Les meilleurs conseils et ressources pour choisir un système de DAM

La mise en place d'un système de gestion des assets numériques (Digital Asset Management, DAM) au sein de votre organisation aura un impact important sur votre stratégie marketing.  

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La diffusion de contenu est un défi croissant pour de nombreuses marques, en particulier lorsqu'il s'agit de s'assurer que les communications sont cohérentes et adaptées à la fois à chaque plateforme et à leur public. C'est pourquoi de nombreuses entreprises se tournent aujourd'hui vers un système de DAM pour soutenir leurs actions de marketing et de communication. 

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En effet, un DAM peut agir comme une source unique de vérité, ce qui signifie que le contenu et les actifs sont centralisés dans un seul centre. La distribution, le partage, la mesure et la collaboration deviennent des actions intuitives. 

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Cette centralisation permet d'améliorer les processus internes et les actions externes pour les équipes, les clients et les fournisseurs. Non seulement elle fait gagner du temps et de l'argent à de nombreuses équipes différentes en leur évitant de rechercher (et de recréer) des fichiers perdus, mais elle offre également aux clients des expériences de marque cohérentes et hyper-personnalisées qui augmentent leur fidélité et le chiffre d'affaires de l'entreprise.

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Cependant, le choix du bon système de DAM peut s'avérer fastidieux.

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Quelles sont les fonctionnalités les plus importantes ? Qu'est-ce qui différencie un système de DAM d'un autre ?

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Pour vous aider à prendre votre décision, nous avons rassemblé des conseils, des ressources et une liste de questions à poser afin que vous puissiez choisir le bon système de DAM en toute confiance.

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1. Qu'est-ce qu'un système de DAM ?

2. Identifiez les défis que vous rencontrez en matière de contenu 

3. 3 types de systèmes de DAM

4. Questions à poser pour vous aider à choisir le bon système de DAM

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Qu'est-ce qu'un système de DAM ?

La gestion des assets numériques (DAM) est une technologie qui aide les entreprises à stocker, à organiser, à gérer et à partager des assets numériques de manière sécurisée et efficace entre les équipes.  

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Source unique de vérité, le DAM offre à tous (employés, clients, partenaires et franchisés) un accès contrôlé au contenu numérique le plus récent, qu'il s'agisse d'images, de vidéos, de fichiers 3D, de fichiers audio, de présentations, etc. 

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Il existe une grande variété de systèmes de DAM, depuis les simples solutions de stockage jusqu'aux plateformes véritablement collaboratives qui font partie intégrante de la stack MarTech d'une marque.

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Votre choix dépend des cas d'utilisation spécifiques de votre organisation. 

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Pour vous aider à les identifier, vous devez d'abord mieux comprendre les défis que vous devez relever en matière de contenu.

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Identifiez les défis que vous rencontrez en matière de contenu

Seuls 16 % des spécialistes du marketing déclarent disposer de la technologie appropriée pour gérer efficacement le contenu dans l'ensemble de l'entreprise, ce qui signifie que la majorité des organisations ont des difficultés avec la gestion du contenu.

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Et plus une organisation grandit, plus cela devient difficile.

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Lorsque vous décidez de choisir un système de DAM, dressez la liste des défis que vous rencontrez. En voici quelques-uns.

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Silos au sein de votre organisation

Un contenu attrayant publié régulièrement est un élément essentiel de l'expérience client.

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On pourrait penser qu'un volume de contenu en constante augmentation ne poserait de problème qu'aux petites entreprises. En effet, à mesure que les entreprises se développent, elles disposent de plus de personnel pour créer, éditer et diffuser le contenu, n'est-ce pas ?

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Malheureusement, ce n'est pas aussi simple que cela. En effet, plus il y a de personnes, plus il y a de silos, et plus il est nécessaire de coordonner les efforts de marketing de contenu entre plusieurs services et plusieurs marques.

Par exemple, le service marketing ne parle pas au service commercial et ne sait donc pas comment les vendeurs vendent les produits (y compris les ressources qu'ils utilisent pour le faire).

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On comprend aisément que le contenu se perd ou se retrouve dupliqué inutilement, avec autant de personnes différentes ayant accès à différentes choses. 

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Manque de cohérence

L'existence de silos entre les services signifie généralement qu'un processus cohérent n'a pas été établi. Les équipes ne sont pas informées de ce que font les autres services et créent leurs propres méthodes de travail.

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Résultat : des situations telles qu'une mauvaise communication, des conflits internes ou des manques d'efficacité, sont plus susceptibles de se produire. 

