Optimiser la collaboration innovante : découverte de la fonctionnalité « Creative Workflow » de Lyvio

Dans le dernier webinaire de Wedia, Olivier Grenet, directeur technique, et Vincent Grelier, responsable avant-vente, expliquent et font la démonstration de la nouvelle fonctionnalité du DAM de Wedia, le Creative Workflow.  

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À Wedia, nous travaillons avec une grande variété d'entreprises, dans des secteurs aussi divers que la distribution, le commerce de détail ou l'automobile, ce qui signifie que nous restons à l'écoute des besoins et des défis des équipes de marketing et de communication gérant une grande variété de projets.  

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Le fait que nos clients choisissent d'utiliser notre solution de DAM sur le long terme nous rend fiers. Cela signifie que nous sommes en mesure d'établir des relations de travail solides et de construire une solution qui leur fournit les outils dont ils ont besoin pour gérer, stocker, diffuser et suivre leurs ressources numériques. 

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C'est à partir de ces échanges réguliers avec nos clients et de notre volonté d'innover que nous avons créé la fonctionnalité "Creative Workflow". 

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Un outil de collaboration 

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Ces dernières années, l'utilisation des différentes plateformes par les consommateurs a explosé. Qu'il s'agisse de sites d'e-commerce, de TikTok ou de l'application d'une marque, la nécessité de produire un contenu adapté et pertinent se fait de plus en plus sentir. Sans parler de la nécessité d'adapter ce contenu aux différentes langues, cultures et marchés, le volume d'images, de vidéos et de fichiers audio augmente de manière exponentielle et n'est pas près de ralentir. 

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Les équipes de marketing et de communication doivent donc jongler avec plusieurs projets à la fois et ont besoin d'un moyen plus simple de les gérer et de les rationaliser afin de garantir une efficacité maximale. 

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Piloter une multitude de projets différents, où des ressources doivent être produites, implique de travailler avec une équipe composée de personnes internes et externes. Qu'il s'agisse d'agences de communication ou d'équipes juridiques internes, le suivi de l'aspect administratif de la gestion de projet peut être chronophage et empêcher de consacrer du temps à d'autres tâches plus créatives. 

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Dans le webinaire, Oliver Grenet montre que 71 % des professionnels de la création consacrent plus de la moitié de leur journée à des tâches administratives. Il montre également que 60 % d'entre eux ont du mal à obtenir un feedback de qualité et que pour 56 % d'entre eux, un feedback tardif est la principale cause de dépassement des délais. 

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En outre, les professionnels doivent naviguer entre différentes méthodes de communication : canaux internes, emails, sites d'envoi de fichiers, etc. Il est donc difficile de suivre l'état d'avancement d'un projet donné. La recherche des personnes concernées fait également perdre du temps et la transformation des commentaires formulés dans les échanges d'emails ou verbalement en un feedback utile détourne l'attention du cœur du projet. 

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Lyvio souhaitait ainsi réinventer la manière dont les projets sont gérés, en proposant un outil centralisé permettant aux participants internes et externes d'accéder à chaque projet tout en se tenant informés de son avancement. 

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Le système DAM développé par Lyvio a déjà été conçu pour gérer, stocker, diffuser et suivre les ressources de manière optimale, mais grâce à la fonctionnalité Creative Workflow, le processus de création des ressources peut désormais s'effectuer directement au sein de l'environnement DAM. 

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Un projet centralisé 

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Les entreprises qui utilisent le DAM Wedia peuvent désormais accéder à la fonctionnalité Creative Workflow pour gérer leurs projets. Il s'agit d'ajouter les membres de l'équipe concernés et d'inviter des prestataires externes, tels que des agences de création ou des photographes, à rejoindre le projet. 

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Le feedback est ainsi centralisé et chaque membre du projet est en mesure de suivre le statut et d'être notifié lorsqu'il doit intervenir, répondre ou contribuer. Cela permet de s'assurer que les délais ne sont pas dépassés et que les étapes d'un projet peuvent être clairement suivies par toutes les personnes impliquées. 

