Pourquoi les systèmes DAM conviviaux sont essentiels pour les équipes aux niveaux de compétences variés

Les plateformes de gestion des actifs numériques (DAM) sont les centres où les organisations stockent, organisent et distribuent leur contenu numérique (des images et vidéos de marketing aux documents et actifs de marque). Toutefois, la valeur d'un système DAM dépend de la capacité (et de la volonté) de ses utilisateurs à l'utiliser. 

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Les systèmes de gestion des actifs numériques sont censés éliminer le chaos en matière de contenu. Mais que se passe-t-il lorsque le système lui-même est trop complexe ? Il introduit une nouvelle forme de chaos pour les utilisateurs. 

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Un DAM mal conçu qui déroute ou frustre les utilisateurs peut entraîner une faible adoption, annulant ainsi les avantages du système. Les employés et autres utilisateurs finaux n'accepteront pas des outils et des flux de travail qui ne leur facilitent pas la vie. Une étude de McKinsey a révélé qu' environ 70 % des efforts d'adoption de logiciels d'entreprise échouent. Si le téléchargement, le marquage ou la récupération des actifs est difficile, de nombreux utilisateurs éviteront tout simplement le DAM ou reviendront à d'anciennes méthodes (comme les disques partagés ou le courrier électronique). Il en résulte que les actifs restent dispersés et sous-utilisés, et que l'organisation ne voit pas la valeur de son investissement dans le DAM.

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Tous les DAM ne sont pas égaux en termes de convivialité. Et pour les équipes composées d'utilisateurs ayant des niveaux de compétences différents, il est important que la conception soit intuitive. 

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Mais qu'est-ce que l'intuition signifie en pratique ? 

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Cela signifie qu'un nouvel utilisateur peut se connecter et comprendre immédiatement comment effectuer des tâches clés - qu'il s'agisse de la recherche d'un actif, du téléchargement d'un fichier ou du chargement d'un nouveau contenu - sans avoir besoin d'une longue formation. L'interface doit guider les utilisateurs de manière naturelle, avec une navigation claire et un minimum de clics. Un système DAM intuitif et convivial n'est pas un avantage, mais une exigence essentielle. Dans la suite de cet article, nous verrons pourquoi les systèmes de DAM conviviaux comme celui de Wedia sont essentiels pour les équipes ayant des niveaux de compétences variés.

Entrons dans le vif du sujet.

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Une prise en main rapide et une adoption généralisée pour tous les utilisateurs

L'un des avantages immédiats d'un DAM convivial est la réduction du temps d'intégration. 

Lorsqu'un système DAM est intuitif, les nouveaux utilisateurs (même ceux qui ont une expertise technique limitée) peuvent se familiariser rapidement avec le système avec une formation formelle minimale. Cet aspect est important lorsqu'il s'agit de déployer un système DAM au sein d'équipes importantes ou de plusieurs départements. Un processus de formation long et complexe est non seulement coûteux en temps et en argent, mais peut également dissuader les employés occupés d'adopter le nouvel outil. En revanche, une interface intuitive invite les utilisateurs à s'y plonger et à l'explorer, ce qui accélère la courbe d'apprentissage.

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La plateforme de Wedia a été conçue pour permettre une intégration rapide et encourager des taux d'adoption élevés dès le départ. Elle permet aux équipes de travailler plus efficacement. 

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Il convient de noter que la mise en œuvre moyenne d'un DAM peut prendre plusieurs mois, au cours desquels l'alignement du système sur les besoins de l'organisation et la formation des utilisateurs sont les tâches principales. Wedia rend le processus transparent, non seulement grâce à la conception du logiciel, mais aussi grâce à un soutien complet à l'intégration. 

