des documents, etc. L'utilisation correcte d'un système de DAM permet à une entreprise de gagner du temps, de collaborer plus efficacement, de réduire les erreurs et de garantir la cohérence sur plusieurs plateformes.

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Cependant, pour commencer à utiliser la gestion des ressources numériques, les entreprises doivent migrer leurs assets numériques vers un système de DAM. Outre les nouveaux utilisateurs, une entreprise peut avoir différentes raisons de migrer ses ressources vers un nouveau système de DAM. L'une des raisons les plus courantes est que le système actuellement utilisé est désormais inadapté, ce qui se traduit par une baisse de la productivité et de l'efficacité des équipes. 

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Quelle qu'en soit la raison, la migration des ressources vers un système de DAM ou d'un ancien système vers un nouveau nécessite une planification et une exécution appropriées afin de s'assurer qu'aucun asset ni aucune donnée ne se perde. Grâce à une migration des ressources numériques bien planifiée, les entreprises peuvent accroître de manière significative l'évolutivité et l'efficacité de leurs processus.

Dans cet article, nous passons en revue chacune des étapes clés d'une migration DAM réussie. 

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C'est parti.

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1. Définir les buts et les objectifs

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La définition de vos buts et de vos objectifs est cruciale pour la réussite de votre projet de migration DAM. Cela vous aide à définir la direction et le ton du projet, et à faire en sorte que tous les membres de votre équipe soient sur la même longueur d'onde. La définition d'objectifs vous aidera également à mesurer la réussite du projet une fois celui-ci achevé. 

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Voici quelques questions pour vous aider à définir vos buts et objectifs :

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• Vous souhaitez améliorer la convivialité ? Dans ce cas, votre objectif pourrait être de trouver un système de DAM plus convivial que votre système actuel. Un système dont la convivialité et l'interface sont améliorées.
• Vous souhaitez gagner en efficacité ? Dans ce cas, vous devez donner la priorité aux systèmes de DAM qui automatisent les processus tels que l'organisation ou la récupération des ressources numériques et qui permettent une collaboration plus efficace entre les équipes et les services.  
• Vous souhaitez réduire vos coûts d'exploitation ? Vous pouvez rechercher un nouveau système qui soit rentable et qui réduise ou élimine les frais de licence, les frais généraux informatiques et les intégrations coûteuses.
• Vous travaillez avec de nombreux outils professionnels ? Dans ce cas, vous devrez trouver un système de DAM qui s'intègre de manière fluide aux autres outils professionnels utilisés par votre organisation, tels que les ERP, les CRM, les plateformes de commerce électronique, etc.
• Avez-vous rencontré des problèmes pour assurer l'intégrité et la sécurité des données ? Votre objectif sera de choisir un système de DAM qui assure la sécurité des données, la confidentialité et la conformité aux réglementations sur la protection des données telles que l'HIPAA ou le RGPD.

En définissant vos buts et objectifs, vous pouvez vous assurer que votre projet de migration DAM répond aux besoins de vos organisations et apporte une valeur à long terme à votre entreprise. 

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2. Effectuer une évaluation du système de DAM actuel 

Une évaluation vous aidera à identifier les forces et les faiblesses de votre système de DAM actuel. Une fois ces éléments connus, vous pourrez définir les exigences clés du nouveau système.

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Voici les étapes à suivre pour évaluer le système de DAM actuel :

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• Recueillez des informations : rassemblez des informations sur l'utilisation et les retours ou les préoccupations du personnel informatique chargé de la maintenance du système et de vos utilisateurs.
• Vérifiez l'intégrité de vos données : évaluez la façon dont votre système actuel gère l'intégrité, la confidentialité, la sécurité et la sauvegarde des données.  
• Examinez les processus actuels : analysez la manière dont le système actuel gère l'intégration des ressources numériques, l'étiquetage des métadonnées, les flux de travail, la collaboration et la diffusion des ressources.
• Évaluez l'évolutivité et les performances du système : vérifiez les performances de votre système de DAM actuel lorsqu'il reçoit des quantités importantes de données ou lorsqu'il doit accueillir plusieurs utilisateurs à la fois.  
• Testez l'intégration : évaluez la qualité de l'intégration de votre système de DAM avec les autres systèmes et outils de l'entreprise. Vous devez également vérifier le niveau d'automatisation des transferts de données et déterminer si le processus est exempt d'erreurs.  

En procédant à un examen complet de votre système actuel, vous pouvez identifier les faiblesses de votre processus et définir les principaux prérequis d'un nouveau système de DAM.

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3. Sélectionner un nouveau système de DAM

Maintenant que vous avez accédé au système de DAM actuel et que vous connaissez les domaines que vous souhaitez améliorer, l'étape suivante consiste à évaluer et à sélectionner un nouveau système. Nous avons rédigé un guide complet sur la manière de choisir la meilleure solution de Digital Asset Management pour votre entreprise.