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Voyons comment une agence de voyage peut utiliser Creative Workflow pour créer des éléments en vue de l'organisation d'un cocktail : 

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Un projet est créé 

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L'agence de voyage crée un nouvel espace de travail, où elle peut ajouter les membres du projet concernés, et invite son agence de communication externe à participer en lui envoyant un lien pour rejoindre l'espace de travail. 

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Un nouveau briefing est ajouté à l'espace de travail du projet dans lequel les dates clés sont spécifiées, les lignes directrices sont partagées et les objectifs sont décrits. 

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Les ressources sont téléchargées 

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Grâce aux informations contenues dans le briefing, l'agence peut travailler sur de nouvelles ressources et les télécharger directement sur l'espace de travail. Une fois les ressources téléchargées, le système détecte automatiquement les doublons et les signale comme tels. 

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Les équipes internes seront alors informées des nouvelles ressources ajoutées à l'espace de travail et pourront vérifier, commenter, valider ou rejeter chacun d'entre elles en modifiant son statut. 

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Fournir un feedback utile 

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L'entreprise peut ajouter des commentaires en interne à chacune des ressources s'il est nécessaire de les mettre à jour ou de les modifier. 

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Ce système permet d'unifier la manière dont le feedback est créé et envoyé entre les membres du projet afin qu'il soit plus clair et plus facile à comprendre. 

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Les personnes concernées peuvent être mentionnées afin de recevoir une notification, bien que le feedback soit visible par toutes les personnes impliquées dans le projet. Les commentaires peuvent être apportés à toute une série de ressources, y compris des images, des vidéos et des documents PDF. Pour les vidéos nécessitant un feedback, les commentaires peuvent être apposés à des timecodes spécifiques de la vidéo afin de s'assurer qu'ils sont aussi précis et compréhensibles que possible. 

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Comparer des versions 

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Une fois qu'une nouvelle version d'une ressource a été téléchargée sur l'espace de travail, les utilisateurs peuvent comparer l'ancienne version à la version mise à jour afin de vérifier que les modifications demandées ont été apportées. Les commentaires resteront visibles sur les ressources afin que les utilisateurs puissent voir comment elles ont été modifiées. 

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Indexation claire 

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Le système DAM de Lyvio est conçu pour garantir que les ressources puissent être facilement localisées et identifiées. Cela vaut également pour la fonctionnalité « Creative Workflow ». L'ajout de métadonnées à chaque ressource peut s'effectuer directement dans cette fonctionnalité et est optimisé par le marquage par IA. Cela permet d'harmoniser la manière dont les ressources sont étiquetées, ce qui facilite leur consultation au sein du système DAM une fois le projet terminé. 

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Une base de données multiformat

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Dans Creative Workflow, comme dans la solution de DAM, une série de types et de formats de fichiers peuvent être téléchargés. Les types de fichiers pour Photoshop peuvent ainsi être ajoutés et téléchargés, ce qui signifie que les fichiers natifs sont directement accessibles à ceux qui en ont besoin, comme les graphistes. 

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De plus, le nombre de fichiers pouvant être ajoutés à un projet n'est pas limité, ce qui permet à Creative Workflow de s'adapter à tous les projets, même les plus volumineux. 

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Rendre la gestion de projet aussi fluide que possible 

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En développant Creative Workflow, Lyvio a cherché à mettre en place un système permettant une gestion de projet aussi intuitive que possible. Les membres de l'équipe n'ont pas besoin de passer d'un canal à l'autre pour suivre l'avancement d'un projet ; ils reçoivent automatiquement une notification lorsqu'ils doivent intervenir, par exemple lorsque l'équipe juridique doit donner son accord final. 

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C'est ainsi qu'une partie de la charge administrative de la gestion de projet est supprimée et que les équipes de marketing et de communication peuvent se concentrer sur le processus plus créatif de la production de ressources. 

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Découvrez dès à présent la fonctionnalité Creative Workflow.

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