Lorsqu'un nouveau client met en œuvre Wedia, il est guidé par une équipe d'experts pour configurer le système en fonction de ses flux de travail spécifiques et pour assurer une formation efficace des utilisateurs. En adaptant le DAM à la structure de l'organisation (par exemple, en définissant les métadonnées, les rôles des utilisateurs et les autorisations dès le départ) et en reproduisant les processus familiers, Wedia aide les nouveaux utilisateurs à se sentir à l'aise dans le système.

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Le résultat d'une intégration rapide et efficace et d'une interface utilisateur intuitive est une large adoption dans tous les départements. 

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Un taux d'adoption élevé est important car la valeur d'un DAM augmente avec chaque utilisateur actif supplémentaire (plus d'actifs sont correctement étiquetés et téléchargés, plus de contenu est réutilisé au lieu d'être réinventé, etc.) 

Cela signifie également que l'entreprise obtient un retour plus rapide sur son investissement dans le DAM. Une étude de Forrester Consulting sur le DAM de Wedia a révélé que les clients ont obtenu un retour sur investissement en moins de 6 mois et un retour sur investissement de 434 % sur trois ans. Ces résultats seraient impossibles sans une adoption massive par les utilisateurs.

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Par exemple, Volvo Car France devait fournir du matériel de marketing à plus de 115 concessionnaires automobiles dans tout le pays. Ces concessionnaires ne sont pas des experts en logiciels de marketing. Ce sont des professionnels de la vente et du marketing très occupés qui se concentrent sur la vente de voitures, mais ils avaient besoin d'un moyen d'accéder aux ressources marketing de Volvo et de les personnaliser pour une utilisation locale. Volvo Car France recherchait spécifiquement une "plateforme conviviale, performante et intégrée" pour servir de centre de libre-service pour son réseau de concessionnaires. Ils ont choisi le DAM de Wedia à cette fin. 

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Avec Wedia, Volvo a pu intégrer rapidement un grand nombre de concessionnaires, en leur donnant une interface intuitive pour trouver les derniers contenus de marque et adapter les supports marketing. 

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"La solution Wedia a été très utile à nos concessionnaires automobiles, qui peuvent facilement récupérer et personnaliser les modèles d'impression et d'e-mails en toute autonomie. "

Responsable du marketing et de la communication,
Volvo Car France

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Le fait que Wedia ait pu être déployé auprès d'une base d'utilisateurs non techniques aussi diversifiée et qu'il ait pu répondre à leurs besoins souligne sa facilité d'utilisation. Les concessionnaires ont adopté le nouveau système parce qu'il leur a facilité la tâche.

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Gains de productivité grâce à la facilité d'utilisation

Le gain le plus tangible d'un DAM convivial est sans doute l'augmentation de la productivité qu'il permet. Lorsque les membres de l'équipe peuvent rapidement trouver, récupérer et utiliser les actifs sans problème, ils récupèrent d'innombrables heures qui étaient auparavant perdues dans des recherches d'actifs inefficaces et des travaux en double. 

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À l'inverse, lorsqu'un DAM est mal organisé ou difficile à utiliser, les employés perdent beaucoup de temps à effectuer des tâches répétitives. Un sondage réalisé dans l'industrie a révélé que 83 % des employés ont dû recréer un actif existant parce qu'ils n'arrivaient pas à le localiser au moment où ils en avaient besoin. Il s'agit là d'un énorme gaspillage d'efforts qu'un bon DAM permettrait d'éviter. Cette statistique souligne une vérité simple : si les employés ne peuvent pas trouver facilement ce dont ils ont besoin dans votre bibliothèque d'actifs, ils perdront en productivité et, par frustration, risquent de créer des doublons.

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Un DAM convivial comme Wedia résout ce problème en rendant la recherche de contenu rapide et sans effort pour tout le monde. Le DAM de Wedia offre de puissantes capacités de recherche et de filtrage. Le moteur de recherche prend en charge les requêtes en texte intégral et en métadonnées, avec une fonction d'auto-complétion pour suggérer des correspondances au fur et à mesure de la saisie. Les utilisateurs peuvent affiner les résultats de la recherche en utilisant des filtres (par exemple, le type de fichier, la ligne de produit, la campagne, la date) grâce à un panneau de filtre pratique. 