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4. Déterminer la structure et la cartographie des données 

Pour une organisation efficace de vos ressources numériques, vous devez déterminer la structure et la cartographie de vos données. Cela vous permettra de vous assurer que vos ressources numériques sont correctement organisées, classées et étiquetées avec des métadonnées. Cela permettra également de réduire le temps nécessaire à la récupération des ressources numériques et de limiter les erreurs.

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Voici les étapes à suivre pour déterminer la structure et la cartographie des données :

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• Vérifiez vos ressources et les formats de fichiers : identifiez tous vos assets numériques et classez-les par format de fichier. Par exemple, les ressources à base d'images telles que les photos, les logos et les illustrations peuvent être classées dans les formats de fichiers PNG, JPEG ou Photoshop. Les ressources multimédias comprennent les vidéos, les modèles 3D, les animations et les images à 360 degrés. Leurs formats de fichier peuvent être MP4, WAV, CAD ou MPEG.
• Déterminez les normes en matière de métadonnées : vérifiez quelles catégories et quelles étiquettes étaient utilisées pour classer les ressources dans votre ancien système de DAM. Cela facilitera l'organisation des fichiers de données et accélérera leur récupération dans le nouveau système.
• Analysez et testez la cartographie des données : vous devez comprendre les différences entre les modèles de données utilisés dans votre système actuel et dans le nouveau système afin d'éviter les problèmes de compatibilité lors de la migration. Par exemple, si la plupart de vos fichiers sont au format MPEG, il faudra que votre nouveau système de DAM prenne également en charge les formats de fichiers MPEG.  

Ces étapes vous permettront d'élaborer un plan systématique de transfert des données et des fichiers de l'ancien système vers le nouveau.

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5. Effectuer des contrôles de qualité et de nettoyage des données

L'exécution de contrôles de qualité et de nettoyage des données vous permettra d'économiser beaucoup de temps et de ressources à long terme. Si vous avez beaucoup de données en double, inexactes ou mal étiquetées, leur migration vers votre nouveau système ralentira votre flux de travail, prendra une place inutile dans votre base de données et rendra plus difficile votre recherche de ressources. 

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Vous devez également vous assurer que vos données sont cohérentes d'un bout à l'autre de la chaîne. Cela signifie que vous devez vous assurer que tous vos identifiants, tels que les métadonnées et les noms de fichiers, sont correctement formatés et normalisés.

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En nettoyant vos données avant la migration, vous économisez des frais et rendez la gestion des ressources plus efficace pour votre organisation.

6. Configurer l'accès et les autorisations des utilisateurs

Dans le domaine de la gestion des ressources numériques, le contrôle est essentiel. Vous devez contrôler qui peut voir, accéder et modifier vos données numériques. La meilleure façon de contrôler l'accès à vos ressources numériques est de définir l'accès et les autorisations des utilisateurs. Vous pouvez ainsi vous assurer que seuls les utilisateurs autorisés sont en mesure de visualiser et de modifier vos ressources.

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L'accès et les autorisations des utilisateurs peuvent également être utilisés à des fins de responsabilisation. Les pistes d'audit et les journaux des autorisations peuvent aider à vérifier qui accède à quelles données et à quel moment. Cela permet d'identifier les lacunes potentielles et de gérer les risques d'accès non autorisé aux données, d'altération ou de suppression.

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7. Effectuer un essai pilote avec un ensemble de données sélectionné

La réalisation d'un test pilote vous aidera à identifier les problèmes ou les erreurs susceptibles de se produire lorsque vous lancerez le processus de migration principal. En testant un échantillon de données, vous aurez une meilleure idée de la manière dont la migration affectera le reste de vos données lorsque vous les transférerez vers le nouveau système de DAM. Cela vous permettra également d'apporter les modifications nécessaires à votre plan de migration et d'éviter les problèmes qui pourraient survenir si vous n'aviez pas effectué de tests.

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Si l'essai pilote révèle des problèmes ou des erreurs, vous pouvez les corriger avant le véritable processus de migration, ce qui vous évitera de perdre du temps et de l'énergie à essayer de les résoudre ultérieurement. Vous saurez ainsi si la migration sera une réussite plutôt que de découvrir le problème après la migration, ce qui pourrait s'avérer coûteux.

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8. Migration finale et tests du système après la migration 

Avant de commencer la migration finale, assurez-vous d'avoir créé une sauvegarde des données. Cette sauvegarde permet de s'assurer que toutes les données sont correctement enregistrées en cas d'erreurs ou de dysfonctionnements lors de la migration finale.