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Sans compter qu'un manque de cohérence au sein d'une entreprise aura un impact négatif sur l'identité de la marque. Pour préserver cette dernière, il convient de veiller à ce que chaque expérience et chaque message soient cohérents, conformes et mémorables. Et à ce que chaque interaction d'un client avec votre entreprise, en ligne comme hors ligne, soit toujours conforme à la marque et à la législation.

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Il est beaucoup plus difficile d'y parvenir lorsque l'absence de processus entraîne l'utilisation de ressources obsolètes.

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Mauvaise gestion du flux de travail

Un mauvais flux de travail pour la gestion du contenu fait perdre du temps et met en péril l'intégrité de la marque. Il augmente la probabilité d'erreurs, de délais non respectés et de duplication du contenu.  

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Finalement, il est impossible de tirer le meilleur parti du contenu en l'absence d'un flux de travail efficace. Au risque de se traduire par une baisse du retour sur investissement pour l'ensemble de l'entreprise. 

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Cette efficacité fait toute la différence entre une gestion réussie et une gestion chaotique du contenu, et elle est essentielle pour les marques en pleine croissance qui ont une présence mondiale. En effet, plus la portée est grande, plus le processus de validation est complexe.

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Si les membres de votre organisation rencontrent l'un des problèmes suivants, il est peut-être temps de revoir votre flux de travail en matière de gestion de contenu :

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• Lenteur du processus de publication en raison du trop grand nombre de validateurs ;
• Répétition de tâches en raison de l'inefficacité du flux de travail ;
• Manque de temps pour réviser ou adapter le contenu ;
• Retards et erreurs causés par les transferts manuels, les alertes et les notifications ; 
• Publication de contenus obsolètes ou de qualité médiocre en l'absence de standardisation du flux de travail.

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Fichiers régulièrement perdus et/ou dupliqués

Un autre défi que rencontrent de nombreuses organisations est la perte ou la duplication régulière des ressources.

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Les changements d'équipe en sont une des raisons : des personnes qui quittent l'entreprise avec des informations cruciales sur des ressources stockées dans leur tête (et qui ne sont documentées nulle part de manière appropriée).

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Une autre raison est l'absence de taxonomie pour la bibliothèque des assetsnumériques de la marque. En d'autres termes, il n'existe pas de processus d'organisation des ressources. Ces dernières sont téléchargées dans la solution de stockage dans le cloud de l'entreprise sans convention de dénomination cohérente.

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Le temps et les ressources perdus par les employés à rechercher des fichiers ou à recréer des ressources qui existent déjà sont impressionnants.

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Selon une étude récente, plus de 50 % des employés passent plus de temps à chercher des fichiers qu'à travailler.

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Pas de stratégie de diffusion claire

La diffusion du contenu est un élément fondamental du flux de travail de la gestion du contenu. 

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Mais de nombreuses organisations ne disposent pas des flux de travail et de la technologie nécessaires pour les aider à fournir des expériences de contenu opportunes et hyper-personnalisées dans de multiples formats sur une variété de canaux à des publics du monde entier.

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Pensez à tous les services, les partenaires, les revendeurs, les franchisés, les concessionnaires et autres acteurs régionaux qui ont besoin de localiser et de déployer rapidement et facilement des supports marketing.

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C'est pourquoi les entreprises ont besoin d'un système unique pour les aider à gérer l'ensemble du cycle de vie du contenu et à offrir des expériences client cohérentes à grande échelle.

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Failles de sécurité

Une faille de sécurité peut donner un accès non autorisé aux ressources numériques et à la propriété intellectuelle d'une marque.

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Cela risque d'entraîner non seulement une perte ou une utilisation abusive du contenu, mais aussi une atteinte à la réputation de la marque et une perte potentielle de revenus.

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On ne soulignera jamais assez l'importance de sécuriser ses ressources numériques, et pourtant, l'absence de processus et de flux de travail rend de nombreuses marques vulnérables à une faille. Elles ne savent pas qui a accès à quoi ni où sont stockés tous les fichiers, ce qui constitue un risque majeur pour la sécurité.

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Il est difficile d'apporter des ajustements de sécurité à une stratégie de gestion de contenu en place, car cela implique de retravailler des flux de travail et des processus bien établis. 

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C'est le principal avantage d'une solution centralisée de gestion des assets numériques. Elle intègre la sécurité dans le processus dès le début.

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3 types de systèmes de DAM

Maintenant que vous avez identifié vos défis en matière de contenu, examinons trois cas d'utilisation du DAM pour vous aider à déterminer celui qui répond le mieux à vos besoins :

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Fonctionnalité DAM de base : mieux centraliser les ressources

Un système de DAM avec des fonctionnalités de base est une excellente option pour les universités, les organisations à but non lucratif ou d'autres organismes qui souhaitent organiser leurs ressources tout en maintenant les coûts à un niveau bas.