Wedia s'appuie également sur l'intelligence artificielle pour l'étiquetage automatique et la recherche améliorée. 

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Dans le cadre du module DAM + AI de Wedia, le système peut analyser automatiquement les actifs entrants pour identifier les objets dans les images. Le système transcrit également le texte dans les images ou les vidéos par OCR, détecte les visages et déduit même des attributs tels que l'âge ou l'émotion, puis génère des balises de métadonnées à partir de cette analyse. 

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Cela signifie que même si un utilisateur télécharge un lot de photos sans les étiqueter manuellement, Wedia peut enrichir ces actifs avec des mots-clés utiles (par exemple, " voiture ", " extérieur ", " personne souriante ", etc. L'avantage est que les utilisateurs peuvent trouver ce qu'ils cherchent plus rapidement, parce que le DAM est richement indexé sans dépendre uniquement du marquage manuel. Les utilisateurs peuvent taper un mot-clé naturel et le système remontera à la surface des actifs pertinents grâce aux balises et aux descriptions générées par l'IA.

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Pensez à la façon dont cette facilité à trouver des actifs se traduit en termes de productivité. Au lieu de passer 20 à 30 minutes à fouiller dans les dossiers du réseau ou à attendre qu'un collègue envoie un fichier, un employé peut retrouver le bien dont il a besoin en quelques secondes grâce à la recherche de Wedia. Multipliez ce gain de temps par des centaines de recherches d'actifs par semaine, et les heures récupérées sont considérables. 

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Les clients de Wedia ont quantifié ces gains. Dans l'étude de Forrester sur l'impact économique total du DAM de Wedia, une organisation a indiqué qu'avant Wedia, 500 de ses employés du marketing passaient environ 50 % de leur temps à gérer ou à rechercher des ressources visuelles. Avec Wedia, ce temps n'est plus que de 5 %. 

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En d'autres termes, ce qui prenait la moitié de la journée d'un spécialiste du marketing (recherche, manipulation de fichiers, etc.) a été réduit à une tâche pratiquement insignifiante, libérant 45 % de son temps pour des tâches plus utiles. Cela représente une réduction de 90 % du temps consacré à la gestion des actifs. Ce type d'amélioration spectaculaire de l'efficacité n'est possible que lorsque le DAM n'est pas seulement déployé, mais utilisé avec enthousiasme par l'équipe parce qu'il lui facilite la tâche.

Tous ces facteurs se combinent pour permettre aux utilisateurs de consacrer beaucoup moins de temps à des tâches administratives telles que la recherche, l'organisation ou le transfert de fichiers, et beaucoup plus de temps à des travaux créatifs et stratégiques. Les spécialistes du marketing peuvent se concentrer sur l'élaboration de campagnes, les concepteurs sur la conception et les vendeurs sur la vente. 

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Rationalisation des flux de collaboration et d'approbation

Un autre domaine dans lequel un DAM convivial s'avère essentiel est celui de la collaboration entre les équipes et des processus d'approbation du contenu. La création et l'utilisation de ressources numériques se font rarement en solo. Elle implique généralement plusieurs parties prenantes au sein de différents services. Si les fonctions de collaboration ou de flux de travail du DAM sont difficiles à utiliser, ces parties prenantes (en particulier les moins techniques) peuvent se retirer du processus, ce qui conduit à des goulets d'étranglement ou à un travail hors plate-forme. Wedia s'attaque à ce problème en fournissant des outils de collaboration et de flux de travail intuitifs et intégrés qui permettent à tout le monde de s'engager et de se synchroniser.