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Après avoir effectué la migration finale, voici les tests à mettre en place pour confirmer la réussite du processus :

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• Valider les données : il s'agit de s'assurer qu'il n'y a pas d'erreurs, d'inexactitudes ou de données perdues. Vous pouvez effectuer cette validation en comparant les données de l'ancien et du nouveau système. Confirmez que les données migrées sont complètes et exactes, et vérifiez que les métadonnées sont cohérentes et correctes dans le nouveau système.
• Tester l'accès des utilisateurs : vérifiez que tous les utilisateurs ont accès au nouveau système et qu'ils peuvent y naviguer et l'utiliser facilement. Ensuite, assurez-vous que tous les rôles et niveaux d'autorisation sont configurés comme il se doit et que le nouveau système accorde les niveaux d'accès appropriés à chaque rôle d'utilisateur.
• Testez les intégrations : si votre nouveau système s'intègre à d'autres logiciels, tels qu'un CMS ou un système CRM, testez les intégrations pour vous assurer qu'elles fonctionnent parfaitement avec le nouveau système de DAM.
• Vérification ponctuelle : enfin, effectuez un contrôle ponctuel en examinant un échantillon aléatoire de ressources numériques. Assurez-vous qu'elles ont été correctement migrées et qu'elles s'affichent comme prévu. Validez l'exactitude des métadonnées et vérifiez que tous les fichiers et dossiers sont correctement placés.
• Mise à jour de la documentation : mettez à jour la documentation qui décrit le nouveau système et fournissez des manuels d'utilisation, des guides et des supports de formation. Vous devez vous assurer que tout est correctement documenté afin d'aider les utilisateurs à naviguer facilement dans le nouveau système de DAM.

9. Déployer le nouveau système de DAM par la formation et l'adoption

Après la migration finale, l'étape suivante consistera à élaborer un plan de formation pour les membres clés de votre équipe sur la manière d'utiliser efficacement le système de DAM. Vos sessions de formation doivent couvrir les différentes fonctionnalités du système, aborder les politiques qui dictent l'utilisation du système de DAM et passer en revue les flux de travail courants.

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Vous devez également définir des attentes et des lignes directrices expliquant pourquoi le nouveau système est essentiel pour votre organisation. Expliquez comment le nouveau système peut rendre la gestion des assets plus efficace et comment il peut faire gagner du temps et des ressources.

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Conseil : prévoyez également un processus d'intégration complet pour les utilisateurs externes, tels que les distributeurs, susceptibles d'utiliser votre système de DAM. Expliquez-leur le fonctionnement du nouveau système, ses fonctionnalités et les recommandations d'utilisation. Envisagez de rendre les sessions d'intégration flexibles en combinant des sessions de formation en personne, virtuelles et en ligne afin de répondre à tous les styles d'apprentissage.

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Vous pouvez également créer des manuels d'utilisation couvrant les détails du nouveau système, y compris son utilisation et ses politiques. Mettez également à jour la base de connaissances ou l'intranet de votre organisation avec la documentation du nouveau système.

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En élaborant un plan de formation complet, en définissant les attentes, en communiquant avec les utilisateurs, en veillant à leur intégration, en créant des manuels d'utilisation et en offrant un soutien continu, vous pouvez garantir l'adoption par les utilisateurs et le succès du nouveau système.

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10. Effectuer une maintenance continue du site après la migration

Ne vous contentez pas de migrer et d'oublier le système de DAM. Vous devez vous assurer que le système reste fonctionnel et sain. Voici quelques conseils pour une maintenance continue :

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• Organisez vos ressources : veillez à ce que vos ressources soient bien organisées et faciles à trouver. Utilisez des conventions de dénomination, des étiquettes et des catégories appropriées pour rendre la recherche plus efficace.
• Maintenez vos métadonnées à jour : mettez régulièrement à jour les métadonnées associées à vos ressources. Il s'agit des balises, des descriptions et d'autres informations qui facilitent l'organisation et la recherche des ressources.
• Examinez les rôles et les autorisations des utilisateurs : examinez et évaluez régulièrement les rôles et les autorisations des utilisateurs afin de vous assurer que chacun a accès aux ressources dont il a besoin et que personne n'a accès à des ressources sans en avoir l'autorisation.
• Sauvegardez vos ressources : sauvegardez régulièrement vos assets pour vous assurer qu'ils sont toujours protégés.
• Former les utilisateurs : formez les nouveaux utilisateurs et proposez régulièrement des formations de mise à jour pour vous assurer que chacun sait comment utiliser efficacement le nouveau système de DAM.

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En suivant ces conseils, vous pouvez garantir un système de DAM efficace et organisé qui aide tous les membres de votre équipe à travailler plus efficacement.

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Prêt à migrer ?

Un projet de migration DAM bien mené présente de nombreux avantages pour une organisation. Il s'agit notamment d'une meilleure organisation des ressources, de flux de travail rationalisés, d'une meilleure collaboration, d'une meilleure sécurité des ressources et d'une cohérence/standardisation de la marque à travers les services et les canaux. 

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En réussissant leur migration vers un nouveau système de Digital Asset Management, les organisations peuvent tirer parti de ces avantages et, en fin de compte, améliorer leur productivité. Les étapes clés décrites dans cet article vous aideront à démarrer.

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