Ce système permet aux équipes de trouver et de partager du contenu plus facilement et plus rapidement qu'auparavant, mais l'intégration avec d'autres systèmes est minimale et les utilisateurs doivent télécharger et transférer manuellement des fichiers dans d'autres logiciels.

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Fonctionnalité DAM modérée : augmenter l'efficacité du marketing

Ce type de solution de DAM est plus qu'un simple dépôt de ressources numériques. Elle permet aux entreprises de rationaliser leurs activités de marketing et d'accroître leur productivité, en fournissant une source unique de collaboration et de diffusion. 

Cela est rendu possible grâce à des intégrations avec des systèmes de gestion de contenu, des canaux de médias sociaux et d'autres outils d'automatisation du marketing, supprimant ainsi les silos que l'on trouve souvent dans les entreprises en pleine croissance. 

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Fonctionnalité DAM avancée : favoriser la transformation numérique

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Une plateforme de DAM avancée comme celle de Wedia est particulièrement bénéfique pour les organisations multiproduits, multimarques ou multirégions.

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Elle offre une fonctionnalité d'étiquetage automatique, des outils de reconnaissance faciale et vocale, la reconnaissance optique de caractères (OCR) et des services d'apprentissage automatique pour automatiser l'étiquetage descriptif du contenu. Ses outils d'analyse intégrés fournissent un retour d'information omnicanal agrégé et des recommandations aux créateurs de contenu.

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C'est ce que l'on appelle le DAM 3.0, la dernière évolution du Digital Asset Management et, lorsqu'il est utilisé à son plein potentiel, le moteur de la transformation numérique et de la croissance de l'entreprise.

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Questions à poser pour vous aider à choisir le bon système de DAM

Ces 5 questions vous aideront à déterminer le système de DAM qui conviendra le mieux à votre entreprise.

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Que veut accomplir l'entreprise avec le DAM ?

La définition de vos objectifs DAM vous aidera à cerner le périmètre du système de DAM dont vous avez besoin.

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Par exemple, dans le cas où votre système de DAM sert principalement à rationaliser les processus internes, vous avez besoin de mettre en place un tout autre ensemble de flux de travail et d'automatisations que dans le cas où le DAM est utilisé par des équipes internationales pour la diffusion des médias.

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Plus vos objectifs DAM seront clairs dès le départ, plus votre migration vers le DAM se fera en douceur.

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Combien et quels types de ressources numériques l'entreprise possède-t-elle ?

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Les systèmes de DAM ne sont pas tous équivalents. Certains sont plus adaptés à l'organisation, au stockage et au partage de ressources numériques, telles que des documents, tandis que d'autres sont équipés pour gérer des ressources plus complexes, telles que des fichiers 3D.

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Pour vous assurer de choisir le bon système de DAM, veillez à connaître l'ensemble des ressources numériques avec lesquelles l'entreprise travaille régulièrement.

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Le système de DAM peut-il s'intégrer à d'autres outils ?

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Votre équipe marketing bénéficierait-elle d'une intégration avec les médias sociaux pour faciliter la programmation du contenu ? L'intégration avec Adobe permettrait-elle au service de design d'éditer les documents plus rapidement ?

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Déterminez les intégrations qui profiteraient le plus à l'entreprise et assurez-vous que votre système de DAM préféré les propose.

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Le système de DAM est-il personnalisable ?

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Les organisations disposent d'un ensemble distinct de procédures, de processus et de personnes. 

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Votre système de DAM doit s'adapter à vos besoins et être personnalisable, notamment en ce qui concerne la catégorisation des ressources.

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Comment saisir les métadonnées appropriées ?

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Un système de DAM avancé n'est pas seulement une solution de stockage sophistiquée.

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Elle ajoute un contexte aux ressources (métadonnées) afin que vous puissiez rapidement et facilement trouver du contenu en fonction d'informations telles que les dates, les mots-clés, la couleur, l'état de la validation et la catégorie de produit. 

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Si vous êtes une marque internationale gérant des milliers de ressources numériques, assurez-vous de savoir comment saisir les métadonnées et créer une taxonomie logique pour tirer le meilleur parti de votre système de DAM. 

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Ressources pour vous aider à choisir le bon système DAM

De nombreuses ressources sont disponibles sur notre site web pour vous aider à décider si une solution de DAM d'entreprise comme Wedia est faite pour vous.

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Il s'agit notamment des ressources suivantes :

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• Pourquoi investir dans une solution de Digital Asset Management d'entreprise ? 7 cas d'utilisation et 7 secteurs d'activité
• 10 questions pour réussir votre projet DAM et mesurer son retour sur investissement
• Comment Technip Energies a réussi sa migration DAM avec Wedia

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