Dans de nombreuses organisations, le cycle de vie d'un actif comprend des étapes telles que la création d'un projet, la révision/le feedback, les révisions, l'approbation par un responsable ou un service juridique, puis la publication/la distribution. Le DAM de Wedia intègre un module de flux créatif pour gérer ces étapes de manière transparente. Il est conçu pour que les membres de l'équipe puissent y participer facilement, même s'ils ne sont pas des spécialistes d'un outil de gestion de projet. 

Par exemple, lorsque de nouveaux actifs sont téléchargés dans Wedia, les membres de l'équipe peuvent être avertis pour les examiner. Wedia permet aux utilisateurs de collaborer par le biais de commentaires et d'annotations directement sur les actifs, à l'instar des médias sociaux familiers ou des outils de collaboration documentaire. Un spécialiste du marketing peut cliquer sur une image ou une vidéo dans Wedia et ajouter un commentaire ou une annotation à un endroit précis (pour les vidéos, même en ciblant un cadre spécifique sur la chronologie) pour donner son avis. Les utilisateurs peuvent @mentionner leurs collègues dans les commentaires pour les informer des suggestions ou des changements nécessaires. 

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Tout cela se passe dans l'interface DAM. Il n'est pas nécessaire d'envoyer des courriers électroniques externes ou de télécharger des fichiers à annoter dans des logiciels distincts. L'interface de commentaire étant simple, même un non-concepteur, comme un chef de produit, peut facilement apporter sa contribution à l'ébauche d'une ressource.

En rendant la collaboration et les approbations conviviales, Wedia réduit le temps que les projets passent dans les limbes de l'examen et évite les erreurs de communication. Tous les commentaires et toutes les décisions sont suivis en un seul endroit, ce qui accroît la transparence. Les membres de l'équipe connaissent toujours le statut d'un bien (s'il est en cours de révision, s'il a besoin de modifications ou s'il est approuvé) car Wedia vous permet de définir et de visualiser le statut d'un bien. Cette clarté est vitale lorsque plusieurs services sont impliqués. 

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La collaboration ne se limite pas non plus aux murs de l'entreprise. De nombreuses organisations travaillent avec des agences externes, des indépendants ou des partenaires pour créer et distribuer du contenu. Un DAM convivial facilite également la collaboration avec ces parties externes. 

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Autonomisation des équipes distribuées grâce au libre-service

Pour les organisations qui opèrent dans plusieurs régions ou qui disposent d'équipes décentralisées (réseaux de franchises, succursales locales, spécialistes du marketing sur le terrain, etc. Souvent, le marketing central produit des actifs que les équipes locales doivent adapter ou personnaliser. Ces équipes locales peuvent ne pas disposer d'une expertise interne en matière de conception ou de compétences techniques avancées, de sorte que les outils qui leur sont fournis doivent être faciles à utiliser. C'est là que les capacités de marketing distribué de Wedia entrent en jeu. Elles permettent de fournir un contenu pertinent et localisé tout en préservant la cohérence de la marque.

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Le module de marketing distribué de Wedia permet essentiellement de créer des modèles intelligents que les équipes locales peuvent modifier par le biais d'une interface web intuitive. Il s'agit d'un système de création de modèles et d'impression en ligne intégré au DAM. 

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Voici comment cela fonctionne : une équipe centrale de conception crée des modèles principaux pour les supports marketing courants - par exemple, une brochure, une affiche, un graphique pour les médias sociaux, une carte de visite, etc. Ces modèles définissent les éléments qui sont verrouillés (non modifiables) et ceux qui sont variables. Ces modèles définissent les éléments qui sont verrouillés (non modifiables) et ceux qui sont variables. Ils peuvent verrouiller des éléments tels que les logos, les couleurs principales de la marque ou les mentions légales, tout en autorisant la modification des blocs de texte ou des images à des fins de localisation. Une fois ces modèles téléchargés dans Wedia et approuvés, ils deviennent disponibles dans une bibliothèque de modèles pour les utilisateurs distribués.

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Désormais, un utilisateur local (par exemple, un coordinateur marketing dans un bureau régional) peut se connecter à Wedia et utiliser ces modèles pour produire un document localisé en quelques étapes seulement. Il est important de noter que si les utilisateurs locaux ont cette liberté, les modèles appliquent les directives de la marque en coulisses. Les entreprises qui utilisent les capacités de marketing distribué de Wedia voient leurs campagnes se déployer plus rapidement sur les marchés locaux parce qu'elles ont éliminé les allers-retours avec les équipes centrales pour chaque adaptation

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Prêt à renforcer votre équipe ?

L'investissement dans un système de gestion des actifs numériques n'est plus facultatif pour les moyennes et grandes entreprises. Il s'agit d'un élément fondamental de l'infrastructure de marketing et d'image de marque. Cependant, comme nous l'avons exploré, la véritable valeur d'un système DAM n'est réalisée que lorsqu'il est adopté par toutes les personnes qui ont besoin de l'utiliser. Cela signifie que le système DAM doit être suffisamment convivial pour s'adapter à des équipes ayant des niveaux de compétences différents. Qu'il s'agisse d'un concepteur hautement technique ou d'un représentant commercial non technique, tout le monde doit trouver le système de DAM accessible et bénéfique. Lorsque cette inclusion est réalisée, les résultats sont une intégration plus rapide, une adoption plus importante, une productivité accrue, une meilleure collaboration et une utilisation plus cohérente et plus efficace du contenu dans l'ensemble de l'organisation.

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En choisissant une plateforme conviviale comme Wedia, les entreprises investissent non seulement dans un logiciel, mais aussi dans la réussite et l'autonomisation de leurs employés. Le DAM devient un outil que tout le monde utilise. Le résultat est un contenu cohérent et percutant, mis sur le marché plus rapidement et avec moins de friction. Si vous souhaitez en savoir plus sur les offres Wedia, réservez une démonstration individuelle avec nous.

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Questions fréquemment posées

1. Qu'est-ce qui rend un système de gestion des actifs numériques (DAM) convivial ?

Un système DAM convivial offre une navigation intuitive, des exigences minimales en matière de formation, une recherche puissante et des fonctions automatisées telles que l'étiquetage automatique par l'IA. Il permet aux nouveaux utilisateurs de télécharger, de trouver et de partager rapidement des actifs sans frustration.

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2. Pourquoi la facilité d'utilisation est-elle importante dans un système DAM ?

Si les employés trouvent un système de DAM trop complexe, les taux d'adoption chutent. Une faible adoption signifie que les actifs restent dispersés, inutilisés ou dupliqués, ce qui a un impact négatif sur la productivité et le retour sur investissement de la gestion des actifs numériques.

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3. Comment un DAM convivial améliore-t-il le retour sur investissement ?

La facilité d'utilisation permet d'accélérer l'intégration, d'augmenter le taux d'adoption et de réduire le nombre d'actifs dupliqués. Selon l'étude TEI de Forrester, le DAM de Wedia a aidé les organisations à obtenir un retour sur investissement en moins de six mois et un retour sur investissement de 434 % sur trois ans.

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4. Un système DAM peut-il contribuer au marketing distribué et au respect de la marque ?

Oui. Une plateforme DAM moderne comme Wedia fournit des outils de marketing distribués avec des modèles intelligents. Ces modèles permettent aux équipes locales d'adapter le contenu tout en maintenant la cohérence de la marque, la conformité juridique et les normes de diffusion omnicanale.

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5. Quels sont les avantages des fonctions de DAM pilotées par l'IA ?

L'étiquetage automatique par l'IA, l'enrichissement des métadonnées et l'analyse DAM facilitent la recherche et la mesure du contenu. Cela permet de réduire les pertes de temps liées à la recherche de ressources et d'obtenir des informations sur les performances du contenu sur l'ensemble des canaux.

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